“Ik weet zeker dat we nu met minder voorraad de klant beter kunnen bedienen.”

Jim Luyendijk begon in 1999 als werknemer bij IVOL, wat toen nog een groothandel met de naam Brink's High Tech Parts was. Inmiddels is Jim de eigenaar van het bedrijf en is het uitgegroeid tot een succesvolle internationale speler, waarmee ze 20 landen bedienen met hun webshops.

We waren op bezoek bij IVOL waar Jim ons een rondleiding gaf in het indrukwekkende magazijn. ‘IVOL is een webshop gespecialiseerd in diverse productgroepen. Onder andere bureaustoelen, whiteboards en rubberen matten. We hebben een magazijn van ongeveer 5.000 m2.’

IVOL werkt sinds 2018 met Picqer en heeft inmiddels veel processen geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Nieuwe medewerkers weten sneller hun weg te vinden en er worden minder fouten gemaakt. Daarnaast kunnen ze harder en makkelijker groeien omdat processen beter zijn ingericht.

Omdat we benieuwd zijn naar hoe IVOL zo groot is geworden en welke uitdagingen ze hebben overwonnen, gingen we met Jim in gesprek. Het gesprek is op deze pagina te lezen en in onderstaande video te bekijken.

Versturen met verschillende verzendpartijen

IVOL is in Europa actief in 20 landen. Om alle producten zo snel mogelijk bij de klanten te bezorgen, maken ze gebruik van veel verschillende vervoerders. Jim vertelt dat internationale klanten gewend zijn om 2 tot 3 dagen te wachten op een bestelling. Voor Nederlandse klanten is de spoed vaak iets groter.

‘Voor dat soort partijen hebben we Same Day Delivery. Daarnaast maken we gebruik van pakketbezorgers en palletvervoerders voor grote producten en grote aantallen. We hebben het gewicht en afmetingen in Picqer staan. Stel iemand bestelt 10 stuks van een product, dan rekent het systeem automatisch uit welke vervoerder gekozen moet worden. Het is even wat werk om het in te voeren, maar daarna gaat het allemaal automatisch. En de foutgevoeligheid gaat naar beneden.’

Onderscheiden ten opzichte van de concurrentie

IVOL doet er veel aan om onderscheid te maken ten opzichte van de concurrentie. ‘Wat we altijd proberen is een goede prijs-kwaliteit verhouding. Een grote voorraad zodat we ook grote orders snel uit kunnen leveren. Staffelprijzen zodat je korting krijgt als je bijvoorbeeld 5, 10, 20 of 50 bureaustoelen koopt. En we proberen constant te innoveren in modellen. Als we bijvoorbeeld merken dat er veel vraag is naar bureaustoelen met zitdiepteverstelling, dan kan het voorkomen dat we met een fabriek in gesprek gaan en een stoel laten aanpassen naar onze wensen.’

Op de klantenservice zorgen ze dat iedereen goed geholpen wordt. ‘Als je ons belt of mailt krijg je direct iemand van klantenservice te spreken. Dat zijn mensen die we daar puur voor hebben aangenomen. Of mensen die eerst in het magazijn hebben gewerkt zodat ze dat facet hebben gezien. Die hebben de producten echt in de handen gehad en weten waar ze het over hebben.’

Bij IVOL zijn de orderpickers 7 dagen per week aan het werk. Jim legt uit waarom ze dit doen. ‘Je hebt alle ingrediënten staan. Een magazijn en de software. We hebben het zo losgekoppeld dat het magazijn draait zonder dat er iemand op kantoor aanwezig hoeft te zijn. Het is eigenlijk heel zonde om maar 5 dagen in de week te werken terwijl je de hele infrastructuur hebt staan. Plus de mensen die op vrijdag, zaterdag en zondag een bestelling doen, kunnen hem vaak op maandag al in huis hebben.’

Met minder voorraad, meer impact maken

Voordat IVOL gebruik maakte van magazijnsoftware, hielden ze handmatig voorraadstanden bij en wist vaak 1 persoon waar een product lag. ‘Je merkt dat je vaak nee moet verkopen of dat je van bepaalde producten teveel hebt liggen. Op dat moment hebben we besloten dat er iets anders moet en er meer geautomatiseerd moet worden. Nu met Picqer en slimme inkoopadviezen, weet ik zeker dat we met minder voorraad de klant beter kunnen bedienen.’

Verschillende afdelingen met eigen specialismen

Jim laat ons de verschillende afdelingen binnen het magazijn zien en legt uit met welke reden het op die manier is ingericht. ‘Het magazijn is ingedeeld in 3 segmenten. Naast kant en klare producten doen we ook maatwerk. Bijvoorbeeld het op maat snijden van rubberen matten. Door middel van tags in Picqer weet de magazijnchef welke order aan welke magazijnmedewerker toegekend moet worden, zodat hij op de juiste afdeling terecht komt. Ook zijn er verschillende afdelingen voor retouren, kleine verpakkingen en bureaustoelen. Op die manier hoeven magazijnmedewerkers niet onnodig veel door het magazijn te lopen.‘

Met gekleurd tape foutieve leveringen voorkomen

Door creatief te zijn kan je met simpele aanpassingen ook een groot verschil maken. Ik vroeg Jim waarom er allemaal gekleurde vakken en gekleurd tape gebruikt wordt. ‘Dit doen we omdat we werken met verschillende vervoerders. Als er nu een vervoerder een lading komt ophalen, zeggen we bijvoorbeeld dat alles met het blauwe tape voor hem is. Zo kan het nooit zijn dat een vervoerder een verkeerde pallet meeneemt. Dat was in het verleden nog weleens zo en dan stond een pallet in een ander land.’

Analyses uitvoeren met data uit Picqer

Jim voert regelmatig analyses uit om strategische keuzes te maken. ‘We zorgen er natuurlijk voor dat er van hardlopende producten voldoende ligt. En dat we bij minder hard lopende producten zuinig zijn hoeveel we er op voorraad leggen. Bij Picqer kan je bij de rapporteren bijvoorbeeld van het afgelopen jaar precies zien wat de best verkochte producten zijn. Daar maak ik een export van naar Excel. Ook kijk ik naar de producten die niet zoveel verkocht worden. Dan kijken we of we die iets in prijs kunnen verlagen om daar de doorloopsnelheid iets van te verkorten. Zo zijn we constant bezig om een goede mix te krijgen van hardlopende en wat minder hardlopende producten.’

Ook gebruikt hij Picqer om de marge per product inzichtelijk te krijgen. ‘In Picqer hebben we de inkoopprijs en verkoopprijs staan. Picqer geeft dan direct de marge weer. Als ik dan een productexportvan een bepaalde leverancier uit Picqer exporteer, kan ik precies zien of we ergens onder de marge zitten die we willen behalen. En dan weet ik precies waar ik moet tweaken om de bedrijfsvoering weer op peil te krijgen. Om het rendabel te krijgen.’

De toekomst van IVOL

Na de inspirerende verhalen vraag ik nog hoe de toekomst van IVOL eruit zal zien. ‘We zijn nog niet klaar met groeien. We willen doorgroeien door meer producten toe te voegen. Meer producten zelf te laten produceren in Azië, waar we veel laten produceren. En we willen ook het rayon nog vergroten door naar andere landen uit te breiden. Op korte termijn willen we naar Tsjechië, Polen en Scandinavië. Om daar meer omzet te doen. En in de landen waar we al aanwezig zijn willen we nog verder uitbreiden. Eigenlijk worden er bijna elke dag nieuwe producten toegevoegd. We zijn echt heel actief met die zoektocht naar nieuwe producten voor de consument.’

Wat kan Picqer voor jou doen?

Meer weten over wat Picqer voor jouw magazijn kan doen? Vraag dan een vrijblijvende demonstratie aan en we laten je zien hoe Picqer voor jouw magazijn werkt.

Demo van Picqer aanvragen

Meer referenties

• VASCO-fulfilment
• Alleeninkt
• Nutcrackers