De laatste periode van 2024 is aangebroken. Een feestelijke, maar ook drukke periode. Deze periode brengt vaak extra logistieke uitdagingen en stress met zich mee. En dat is precies waar je nu niet op zit te wachten.

Onze wens voor jou is dat je altijd grip hebt op je magazijn. Óók tijdens piekdrukte. Daarom vind je hieronder tips om je magazijn goed voor te bereiden, zodat jij ook kan genieten van deze tijd!

Bereid je magazijn voor op piekdrukte

✓ Instructies op papier

Vertel je medewerkers van tevoren wat je van ze verwacht en waar ze misschien extra op moeten letten. Zijn dingen (tijdelijk) aangepast in het magazijn? Worden pakketjes feestelijk verpakt? Wat moet je doen als iets misgaat? Zet de instructies op papier en bespreek ze samen, maar hang ze ook op in het magazijn, zodat iedereen daar op terug kan vallen.

✓ Iedereen een eigen taak

Maak een taakverdeling: wie doet wat en bij wie kan je terecht voor hulp? Hoe duidelijker en specifieker de taak, hoe zelfstandiger iemand kan werken. Zeker de mensen die tijdelijk bijspringen. Deel de taakverdeling met iedereen, zodat het team weet dat ze op elkaar kunnen rekenen.

✓ Hulpkrachten inwerken

Komen je marketingcollega’s, familieleden of vrienden helpen? Leg van tevoren uit hoe het magazijn werkt en hang een plattegrond op een centrale plek. Het helpt ook om de fysieke locaties groot aan te duiden, bijvoorbeeld met A4’tjes, zodat ze snel hun weg vinden.

Gaan de hulpkrachten Picqer gebruiken? Het is altijd een goed idee om eerst even te oefenen met een testbestelling. Zo gaan ze vol vertrouwen echt aan de slag. Vergeet ook niet om van tevoren de inloggegevens te delen of accounts voor deze mensen aan te maken.

✓ Paktafel check

Controleer elke paktafel. Werkt alle hardware goed? Liggen de tools op hun plek? Moeten apparaten opgeladen worden? Zijn de printrollen in de labelprinters aangevuld? Heb je genoeg printpapier en inkt? Ligt er genoeg verpakkingsmateriaal en kan je dat makkelijk aanvullen? Richt als het nodig is ook tijdelijk extra paktafels in, zodat iedereen voldoende werkruimte heeft.

✓ Op tijd voorraad bestellen

Houd rekening met langere levertijden dan je gewend bent van je leveranciers. Zorg dus op tijd voor voldoende voorraad, maar ook voorraad van bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen.

✓ Voorraad synchronisatie in Picqer

Tijdens piekdrukte worden er vaak meer bestellingen geplaatst dan je gewend bent. Dan is het extra belangrijk dat de voorraad in je webshop en in Picqer gelijk loopt. Als je in een korte periode een flinke drukte verwacht, bijvoorbeeld zoals bij een flash sale, bekijk dan hier hoe je Picqer instelt. Heb je daar vragen over? Neem dan even contact met ons op.

✓ Back-up verzendpartij

Ook vervoerders hebben het enorm druk deze periode. Zorg daarom dat je een back-up regelt, zodat je met meerdere partijen kan verzenden. Houd ook rekening met eventuele aangepaste verzendtarieven.

✓ Hardlopers dicht bij paktafels

Verminder de looptijd van orderpickers door de hardlopers en de producten met korting dicht bij de paktafels te leggen. Vergeet de locaties niet aan te passen in Picqer, als je ze verplaatst.

✓ Werk vooruit

Veel werkzaamheden kan je alvast voorbereiden, zoals het vouwen van dozen of het schrijven van kaartjes. Verwacht je van 1 product veel bestellingen (van 1 stuk)? Pak dan een voorraad van dit product in verzenddozen in, dan hoef je later alleen nog maar verzendlabels te plakken. Leestip: bulkverwerking van een singles batch in Picqer.

✓ Voldoende loopruimte

Er lopen waarschijnlijk meer mensen dan normaal in je magazijn. Houd daarom de gangpaden vrij en zorg voor voldoende loopruimte, zodat je elkaar niet in de weg loopt.

✓ Spreid aanbiedingen over meerdere dagen

Wanneer je aanbiedingen spreidt, komen de bestellingen ook gespreid binnen. Hierdoor heb je meer rust om alles te verwerken en is de kans groter dat je verzendpartij de bestelling op tijd kan leveren.

✓ Klantbeloftes tijdelijk aanpassen

Lukt het je niet om de beloftes op je webshop, zoals ‘Vandaag besteld, morgen in huis!’ waar te maken? Pas deze beloftes dan tijdelijk aan of communiceer hierover met je klanten. Zo voorkom je teleurstellingen.

✓ Stel prioriteiten

Sommige werkzaamheden kunnen even wachten, bijvoorbeeld het verwerken van een retour of een inkooporder. Maak een paar dagen later een inhaalslag.

✓ ‘Wat als?’ scenario’s

Bedenk scenario’s die fout kunnen gaan en regel oplossingen. Wat als het internet uitvalt? We hebben een mobiele 4G router. Wat als de printer het begeeft? Hier staat de reserve printer. Wat als een vervoerder een storing heeft? Via deze partij kunnen we uitwijken. Wat als…? Opgelost!

✓ Houd je magazijn netjes

Om de dag door efficiënt te werken is het belangrijk dat je magazijn opgeruimd en schoon blijft. Maar ook je paktafels, zodat pakketten netjes de deur uit gaan. Zet afvalbakken neer en leg alle schoonmaaktools op 1 plek.

✓ Maak er samen wat leuks van!

Een goede sfeer tijdens een drukke periode maakt echt een groot verschil. Zorg daarom dat je goed met elkaar communiceert, trakteer je team op iets lekkers tijdens de lunch, zet de muziek aan en heb samen plezier!

Wat zijn drukke dagen?

Hieronder zie je een overzicht van de 10 drukste dagen in Picqer vorig jaar (2023), om je een inschatting te geven voor dit jaar.

1. Black Friday 24-11-2023
2. Cyber Monday 27-11-2023
3. Zondag na Black Friday 26-11-2023
4. Week voor Kerst 18-12-2023
5. Week voor Black Friday 20-11-2023
6. 1 dag voor Black Friday 23-11-2023
7. 2 weken voor Kerst 11-12-2023
8. Zaterdag na Black Friday 25-11-2023
9. Week voor Kerst 19-12-2023
10. Week voor Black Friday 22-11-2023

Je kan rekenen op ons!

Naast de bovenstaande tips om je voor te bereiden, kan je tijdens de drukte rekenen op ons:

• Voor Black Friday checken we dubbel of er geen performance issues in Picqer zijn.
• We voeren geen grote aanpassingen in Picqer door waar je aan moet wennen.
• Op de drukke dagen houden we onze servers extra in de gaten.
• Ons Supportteam staat paraat via mail, bij spoed, of bezoek zelf ons helpcentrum.

Je leverbelofte is heilig. Als beheerder wil je daarom in 1 oogopslag zien hoe het magazijn ervoor staat. Daarvoor introduceren we het Magazijndashboard op web en mobiel. Dit dashboard geeft je antwoord op 3 belangrijke vragen:

1. Gaan we de deadline halen? (Open picklijsten)
   De rode lijn toont hier het aantal open picklijsten gedurende de dag. Wordt er sneller gepickt dan er open picklijsten bijkomen? De blauwe staafjes tonen wat erbij komt en in de grijze lijn zie je het gemiddelde van vorige week. Zo weet je of je op schema ligt voor de deadline (cut-off), en wat je kunt verwachten qua drukte.
2. Hoe productief zijn we? (Verwerkte picklijsten)
   Hier zie je hoeveel picklijsten er vandaag zijn verwerkt. Handig om de productiviteit te monitoren. Kan er een tandje bij of is het beter om versterking te vragen?
3. Blijft er niets liggen? (Leeftijd open picklijsten)
   Hier zie je hoe lang picklijsten open staan. Zo valt snel op als iets te lang blijft liggen, maar krijg je ook een beter gevoel bij de tijd om een picklijst te verwerken.

Voortaan begin je de dag dus met koffie én het Magazijndashboard. Bij binnenkomst zie je meteen wat er nog openstaat van gisteren, hoeveel er vannacht is bijgekomen en wat je de rest van de dag kunt verwachten. Gedurende de dag check je af en toe de status en stuur je bij waar nodig. Zo haal je zonder gedoe je leverbelofte.

Het Magazijndashboard kan door alle medewerkers bekeken worden op web en mobiel, zodat iedereen altijd weet hoe het magazijn ervoor staat. Een succesvol magazijn run je tenslotte samen!

We zijn benieuwd wat je van het Magazijndashboard vindt. Laat je het ons weten?

Budbee is een pakketdienst met een uitgebreid netwerk van pakketkluizen en thuisleveringen in Nederland, België, Zweden, Finland en Denemarken. De Budbee verzendlabels print je direct vanuit Picqer.

Over Budbee

Budbee is een in Zweden gevestigd technologiebedrijf met de missie om online winkelen makkelijker te maken.

Budbee zet zich in om op de meest duurzame manier te verzenden en retourneren, met het gebruik van elektrische voertuigen en hernieuwbare diesel.

In Nederland en België worden pakketten bezorgd in Budbee Boxen (pakketkluizen). In Zweden, Denemarken en Finland bezorgt Budbee zowel in pakketkluizen als thuis.

Budbee haalt de pakketten bij jouw magazijn op. De pakketten worden nog dezelfde dag, of de volgende dag tussen 17.00 uur en 22.00 uur bezorgd.

Budbee en Picqer koppelen

Met deze koppeling maak je direct vanuit Picqer Budbee verzendlabels aan voor pakketkluizen of thuislevering.

Meld je eerst aan als klant bij Budbee, voeg daarna in Picqer Budbee toe als nieuwe pakketdienst. Stel de verzendprofielen in en maak een testbestelling om te checken of de koppeling is gelukt.

Handleiding

Pauzeren

Begin deze maand kondigden we Pauzeren aan. Kan je een bestelling of picklijst niet verder verwerken? Dan pauzeer je hem. We halen de bestelling uit je normale workflow totdat jij of je collega het probleem heeft opgelost. Meer weten? Je leest er hier alles over.

Overige verbeteringen

• Bij het ontvangen van producten uit een retour proberen we nu een bulklocatie te gebruiken, wanneer voor het product geen picklocatie bekend is. Zo voorkomen we dat producten onnodig op ‘geen specifieke locatie’ worden ingeboekt.
• Wanneer je vanuit het overzicht meerdere retouren tegelijk verwerkt, geven we nu duidelijk aan welke producten je niet kunt ontvangen doordat deze inactief zijn. Je kunt de producten eenvoudig bekijken en aanpassen om ze alsnog te ontvangen.
• De pagina’s voor inloggen en wachtwoord aanpassen werken nu beter samen met browsers en wachtwoordmanagers. Dit maakt inloggen makkelijker, maar net zo veilig.
• Wanneer je gebruik maakt van tweestapsverificatie vragen we nu elke 4 weken om een nieuwe code op het ingelogde apparaat, in plaats van wekelijks.
• Je kan nu instellen dat een bestellingveld alleen toegankelijk is via de API. Dit is handig als het veld niet relevant is voor medewerkers, maar bijvoorbeeld gebruikt wordt om processen te automatiseren.
• In de app tonen we nu een icoontje bij items met een opmerking in alle overzichten. Ook zijn productopmerkingen uit de webshop nu zichtbaar op picklijsten in de app.
• Fulfilmentklanten kunnen nu zelf het e-mailadres en telefoonnummer van de klant aanpassen bij een bestelling in het fulfilmentportaal. Aanpassingen zijn zichtbaar in het bestelingslog. Ook kunnen fulfilmentklanten nu zelf de douanegegevens bij een product aanpassen.
• In het rapport 'Ontvangsten verwerkt' tonen we nu altijd de naam van de leverancier.
• In het rapport 'Vandaag' sorteren we de inkoopbestellingen nu op het aantal ontvangen producten. Wanneer je gebruik maakt van de PostNL Magento 2 plugin zorgen we ervoor dat alle bezorginformatie nu beschikbaar is als bestellingveld. Op basis van deze velden kun je met regels bijvoorbeeld het juiste verzendprofiel in Picqer kiezen.
• Bij problemen met het aanmaken van een MyParcel zending tonen we nu meer uitleg bij de foutmelding indien beschikbaar.

Daarnaast hebben we de volgende problemen opgelost:

• Bij het aanmaken van een bestelling op de nieuwe bestellingpagina werden producten soms onbedoeld toegevoegd bij het veranderen van het aantal. Ook werd het ingestelde template voor de klant niet toegepast en werd bij het importeren van producten de prijs niet goed overgenomen.
• Bij het verwijderen van producten van een picklijst, konden er te veel producten verwijderd worden.
• In het overzicht met gesnoozede picklijsten werd dezelfde picklijst soms op meerdere pagina's getoond.
• Bij bepaalde PostNL-zendingen naar Spanje en Portugal met productcode 6972, 6350, 6550 of 6942, gaf het automatisch printen van het label problemen. Dit hebben we opgelost door niet automatisch te printen. Het PDF-label kun je nu handmatig printen na het aanmaken van de zending.

Maak kennis met onze nieuwe collega’s! Jamie en Stef zijn allebei onderdeel van het Supportteam. Ze stellen zichzelf graag aan je voor:

Jamie Offermans

Hallo, ik ben Jamie! Sinds half juli ben ik werkzaam bij Picqer als Customer Success Manager. Samen met mijn man en zoontje van 1 jaar woon ik in Maastricht.

Ik kan enorm genieten van lekker eten, lang tafelen en speciale gerechten koken. Maar momenteel bestaan mijn culinaire hoogstandjes voornamelijk uit groente puree voor mijn kleine. Daarnaast vind ik het leuk om samen met familie en vrienden te zijn. Gewoon de gezelligheid opzoeken.

De afgelopen 15 jaar heb ik gewerkt in verschillende klantgerichte functies, zoals support, sales en customer success. Voor logistieke en accountancy gerichte start-ups in België en Nederland heb ik customer success afdelingen vormgegeven.

In mijn werk ben ik procesgericht, ik vind het een leuke uitdaging om een optimale manier van werken uit te denken. De absolute rode draad in zowel mijn werk als privé zijn ‘de mensen’. Of het nou collega's, partners of klanten zijn. Ik vind het heel belangrijk dat klanten goed geholpen worden en ik denk graag mee met collega’s of bied een luisterend oor. Daar haal ik veel energie uit.

Picqer heeft een heel duidelijke visie en doet dingen net wat anders dan anderen. Ondanks dat we als team volledig remote werken, zijn we heel betrokken en helpt iedereen elkaar graag. Iedereen staat echt voor elkaar klaar. Dat interesseerde mij en was doorslaggevend om voor Picqer te kiezen.

Samen met mijn fijne collega’s kijk ik ernaar uit om ervoor te zorgen dat klanten Picqer optimaal weten in te zetten en een top samenwerking met ons ervaren.

Stef van Hezik

Hoi! Mijn naam is Stef en ik ben 16 september gestart bij Picqer als Support Specialist. Ik woon in Arnhem, samen met mijn vriendin en 2 katten.

Wanneer ik niet met klusjes in en om huis bezig ben, doe ik graag aan krachttraining, bezoek ik concerten of speel ik een bord- of videospel. Op vakantie en tijdens speciale gelegenheden fotografeer ik graag.

De afgelopen 8 jaar heb ik voor DHL gewerkt. Ik ondersteunde klanten bij het gebruik van het zakelijke klantportaal en de DHL integraties (waaronder die voor Picqer).

Veelal op afstand, maar ook op locatie hielp ik klanten bij het inrichten van hun integraties en het geven van demo's over het zakelijke klantportaal en de integraties. De afgelopen 2 jaar was ik medeverantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van deze integraties en het zakelijke klantportaal binnen DHL.

Ik had regelmatig te maken met klanten die Picqer gebruiken. De verhalen van deze klanten waren positief, net als mijn eigen ervaringen wanneer ik contact opnam. Picqer is een mooi product waar mensen echt mee geholpen zijn. En ook wanneer we zien dat het product niet bij iemand past, wordt dat eerlijk gezegd en dat siert Picqer.

Op het moment focus ik me op zo veel mogelijk leren over Picqer en alle processen in het magazijn. Door goed de vraag achter de vraag te begrijpen, kunnen we een extra stap zetten en samen met de klant de juiste keuzes maken. Gecombineerd met de kennis die ik vanuit mijn DHL functies meeneem, hoop ik snel volledig mee te kunnen draaien in het team om samen onze klanten nog betere ondersteuning te geven!

Ik kijk erg uit naar mijn eerste klantbezoek, om jullie beter te leren kennen en te ervaren in de praktijk hoe Picqer werkt voor verschillende magazijnen!