Trots op je magazijn

Het klinkt zo makkelijk: een magazijn runnen. Als je dit leest weet je waarschijnlijk al beter. Een magazijn productief en efficiënt draaien gaat niet vanzelf. De producten in je magazijn zijn een grote investering, magazijnpersoneel is kostbaar en online consumenten zijn gevoelig voor de kleinste foutjes.

Gelukkig is het ook geen rocket science. Soms heb je gewoon een zetje in de goede richting nodig. Ik geef je graag dat zetje.
In dit boekje vind je slimme tips voor je magazijn. Zowel voor als je net gestart bent met een magazijn, als wanneer je je huidige magazijn wilt verbeteren.

De tips komen uit jarenlange ervaring van het helpen bij webwinkelmagazijnen. Anders dan de meeste boeken en artikelen over logistiek is dit boekje voor kleine tot middelgrote magazijnen die 25 tot 5.000 bestellingen per dag versturen.

Succes!

Casper Bakker Co-founder Picqer

In dit boekje verwijs ik naar Picqer, onze magazijnsoftware voor webwinkels.
Maar alle tips zijn voor iedereen van toepassing, of je nu Picqer gebruikt of niet.

Woordenlijst

Dit zijn de belangrijkste logistieke woorden.

ABC-producten Een verdeling van je producten op basis van hoe vaak je ze verkoopt (en soms op basis van de marge per product). De A-producten zijn de top 5% die je het meest verkoopt. De B-producten volgen daarna met 15%. De C-producten zijn de 80% die je het minst verkoopt.

Backorder Een besteld product dat niet op voorraad is en later geleverd wordt zodra de voorraad is aangevuld.

Barcode Een streepjescode die gescand kan worden, zodat je computer weet om welk product, bestelling of zending het gaat.

Colli In hoeveel delen een bestelling of zending wordt verstuurd. Meestal het aantal dozen dat in 1 zending zit.

EAN code (GS1 code) 13-cijferige code die uniek is per product. Deze wordt vooral gebruikt in retail om producten bij de kassa te scannen. Kan ook als barcode worden weergegeven.

HS-code Internationale standaard codering voor het type product voor douane, invoer en uitvoer.

(Order)picker De persoon die de producten uit het magazijn haalt en (meestal) inpakt en verstuurt.

Paktafel De tafel en de ruimte om de tafel waar de bestellingen worden ingepakt.

Picken Lopen door het magazijn om de bestelde producten uit de stellingen te halen.

Picklijst Een lijst van alle producten van een bestelling die je uit het magazijn haalt. Een ideale picklijst is gesorteerd op logische volgorde van de locaties in je magazijn.

Retour Een bestelling die teruggekomen is van de klant, omdat het product niet bevalt, of omdat je het verkeerde product hebt opgestuurd naar de klant.

SKU Afkorting van Stock Keeping Unit. Ook wel bekend als productcode of artikelnummer. Dit is een unieke code voor een specifiek product dat je op voorraad hebt.

Vrije voorraad Dit is hoeveel voorraad je nog écht kan verkopen. Hoeveel stuks liggen er op de plank (12) min hoeveel heb je al verkocht, maar nog niet gepickt (3)? 12 - 3 = 9 stuks vrije voorraad.

WMS Afkorting van Warehouse Management System. Software voor het beheren van je magazijn: magazijnsoftware. Picqer is magazijnsoftware speciaal voor webwinkels.

Waarom heb je een magazijn?

We beginnen bij het begin: waarom heb je eigenlijk een magazijn? Waarschijnlijk niet omdat je het zo leuk vindt om veel producten op te slaan. Al is rondrijden met een heftruck misschien wel reden genoeg om een magazijn te nemen…

Beloftes waarmaken

Op je site maak je allerlei beloftes: "Vandaag besteld, morgen in huis", "Anonieme bezorging" of "Gratis verzending vanaf €20".
Zelfs een simpele "Op voorraad" is een belofte aan je klant.

Het is de taak van je magazijn om deze beloftes waar te maken.
Dat doe je door:

Het juiste product,

in de juiste verpakking,

op het juiste moment,

naar de juiste klant te versturen.

Dat klinkt simpel, maar je hebt er maar beperkt tijd voor. Vaak heb je een paar uur tussen het binnenkomen van de bestelling en het moment dat de pakketdienst de pakketten komt ophalen.

Aan het einde van de dag zelfs minder dan een uur. Daarom gaat een goed magazijn vooral over voorbereiding en structuur. Want zodra de bestelling binnenkomt, moet alles op de automatische piloot gaan.

E-commerce is anders

Een magazijn voor e-commerce kent een andere dynamiek dan traditionele magazijnen. Binnen e-commerce moet het magazijn sneller reageren op bestellingen uit de webshop of verzoeken van klantenservice.

De orderwaarde ligt lager, waardoor je veel meer bestellingen hebt bij dezelfde omzet. Bestellingen zijn ook kleiner, waardoor je in een hoger tempo kan werken.

Er zijn meer pieken, zoals Black Friday, maar ook dagen dat bijvoorbeeld salaris of vakantiegeld wordt betaald, zijn te merken. En door de late cut-off werk je vaker met studenten of parttimers.

Daarom houden wij magazijnen voor e-commerce graag simpeler dan je in veel andere boeken leest. Er is veel hetzelfde, maar ook genoeg anders.

Herken een goed magazijn

Als ik in een magazijn kom dat beloftes waarmaakt, dan vallen deze 4 kenmerken me op:

Opgeruimd

Rustig

Zelfstandig

First Time Right

Dit zijn gevolgen van een magazijn dat goed loopt. Je kan ze echter niet als doel stellen, daar zijn ze te generiek voor. Vanaf het volgende hoofdstuk geef ik je concrete tips hoe je zelf tot een goed magazijn komt.

Opgeruimd

Het eerste wat opvalt in een magazijn dat goed loopt, is dat het er opgeruimd is. Alles staat op een vaste plek, gangpaden zijn herkenbaar, locaties zijn goed bereikbaar en de paktafels zijn voorzien van het nodige gereedschap en verpakkingsmateriaal.

Rustig

Het tweede wat opvalt is dat het er rustig is. Er is weinig lawaai, medewerkers zijn ontspannen en je ziet dat hun werk routine is.
Niemand loopt op z’n tenen en je kan mensen even storen met een vraag.

Zelfstandig

Wat ook opvalt, is dat iedereen zelfstandig werkt. Niemand hoeft op elkaar te wachten en er wordt nauwelijks overlegd. Iedere medewerker weet wat er moet gebeuren en beschikt over alle informatie om zijn werk goed te doen.

First Time Right

Als je iets langer in een goed magazijn rondkijkt, zie je dat er weinig mis gaat. Er is een hoog First Time Right (FTR) percentage. Dat is het percentage dat iets in 1 keer helemaal goed gaat.

Fouten maken is zonde en het is niet leuk om ze te moeten herstellen. En, in e-commerce is fouten maken ook nog eens extreem kostbaar: extra verzendkosten, retourkosten, belasting op de klantenservice en de gevolgen van negatieve reviews.
Daarom is FTR één van de belangrijkste kenmerken van een goed magazijn.

Je kan het FTR-percentage bekijken over een klein onderdeel van een proces. Bijvoorbeeld: hoeveel producten bij de paktafel zijn de juiste producten? Je kan het FTR-percentage ook over een geheel proces bekijken. Bijvoorbeeld: hoeveel bestellingen heb je de eerste keer foutloos bij de klant afgeleverd?

Voorbeeld FTR-percentage berekenen

100 - (100 * aantal bestellingen waar iets fout is gegaan / totaal aantal bestellingen).

Heb je in 1 week 4.288 bestellingen verwerkt, waarvan bij 11 bestellingen een foutje is gemaakt?

Je FTR-percentage is 100 - (100 * 11 / 4288) = 99,74%.

Standaardiseer processen

Heb je een magazijn waar dagelijks 100 of meer bestellingen de deur uitgaan? Dan is de kans groot dat meerdere mensen op de werkvloer lopen. Om altijd de juiste kwaliteit te leveren is het belangrijk dat iedereen het werk op dezelfde manier doet.

Groeit je webwinkel? Dan neem je waarschijnlijk regelmatig nieuwe medewerkers aan. Die wil je goed en snel inwerken, zodat ze daarna zelfstandig kunnen werken.

Als je met meerdere mensen werkt en regelmatig nieuwe mensen aanneemt, is het belangrijk om processen te standaardiseren.

Met standaardprocessen werkt iedereen op dezelfde manier en weten andere collega’s, zoals de klantenservice, wat ze van het magazijn kunnen verwachten.

Maak voor elk proces een procesbeschrijving. Beschrijf iedere stap in het proces en wie de stap uitvoert. Door het op te schrijven word je gedwongen om na te denken over hoe jij wilt dat dingen in je magazijn gebeuren.

Het helpt ook om processen simpel en duidelijk te houden en zo min mogelijk uitzonderingen te maken. Want als een proces moeilijk uit te leggen is, dan is het ook moeilijk uit te voeren.

Maak processen zichtbaar

Iedereen in het magazijn moet dezelfde kennis hebben en volledig zelfstandig kunnen werken. Print daarom de procesbeschrijvingen uit en hang ze op. Zo kan iedereen zelf zien hoe elk proces gaat.

Processen kunnen wijzigen

Een standaardproces betekent niet dat je het nooit meer mag veranderen. Het gaat erom dat iedereen dezelfde dingen op dezelfde manier doet. Je kan een proces altijd wijzigen als er een betere manier is, zolang je de beschrijving maar aanpast en zorgt dat iedereen op de hoogte is.

Voorbeeld procesbeschrijving inkoopbestelling verwerken

Voer deze stappen uit als je een binnengekomen levering van een leverancier uitpakt.

Algemene uitgangspunten

Verwerk inkoopbestellingen op volgorde van binnenkomst. De oudste levering als eerst verwerken.

Rond een bestelling helemaal af. Verwerk niet meerdere bestellingen tegelijk.

Controleer de levering op beschadigingen. Bij beschadiging eerst foto’s maken en notitie toevoegen. Geef dit door aan de inkoopafdeling.

Ruim verpakkingsmateriaal op om je werkomgeving netjes te houden.

Bij de paktafel

1. Zoek de inkoopbestelling op in Picqer aan de hand van het bestelnummer van de pakbon.

2. Kies "Ontvangst registreren".

3. Pak per doos de levering uit.

4. Registreer het ontvangst per product:

a. Pak een bak, scan de barcode van de bak.

b. Pak een product uit de levering, scan het product en plaats het in de bak.

c. Klik op "Voeg toe aan voorraad".

d. Doe dit met alle producten tot de bak vol is.

e. Plaats de bak op de ontvangsten-kar.

f. Pak een volgende bak, totdat alle producten aan de voorraad zijn toegevoegd.

5. Zijn alle producten van de levering geregistreerd? Sluit het ontvangst af.

Wegleggen

1. Is de ontvangsten-kar vol met bakken? Neem de kar mee om de producten in de stellingen te leggen.

2. Open de Picqer-app op de mobiele scanner.

3. Scan de bak. Je ziet welke producten in de bak zitten.

4. Leg elk product op een vrije voorraad locatie.

a. Ga naar een vrije voorraadlocatie.

b. Pak alle stuks van 1 product uit de bak, scan het product.

c. Scan de barcode van de voorraadlocatie.

d. Klik op "Verplaats voorraad".

e. Ga naar de volgende vrije locatie, verplaats het volgende product uit de bak.

5. Is de bak leeg? Scan de volgende bak.

6. Alle bakken van de kar verwerkt? Ga terug naar de paktafel voor ontvangsten. Plaats alle bakken op de stapel van lege bakken.

Verminder uitzonderingen

Uitzonderingen gaan vaker mis en kosten veel tijd en geld. Zorg dus voor zo min mogelijk uitzonderingen.

Uitzonderingen kunnen in van alles zitten, bijvoorbeeld:

Verschillende verzendmethodes op basis van de waarde of het gewicht.

Bestellingen uit verschillende webshops die op een andere manier ingepakt moeten worden.

Ruilingen waarbij je het nieuwe product al opstuurt en wacht tot het originele product retour is gekomen.

Dat je een product levert aan je klant, geldt voor iedere webshop. Maar welke service je verder biedt, is voor iedereen anders. Dit kan afhangen van het type producten dat je verkoopt of wat je concurrenten doen.

Belangrijk is dat je bewuste keuzes maakt in wat jij wel en niet doet. Daarbij hoef je niet maximaal flexibel te zijn om klanten tevreden te maken. Het belangrijkst is dat je duidelijk en consequent bent.

Kies jij voor een bepaalde service aan je klant, zoals het afhalen van bestellingen? Maak het dan een standaardproces.

Voorbeelden van keuzes die je vooraf kan maken:

Afhalen bij je magazijn. Indien ja: kan iemand pinnen? Kunnen ze ook komen ruilen? Misschien niet de moeite als het 5 keer per maand voorkomt.

Palletzendingen. Als grote zendingen maar 2 keer per jaar voorkomen is het goedkoper deze in meerdere dozen te versturen dan op dat moment een palletzending te boeken. Komt het 2 keer per week voor? Maak het standaard en laat iedereen weten hoe je een palletzending aanmeldt.

Aantal verschillende dozen. Bestellingen moeten goed in een doos passen, maar neem zo min mogelijk verschillende formaten dozen. En zorg dat je grootste producten ook in 1 doos passen zodat je geen 2 dozen aan elkaar hoeft te plakken.

Elimineer de allesweter

Misschien ken je hem of haar wel: de magazijnmedewerker die alles weet en alles kan. Iedereen kan bij deze collega terecht.
Wat zou je zonder de allesweter moeten?

En dat is precies het probleem. Als deze persoon op vakantie of ziek is, functioneert je magazijn niet optimaal. Daarom moet je magazijn zó simpel zijn, dat iedereen alles weet.

Zorg dat iedereen die (soms) in het magazijn werkt weet hoe de processen gaan, hoe tools (hardware en software) werken en waar alles te vinden is. Dat heeft een aantal voordelen:

Omdat je het aan iedereen moet uitleggen, moeten de processen en tools simpel zijn.

Je magazijn loopt soepeler en er is minder stress als iedereen zelfstandig kan werken.

Je bent flexibeler in het opvangen van drukte en ziekte.

Laat af en toe iemand van marketing of klantenservice meelopen in het magazijn. Dat is leuk voor de afwisseling, maar het zorgt ook dat iedereen feeling heeft met het hele bedrijfsproces. En deze collega’s kunnen nu makkelijk bijspringen bij drukte of ziekte.

Snelheid komt vanzelf

Als ondernemer of manager wil je graag efficiëntie. Maar in een magazijn is snelheid totaal onbelangrijk als er fouten gemaakt worden. Fouten in een webwinkelmagazijn zijn zeer kostbaar. Te vroeg focussen op snelheid om kosten te besparen kan ervoor zorgen dat je magazijn snel een hele dure operatie wordt.

Efficiënt word je door eerst te focussen op zo min mogelijk fouten maken: First Time Right, zorgen dat je het in één keer goed doet. Daarna kan je gaan werken aan de snelheid.

Behandel elke fout als een to-do

Om echt efficiënt te worden, behandel je iedere fout als een to-do. Je kijkt wat er mis ging, lost dit op en zorgt ervoor dat de fout niet nog een keer kan gebeuren. Dit doe je niet eenmalig, maar continu bij elke fout. Als je dat doet, kan de hoeveelheid fouten 10 keer minder worden.

Werk je nagenoeg foutloos? Good job! Dan is nu het moment om naar snelheid te kijken. Misschien is de inrichting in je magazijn niet logisch waardoor orderpickers te veel meters lopen? Of misschien gebruik je de paktafel niet optimaal? In de volgende hoofdstukken ga ik hier verder op in.

Weet altijd je voorraad

Elke webshop zou realtime en automatisch moeten weten hoeveel voorraad er is. Het lijkt misschien veel werk om de voorraad zo nauwkeurig bij te houden, maar als je dat niet doet verlies je op elke andere handeling in je magazijn veel tijd.

Per product wil je precies weten:

Hoeveel er op de plank liggen.

Hoeveel er gereserveerd zijn voor klanten (bijvoorbeeld van bestellingen die je nog moet versturen) en voor welke bestellingen.

Hoeveel er de komende tijd binnenkomen en wanneer dat gebeurt.

Met deze informatie hoef je nooit in je magazijn te kijken hoeveel je op voorraad hebt. Hierdoor kan de klantenservice sneller werken, bespaar je veel tijd bij het inkopen en zijn je klanten proactief op de hoogte van de levertijd.

Houd ook de geschiedenis van je voorraad bij. Daarmee kan je slimmere beslissingen maken over je inkoopbeleid en makkelijker de oorzaak van foutieve voorraad achterhalen.

Het is onvoldoende om voorraadinformatie in Excel bij te houden, omdat je dat niet realtime kan synchroniseren met je webshop.

Veel webshop software systemen hebben wel de mogelijkheid om bij te houden hoeveel je vrije voorraad is, maar niet hoeveel er nog op de plank ligt of hoeveel je al ingekocht hebt.

Ook kunnen de meeste programma’s geen geschiedenis van je voorraad tonen. Met een systeem speciaal voor webwinkelmagazijnen, zoals Picqer, of een webshop plugin, heb je die mogelijkheden wel.

Typ nooit iets over

Het voordeel van een webshop is dat je klant alle informatie zelf al invult, zoals het adres en de producten die je moet leveren.
Dat betekent dat je nooit iets zou hoeven overtypen om een bestelling uit te leveren. Ook niet voor een verzendlabel of voor een factuur. Dat is zonde van de tijd en foutgevoelig.

Koppel alle systemen die je gebruikt aan elkaar, zodat gegevens automatisch worden overgenomen. Als je aan de slag gaat met automatiseren, stel dan de eis dat je nooit gegevens hoeft over te typen.

Barcodes helpen om niets over te typen. Dan kan je zowel producten als locaties scannen, in plaats van ze handmatig op te zoeken. Daarover later meer.

De paktafel

Zorg voor een goede plek voor het inpakken en verzenden van bestellingen: de paktafel. Leg al het materiaal dat je nodig hebt binnen handbereik, zoals dozen en tape, zodat je daar niet voor hoeft te lopen.

Veel paktafels hebben het werkblad iets boven heuphoogte, maar het is soms beter om je werkblad net wat lager te maken.
Het is dan makkelijker om producten in de doos te stoppen en de doos dicht te plakken.

Dit wil je bij je paktafel hebben: computer, barcodescanner, labelprinter voor verzendlabels, dozen, tape, opvulmateriaal en een plek om ingepakte bestellingen snel weg te zetten.

Daarnaast moet je hier ook alles kunnen doen voor extra’s die je biedt, zoals het inpakken van cadeaus of het schrijven van een persoonlijk kaartje.

Schoon en opgeruimd

Hoe minder spullen je hebt, hoe minder er in de weg kan staan.
Bepaal van alle spullen die bij je paktafel staan, of je ze echt nodig hebt of dat ze weg kunnen.

Geef alle spullen een vaste plek en laat dat zien. Bijvoorbeeld door de omtrek van de schaar te tekenen op de plek waar deze hoort, of gebruik hiervoor onze paktafelstickers. Die bestel je gratis op picqer.com/paktafelstickers .

Heb je meerdere paktafels? Zorg dat ze allemaal hetzelfde zijn. Zo maakt het niet uit wie op welke paktafel werkt, want ze werken allemaal hetzelfde.

Maak je paktafel en omgeving regelmatig schoon. Een schone omgeving geeft de verwachting dat je dingen goed en secuur doet. Bovendien zorgt een schone werkplek voor minder slijtage van je spullen en gaan alle pakketten netjes de deur uit.

Computer op stahoogte

Als je veel in je magazijn automatiseert maak je continu gebruik van een computer. Zorg dat je per paktafel een computer hebt op stahoogte. Zo kan je snel informatie opzoeken, zonder dat je hoeft te gaan zitten.

Goed gereedschap is het halve werk

Bespaar niet op materialen die je in het magazijn gebruikt.
Ergernissen die ontstaan door verkeerd of slecht materiaal, halen binnen de kortste keren de waarde in van die paar tientjes die je hebt bespaard op de tools.

Zorg voor snelle computers, barcodescanners die goed in het donker werken en snelle printers. Zorg ook voor genoeg materiaal zoals taperollers, weegschalen en enveloppen.

Inpakken als zombies

Hoe goed je medewerkers ook zijn, zodra het druk is en ze hebben honderden bestellingen te verwerken, lezen ze niet meer. Zorg dus dat er zo min mogelijk mis kan gaan, omdat ze iets niet gezien hebben. Zorg dat je medewerkers als zombies bestellingen kunnen inpakken en versturen.

Als je meerdere verzendmethodes hebt, laat software automatisch de juiste verzendmethode voorselecteren. Zo heeft de inpakker aan 1 knop genoeg voor het juiste verzendlabel.

Ook is het slim om met barcodescanners elk product te scannen.
Zo heb je een extra controle dat het juiste product en het juiste aantal wordt ingepakt.

Pak de bestelling in en plak de doos direct dicht nadat je de producten gescand hebt. Zo weet je zeker dat de producten in de goede doos zitten. Hoe meer tijd er zit tussen het controleren of scannen van de producten en het dichtplakken van de doos, hoe meer risico dat je de verkeerde producten opstuurt.

Maak processen niet te klein

Het opdelen van een groot of lang proces in meerdere kleine processen is in de meeste gevallen af te raden. Kleinere processen voelen sneller, maar het geheel duurt vaak langer en de kans op fouten is groter.

Neem bijvoorbeeld het verwerken van een bestelling. In het extreme geval kan je het opknippen in 5 losstaande processen die door verschillende medewerkers worden uitgevoerd:

Maar, het opknippen in 5 processen heeft een aantal gevolgen:

Het oppakken en wegzetten van de bestelling tussen de processen kost meer tijd dan wanneer 1 persoon het hele traject in 1 keer doet.

Elke medewerker die met de bestelling bezig gaat heeft wat opstarttijd nodig, zoals het bekijken of er iets bijzonders moet gebeuren.

Doordat producten staan te wachten tussen de processen (tussenvoorraden) heb je minder overzicht over hoeveel bestellingen je vandaag nog moet doen.

Bij tussenvoorraden kunnen fouten ontstaan, zoals een doos die omvalt of op de verkeerde plaats wordt neergezet. Daarom wil je tussenvoorraad zo veel mogelijk voorkomen.

Het is beter om het verwerken van een bestelling in 1 doorlopend proces te doen door dezelfde medewerker. Dit kost in totaal minder tijd, vermindert fouten en geeft een beter overzicht.

Picken en inpakken apart

Je kan wel apart de producten picken en door iemand anders de producten laten controleren, inpakken en verzenden.

Het eerste deel speelt zich af tussen de magazijnstellingen, de rest gebeurt bij de paktafel. Paktafels nemen veel plaats in en het is zonde om die lange tijd leeg te laten. Ook kan je soms fouten voorkomen als de bestelling door iemand anders gecontroleerd wordt, zonder dat je dubbel werk doet.

Denk er wel aan dat de voorraad tussen beide processen niet te groot wordt. Spreek bijvoorbeeld een maximaal aantal bestellingen af die klaar mogen staan om ingepakt te worden.
Wordt de tussenvoorraad te groot? Laat dan de pickers helpen met inpakken.

Zie je magazijn als winkel

In een traditioneel magazijn, zoals bij een groothandel of importeur, lever je meestal aan bedrijven. Hoe de doos eruitziet is dan niet zo belangrijk, het gaat om de producten.

Bij een webwinkelmagazijn stuur je pakketjes naar consumenten en die pakketjes zijn het enige fysieke contact dat de klant met je bedrijf heeft. Het pakketje moet er dus mooi, schoon en verzorgd uitzien.

In die zin is je magazijn te vergelijken met hoe je werkt bij de kassa in een fysieke winkel.

Denk eens na over de elementen die zich in een fysieke winkel afspelen die je kan overnemen: de producten worden netjes opgestapeld, de kassabon en pinbon aan elkaar gemaakt, het geheel in een mooie tas gedaan, eventueel een flyer of monstertje in de tas en daarna aangeboden aan de klant.

Hoe opgeruimd, schoon en rustig wil jij je paktafels, zodat je magazijn de juiste beleving aan de consument geeft?

Automatiseer zo veel en zo vroeg mogelijk

Automatiseer zo veel mogelijk. Het liefst ook zo vroeg mogelijk, ook als je nog relatief klein bent.

Kleine webshops denken soms dat ze nog niet hoeven te automatiseren. Het is namelijk nog niet zo druk en het werkt prima om wat dingen met de hand te doen. Helaas vergeten ze om later wel te automatiseren. En zodra het drukker wordt is de enige uitweg om extra mensen aan te nemen of het magazijn uit te besteden.

Voor ieder magazijn is er een magisch moment waarop je geautomatiseerd zou moeten zijn. Meestal merk je het gelijk als je net aan dat moment voorbij gegaan bent. Bij de meeste magazijnen is dat tussen 80 en 100 bestellingen per dag. Blijf je dan doorgaan zonder te automatiseren? Dan wordt het later moeilijk om de kwaliteit hoog te houden.

Terwijl automatiseren juist als kleine webshop makkelijker is:

Het is goedkoper en er kan minder mis gaan.

Je hebt in het begin de tijd om uit te zoeken wat voor jou werkt, voordat het echt druk wordt.

Je kan makkelijker groeien en zware pieken opvangen, omdat je minder tijd kwijt bent per bestelling.

Als kleine webshop ben je meestal met een klein team en zorgt veel automatisering ervoor dat je je tijd in andere nuttige zaken kan stoppen, zoals sales en marketing, in plaats van het overtypen van adressen.

Gebruik Picqer

Ja, ik ga een beetje reclame maken. Picqer is namelijk de beste software voor in je magazijn.

Met Picqer verwerk je bestellingen 5 keer sneller en elimineer je fouten. Picqer is als een besturingssysteem voor je magazijn: alles wat je in je magazijn doet verwerk je met Picqer.

Je kan alle facetten van een webwinkelmagazijn met Picqer beheren, zoals het versturen van bestellingen, voorraadbeheer, locatiebeheer, inkoop en retouren.

Het ideale moment om te starten met software als Picqer is als je tussen de 25 en 100 bestellingen per dag verwerkt. Daarna is elke dag dat je het uitstelt zonde.

Print niets uit

Als je snel én secuur wilt werken in je magazijn, werk dan niet vanaf papier. Print geen bestellingen, picklijsten, voorraadstanden, of andere operationele documenten uit.

Het is best een investering om voor iedereen een computer of mobiele scanner aan te schaffen, maar je flow wordt fundamenteel anders als je papierloos werkt. Dan is elke wijziging digitaal en realtime. Dat maakt de verwerking en samenwerking soepeler, wat leidt tot minder fouten.

De klantenservice kan langer een bestelling aanpassen, het is makkelijker om producten intern te verplaatsen zonder dat ze kwijtraken, nieuwe voorraad is snel pickbaar en bestellingen worden nooit meer vergeten.

Heilige papieren (een stapel geprinte bestellingen met verzendlabels) is het gevaarlijkste wat ik tegenkom. De bestellingen zijn in de software al afgemeld als verzonden, ze moeten alleen nog ingepakt worden. Maar als je een vel verliest, wordt de bijbehorende bestelling nooit verzonden. En dat merk je pas als de klant achteraf belt. Wat vaker gebeurt dan je denkt.

Het beste middel hiertegen is om papierloos te werken. Daardoor print je niets meer uit, behalve het verzendlabel.

Elk product een eigen code

Een productcode is een uniek nummer dat naar 1 specifiek product verwijst. Met productcodes maak je communicatie tussen medewerkers simpeler en kan je verschillende systemen met elkaar laten samenwerken. In het Engels wordt het een SKU genoemd, de afkorting van Stock Keeping Unit.

Elke variatie van kleur en maat krijgt zijn eigen code. Met alleen de productcode moet jij gelijk weten welk product wordt bedoeld.

Als de producent of leverancier de producten al productcodes heeft gegeven, dan is het het makkelijkst om deze codes te gebruiken. Je hoeft er dan zelf niet over na te denken en de productcodes staan al op de verpakking. Ook inkopen is makkelijker.

Maar je kan ook zelf je producten een productcode geven. Er is geen standaard manier voor het maken van productcodes, je kan zelf bepalen hoe je ze opbouwt. Een paar handige tips:

Begin niet met een 0.

Kies een vaste lengte.

Maak logische reeksen.

Begin niet met een 0

Begin productcodes niet met een nul (0). Veel programma’s, zoals Excel, halen voorloopnullen weg. Dat zorgt dat je op de ene plek bijvoorbeeld 00876 gebruikt en op een andere plek 876. Als je nooit met een 0 start, voorkom je dit probleem.

Kies een vaste lengte

Voor de overzichtelijkheid en herkenbaarheid is het makkelijk als alle productcodes even lang zijn. Bijvoorbeeld altijd 8 tekens. Wil je ook leestekens gebruiken? Zet ze dan altijd op dezelfde plaats, bijvoorbeeld 872.87-771 en 325.65-355.

Maak logische reeksen

Als je voor de opbouw van productcodes een goede structuur bedenkt, is het makkelijk om een nieuw product een nummer toe te kennen. Ook herken je snel het soort product aan de productcode.

Voor kleding kan je bijvoorbeeld deze structuur gebruiken:

2 letters voor de productgroep (12 voor broeken)

4 cijfers voor het product (4322 voor G-star 301 EU uitvoering)

2 cijfers voor de maat (04 voor Large)

2 letters voor de kleur (NB voor Navy Blue)

Dit maakt dat de productcode 12432204NB, of met leestekens de 12.4322.04NB, voor de G-star 301 broek, EU uitvoering, maat L in Navy Blue.

Een gevaar bij vaste reeksen is dat een reeks te klein kan worden. Misschien start je met maar 1 cijfer voor een maat, omdat je nu maar 7 maten gebruikt. Maar na 2 jaar komen er toch meer maten bij, waardoor het niet meer in de vaste reeksen past. Zorg dus dat je genoeg ruimte houdt voor toekomstige variaties.

Gebruik barcodes

Het is zonde om een verkeerd product naar je klant te sturen.
Dit kan je grotendeels voorkomen door van elk product dat je verstuurt de barcode te scannen. Software zoals Picqer geeft dan aan of je het goede of verkeerde product hebt gepickt. Dit is de goedkoopste manier om fouten te verminderen.

De zwart-witte streepjes zijn de barcode. Je kan alles als tekst in de barcode zetten. Vaak zit de productcode of de GS1/EAN code in de barcode. Door de barcode kan een computer snel de tekst lezen die erin verwerkt zit. Wat er eigenlijk gebeurt als je een barcode scant, is dat de barcodescanner de code ‘typt’ op je toetsenbord en vervolgens op de ‘enter’ toets drukt. Maar dan supersnel.

Bij webshops die geen barcodes scannen zie ik een foutmarge van 1 tot 4%. Bijvoorbeeld met fouten als een verkeerd product, een product te weinig of te veel inpakken en versturen.

Het kost je gemiddeld 30 minuten om een verkeerd opgestuurd product op te lossen. De tijd van de klantenservice, het verwerken van de retour en 2 keer extra verzendkosten.

Bij een foutmarge van 1% is dat 18 seconden per bestelling.
Scannen kost minder dan 18 seconden per bestelling. Het is dus altijd goedkoper om je uitgaande producten te scannen.

Zo zie je weer dat je eerst moet zorgen voor minder fouten en daarna pas naar snelheid moet kijken.

De meeste producten die je niet zelf produceert hebben al barcodes op de verpakking. Zorg dat je software deze barcodes herkent. Hebben je producten nog geen barcode? Dan kan je overwegen deze toe te voegen zodra ze binnenkomen bij de inkoop, of je leverancier te vragen barcodes aan de verpakking toe te voegen.

Locaties beheren

Goed beheer van je voorraadlocaties kost best veel werk, maar je hebt er veel voordeel van. Het is het dus echt waard om een week vrij te maken voor locatienummers.

Onder locatiebeheer valt het in kaart brengen van de locaties die je hebt, hoeveel van elk type je hebt, hoeveel er beschikbaar zijn en welke producten je waar wilt hebben.

Locatienummers

Om te beginnen met locatiebeheer moeten al je locaties een eigen locatienummer hebben. Dat werkt net als tafelnummers in de horeca. Het maakt communiceren onderling makkelijker en nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt.

Dit zijn de voordelen van logische, unieke nummers per locatie:

Nieuwe medewerkers kunnen snel aan de gang. Geef ze een picklijst met locatienummers en ze kunnen redelijk efficiënt hun eerste order picken.

Ervaren pickers blijven onder druk nog steeds efficiënt.

Nieuwe producten toevoegen aan je magazijn is makkelijker. Leg ze op een vrije locatie neer, voer het nummer in je magazijnsoftware in en je bent klaar. Picken van deze nieuwe producten kost evenveel tijd als producten die je goed kent.

De inrichting van je magazijn wordt flexibel.

Uitgangspunten

Houd bij het nummeren van je magazijn rekening met:

Zorg dat nieuwe medewerkers direct snappen hoe je magazijn is opgebouwd. Maak het zo simpel, zodat jij zo min mogelijk hoeft uit te leggen en zij niets hoeven te onthouden. Het is eigenlijk net als bij IKEA. Zelfs in een vestiging waar je nog nooit bent geweest, weet je vrijwel direct het goede product uit de stellingen te pakken.

Maak de nummers zo specifiek mogelijk. Het liefst 1 productcode per voorraadlocatie. Om sneller te starten kan je ook eerst alleen de stellingen of planken nummeren.

Zonder productkennis moet je producten kunnen vinden. Maak dus geen stellingen voor een bepaald merk.

Het nummeren

Er zijn een hoop manieren waarop je nummers kan opbouwen, maar voor het gemak behandel ik alleen de meest logische voor een typisch webwinkelmagazijn.

Zou bouw je een locatienummer op:

A.05.12.2.02

Onderdeel | Betekenis
A | Zone/sectie/kamer in magazijn
05 | Gangpad
12 | Stelling in gangpad
2 | Plank in de stelling
02 | Vak/bak op de plank

Dit is een voorbeeld van hoe locaties vaak genummerd worden, maar niet elk onderdeel is nodig. Als je geen zones hebt, sla dan de eerste letter over. Hetzelfde geldt voor de planken en vakken.
Als je ze niet hebt, sla je dat nummer over.

Een locatienummer wil je het liefst zowel op macro- als microniveau duidelijk hebben. Macroniveau: hierdoor weet je welke richting je op moet, naar een zone of gangpad.
Microniveau: hierdoor weet je precies welk product je uit de stelling moet pakken.

Extra tips

Nummer gangpaden in plaats van stellingrijen en nummer de stellingen in een gangpad als huisnummers, met rechts de oneven nummers en links de even nummers. Zo krijg je al een goede looproute als je de locaties in Excel sorteert.

Gebruik voorloopnullen om elke sectie even lang te houden. Zoals 05 bij ons gangpad nummer, omdat we meer dan 9 gangpaden hebben. Als de nummers altijd even lang zijn, zijn de onderdelen voor onze hersenen sneller te herkennen.

Scheid de onderdelen in de nummers met punten of streepjes. Dus 03.05 of 03-05 in plaats van 0305.

Heb je metalen stellingen? Plak de locatienummers op magneten. Daarmee kan je makkelijk de stellingen en locaties veranderen zonder stickers te hoeven pulken.

Heb je ook producten die je op de vloer zet en niet in een stelling? Teken daarvoor vlakken op de grond en nummer deze locaties.

Voorbeelden

In de voorbeelden hiernaast zie je een bovenaanzicht van een eenvoudig magazijn. Elk vlak is een stelling. Er zijn 3 gangpaden, met oneven nummers rechts en even nummers links. In het bovenste voorbeeld is er maar 1 ruimte, dus gebruiken we geen zone-letter. De aangewezen locatie is dus 03.05. In het onderste voorbeeld is de aangewezen locatie B.03.05, omdat daar 2 verschillende zones zijn: A en B.

In het voorbeeld hieronder zie je een vooraanzicht van 2 stellingen: B.02.07 en B.02.05 Het nummeren van planken doe je van onder naar boven. Op een plank kan je zoveel bakken of vakken maken als je wilt. De aangewezen bak heeft nummer B.02.05.3.03, omdat het plank 3 is en bak 03.

B.02.07 B.02.05

Bordjes

Voorzie alle locaties van duidelijke bordjes of stickers, zodat pickers niet na hoeven te denken of ze bij het goede vak staan.
Zorg ook dat de gangnummers nog zichtbaar zijn als je in een gangpad loopt.

Het is slim om het volledige nummer te tonen. Dus bij een stelling "A.05.12" tonen in plaats van "12" en bij een vak "A.05.12.2.02" in plaats van "2.02" of "02". Dat maakt het makkelijker om te checken of je bij de goede locatie staat.

Begin klein

Als je niet gelijk je hele magazijn wilt voorzien van bordjes, kan je ook klein beginnen. Het nummeren van je zones, gangpaden en stellingen is al een goede start.

Koppel de locatienummers in Picqer of je WMS aan de juiste producten en je hebt een goed begin. Dit kan je in de meeste magazijnen in een dag doen. Het is beter om morgen al te beginnen met gangpaden en stellingen, dan pas over een half jaar in 1 keer je volledige magazijn te nummeren.

Zorg wel dat je bijhoudt welke locaties vrij zijn. Op het moment dat er bijvoorbeeld producten uit je assortiment gaan, ontstaan er gaten in je magazijn. Door deze slim te beheren, weet je op elk moment waar je nog ruimte hebt.

In magazijnsoftware zoals Picqer kan je locaties indelen in verschillende types, zodat je snel een vrije locatie kan vinden van een bepaald type. En door locaties in verschillende lagen aan te maken, krijg je locaties duidelijk per rij en stelling te zien in een visueel overzicht.

Barcodes

Zorg dat elke locatie een barcode heeft van de locatie. Dan kan je locaties scannen bij het wegleggen van producten, in plaats van ze in te typen.

Houd op elkaar lijkende producten uit elkaar

Een tip die op het eerste gezicht vreemd lijkt maar echt werkt: leg geen producten naast elkaar die erg op elkaar lijken. Leg bijvoorbeeld een blauw shirt met korte mouwen niet naast een blauw shirt met lange mouwen. Tijdens het picken valt het verschil niet op en voor je het weet, stuur je het verkeerde product naar je klant.

Als je locatienummers gebruikt en op basis daarvan je route door het magazijn loopt, maakt het niet uit dat vergelijkbare producten niet bij elkaar liggen. Je loopt dan naar een specifieke locatie toe en ziet daar maar 1 type blauw shirt liggen, zo weet je zeker dat je het juiste product te pakken hebt.

Loop minder

Magazijnmedewerkers lopen tot wel 60% van hun werkdag.
Door je magazijn slim in te delen kan je de looptijd flink verminderen. Daarvoor is het handig om te weten wat je A, B en C producten zijn.

De A-producten zijn de top 5% die je het meest verkoopt. De B-producten volgen daarna met 15%. De C-producten zijn de 80% die je het minst verkoopt. Deel je magazijn zo in dat je voor de A-producten het minst ver hoeft te lopen. Dat scheelt je veel meters op 1 dag.

In het voorbeeld hiernaast staan de paktafels op de kopse kant van de rijen, zo heb je de kortste lijnen naar elke plek in je magazijn. Leg de A-producten op de kopse kant, daarna B en achteraan C.

Door de hardlopers niet in 1 gang te leggen, maar ze te verspreiden over alle gangen, is het makkelijker om met meerdere mensen tegelijk te picken zonder dat je elkaar in de weg loopt.

Picqer rekent elke week je ABC-producten uit. De resultaten zie je bij het ontvangen van een inkoop, zodat je de producten gelijk op de best passende locatie kan leggen.

Ga producten niet verplaatsen. Het liefst heb je elk product zo min mogelijk vast. Is een product van een C-locatie naar een

A-locatie gegaan? Laat het product dan op de C-locatie liggen, totdat je het opnieuw inkoopt. De nieuwe voorraad leg je op een A-locatie, zo wordt je magazijn vanzelf beter ingericht zonder dat je producten intern hoeft te verplaatsen.

Loop nog minder met batchpicking

Bestelde producten kan je op verschillende manieren picken en naar de paktafel brengen. Met voor- en nadelen per manier.

Per bestelling picken

De eenvoudigste manier is picken per bestelling. Je pakt de oudste bestelling, pickt de producten, stopt ze in de verpakking, plakt er een verzendlabel op en klaar. Dit werkt goed als je grote producten hebt, zoals fietsen, zwembaden of meubels. Of als je magazijn klein is, waardoor je relatief weinig loopt.

Het voordeel van picken per bestelling is dat er weinig fout kan gaan en dat je het nieuwe medewerkers snel kan uitleggen.

Batchpicking

Met batchpicking verzamel je in 1 ronde de producten van meerdere picklijsten tegelijkertijd. Hoe groter je magazijn en hoe kleiner de producten, hoe meer voordeel je hebt door bestellingen in batches te picken.

Picqer geeft je 1 lijst met alle producten van de verschillende bestellingen, op een logische volgorde door je magazijn. Op die manier weet je zeker dat je een efficiënte route loopt en niet terug hoeft naar een stelling waar je al bent geweest.

Er zijn twee soorten batches, normale en singles batches:

Normale batch

Een normale batch bestaat uit picklijsten met meer dan 1 product. Je scheidt de bestellingen al tijdens het picken, bijvoorbeeld met een kar met losse bakken. Elke bak is een picklijst. Verwerk je 12 bestellingen in 1 keer? Dan heb je een kar met 12 losse bakken nodig. Bij een normale batch kost het te veel tijd om alle producten in 1 bak te stoppen en aan het eind van de ronde de producten weer uit te moeten zoeken. Dan kan je beter per bestelling picken.

Aan het einde van je ronde heb je 12 bakken met alle producten voor de 12 bestellingen. Bij de paktafel kan je per bestelling, dus per bak, de producten inpakken en versturen.

Singles batch

Een singles batch bestaat uit picklijsten met 1 product, of meerdere stuks van hetzelfde product. Tijdens het picken hoef je de producten niet uit elkaar te houden, omdat elk product op zichzelf staat. Het voordeel daarvan is dat je met een singles batch veel bestellingen in 1 keer kan picken, met 1 grote kar waar je alle producten in stopt.

Wanneer je bij de paktafel een willekeurig product scant, toont Picqer de bestelling waar het product bij hoort en wordt automatisch het juiste verzendlabel geprint.

Gebruikers van Picqer verwerken 30% tot 80% van al hun bestellingen als singles batch. De rest wordt in normale batches of per bestelling gepickt.

Er zijn niet veel softwarepakketten die singles picking ondersteunen. Let daar goed op in je keuze, want deze werkwijze bespaart je alleen tijd als de software je hierbij helpt.

Andere picking methoden

Er zijn ook andere methoden om te picken, zoals wave- picking en zone-picking, maar deze methoden zijn bijna nooit interessant voor webwinkelmagazijnen die minder dan 5.000 bestellingen per dag verwerken.

Houd je klant op de hoogte

Een klant is blij als je proactief communiceert. Stuur bijvoorbeeld direct een mail zodra je de bestelling hebt ingepakt. Veel pakketdiensten kunnen ook zo’n mail sturen wanneer het pakket bij hen binnen is, maar dat is vaak te laat.

Stel, jouw klant bestelt om 10.00 uur. De klant ziet dat het product op voorraad is en dat je de volgende dag levert.
Maar tegen het einde van de dag heeft de klant nog geen verzendnotificatie gehad. Is jouw klantenservice tot 18.00 uur open? Dan kan je verwachten dat de klant je belt, om te vragen of het product wel vandaag de deur uit is gegaan. Maar ook de klanten die niet bellen zitten in spanning. En dat is niet het gevoel dat je aan je klant wil geven.

Als jij om 14.00 uur de bestelling afrondt en het pakket klaar staat voor de vervoerder, stuur je klant dan meteen een mailtje. Hiermee voorkom je een duur contactmoment met de klantenservice. En je zorgt voor een gerustgestelde klant. Het pakketje is onderweg!

Het kan voorkomen dat een product toch niet op voorraad is, dat de levering een dag is vertraagd of iets anders wat je liever niet aan je klant wil vertellen. Toch is het belangrijk om ook in dat geval je klant meteen op de hoogte te brengen. Hoe netter je zo’n situatie oplost, hoe meer tevreden je klant blijft.

Voorbereiding

Een gezegde bij defensie is: “Maak je druk als je het rustig hebt, zodat je rust hebt als het druk is.” De gedachte is dat je drukke periodes verzacht door in rustige periodes al vooruit te werken.

De meeste webwinkels hebben op vrijdag de rustigste dag van de week en op maandag de drukste. Je kan op vrijdag wat langzamer werken en even genieten van de rust, maar wie slim is verzet dan al voorbereidend werk om te zorgen dat de maandag rustiger is.

Ik ben verschillende magazijnen tegengekomen die veel bestellingen van 1 specifiek product hebben. In rustige periodes pakken ze al veel van die producten in een verzenddoos, zodat ze tijdens drukke periodes alleen nog een verzendlabel op de doos hoeven te plakken om de bestelling te versturen.

Andere werkzaamheden die je op rustige momenten kan doen om drukke momenten te verzachten:

Voorraad tellen.

Pickvoorraad aanvullen vanaf bulklocaties.

Inkoopbestellingen die binnen zijn gekomen verwerken.

Hardlopers verplaatsen naar beter bereikbare plekken.

Blijf verbeteren

Niemand kan in 1 keer een perfect magazijn inrichten, dus zorg voor een goed begin en hou regelmatig je werkwijze tegen het licht. Bekijk waar knelpunten zitten en hoe je die kan oplossen.

Blijf jezelf verbeteren door elke maand een half uurtje bij elkaar te zitten met iedereen die in je magazijn werkt. In een verbetermeeting bekijk je gezamenlijk wat er beter kan. Je hoeft niet alles wat verkeerd is te benoemen. Bespreek alleen de belangrijkste punten die op dat moment spelen.

Bepaal gezamenlijk de 2 tot 3 punten die zorgen voor de meeste fouten of de meeste tijdverspilling. Bekijk hoe je deze punten zo eenvoudig mogelijk kan oplossen en los ze binnen een week op.

Als je elke maand een verbetermeeting houdt, word je steeds een stapje beter.

Zet hem op

Ik hoop dat deze tips je helpen je magazijn rustiger en effectiever te maken. Dat je trots bent op je magazijn. Dat je een magazijn maakt om gezien te worden. En om je klanten blij te maken.

Ben je eraan toe om je magazijn te automatiseren en heb je hulp nodig? Maak dan een afspraak met één van mijn collega’s op picqer.com/vervolg .

Mocht je naar aanleiding van dit boekje vragen voor mij hebben, stuur me dan een mail op info@picqer.com.

Groet, Casper