“We kunnen onze leverbeloftes trouwer nakomen”

Albert Lok begon in 2016 als stagiair bij Scala XL en werkt er inmiddels als operationeel manager. Destijds bestond het bedrijf nog uit losse webshops. In 2019 zijn alle webshops samengevoegd onder 1 noemer: Scala XL. Albert heeft het hele proces meegemaakt van een ‘zolderkamer webwinkel’ tot de webwinkel met een groot magazijn zoals het nu is.

We waren in Assen in het magazijn van Scala XL waar Albert ons welkom heet en vertelt over het magazijn. ‘Sinds januari 2020 zitten we hier en we hebben inmiddels al 3.000 tot 4.000 producten op voorraad. En we groeien nog steeds.’

Van meerdere webshops naar 1 domeinnaam

Scala XL is van meerdere domeinnamen naar 1 domeinnaam gegaan. ‘Alle losse webshop concepten voelden onlogisch en het is veel om allemaal te beheren. Het waren ook allemaal losse systemen. We hebben toen besloten om alles onder 1 systeem onder te brengen en onder 1 noemer naar buiten te brengen als een online warenhuis voor producten in en om het huis.’

Als online warenhuis ga je de strijd aan met meerdere grote webshops. Hoe onderscheidt Scala XL zich ten opzichte van de concurrentie? ‘We willen met name zitten op kwaliteit en service. Wat je veel ziet is dat je bandjes krijgt of een helpdesk die niets van het assortiment af weet. Wij willen er juist voor zorgen dat als je ons aan de lijn krijgt, we ook daadwerkelijk weten wat voor producten we verkopen en je daar ook over kunnen informeren.’

Al vroeg begonnen met magazijn software

Op een gegeven moment is er besloten om magazijn software in te zetten. ‘Dat is begonnen voordat Scala XL bestond. Toen wij met de webshops eigen voorraad gingen houden. Waar je het eerst vanuit het zolderkamertje bij wijze van doet, was er ineens behoefte om een eigen magazijn te hebben. En toen is ook de behoefte gekomen om magazijn software aan te schaffen.’

Dat is dus in een heel vroeg stadium geweest? ‘Toen was al het plan om hard te groeien en snel stappen te zetten. Toen wilden we het al direct goed voor elkaar hebben.’

Dat alle informatie in 1 systeem te vinden is, is voor Scala XL een belangrijke reden om Picqer te gebruiken. ‘Zowel de klantenservice als het magazijn team werken in Picqer omdat daar de informatie van een bestelling in verwerkt wordt. Picqer heeft de handige optie om notities toe te voegen met zelfs een tag naar iemand. En dat gebruiken we volop.'

'De klantenservice zit dagelijks regelmatig in Picqer. Als de klant bijvoorbeeld belt met de vraag waar het pakketje blijft, dan zoeken we de bestelling op in Picqer en kunnen we naar de picklijst en Track & Trace code om te zien wat er met het pakket aan de hand is.’

Constant bezig met magazijn inrichting

Scala XL groeit hard en daarom zijn ze constant bezig met de inrichting van het magazijn. Albert legt uit hoe ze hier mee om gaan. ‘We hebben onder andere locaties gemaakt en het in blokken opgedeeld. Een groot deel is ‘hand magazijn’ en kleinvak stellingen. We hebben een deel met grootvakstellingen waar de grotere producten in liggen. En daarnaast werken we met bulklocaties. Op de bulklocaties hebben we producten liggen die ook al in het ‘hand magazijn’ liggen. Die vullen we dan vanuit de bulklocaties aan.’

Omdat ze veel seizoensproducten verkopen, moeten ze creatief omgaan met het verplaatsen van de producten in het magazijn. ‘We hebben daar voornamelijk ruimte voor over om de producten daar weg te leggen en te stapelen. We gebruiken de ABC-analyse om te bepalen welke producten dicht bij de paktafels moeten liggen. De analyse draaien we maandelijks omdat er elke maand best wel wat veranderd.’

Automatiseren van standaard processen

Albert vertelt dat ze constant bezig zijn met het vereenvoudigen van processen. Ze maken bijvoorbeeld gebruik van tags om standaard dozen toe te kennen een producten. ‘We werken met tags per type doos. De benamingen hebben we boven de dozen gehangen en als tags aangemaakt in Picqer. Dit zorgt ervoor dat een orderpicker weet in welke doos een bepaald product moet worden verzonden. Zo kan diegene makkelijker doorwerken. We maken ook gebruik van presets. Zo kan de orderpicker 1 type doos selecteren en alle producten daarbij horend verwerken.’

Ook voor de inkoop hebben ze automatisering toegepast in combinatie met Picqer. ‘We hebben met een aantal leveranciers een koppeling waardoor we hun voorraad kunnen uitlezen. Dit hebben we gekoppeld aan onze automatische forecast systeem, dat we zelf hebben ontwikkeld. Dit systeem zorgt ervoor dat orders automatisch worden ingeschoten bij de leverancier en in Picqer, zodat we weten wat we kunnen verwachten.’

Leverbeloftes trouwer nakomen

Het nakomen van leverbeloftes is belangrijk voor een positieve klantervaring. ‘Wat voor de consument een grote verandering is geweest, is dat we onze leverbeloftes trouwer kunnen nakomen door het toewijzen van verzendopties. Voorheen kon het voorkomen dat we communiceerden voor 21:00 uur besteld, morgen in huis en bleek het om een palletzending te gaan. Waardoor er weer een paar dagen overheen gingen en de consument teleurgesteld was. Dat soort issues hebben we nu niet meer. We hebben dit eruit gehaald door vooraf al een vervoerder toe te wijzen, zodat je weet hoe het verzonden moet worden en hoelang het gaat duren. In de reviews merken we dat ze zeer tevreden zijn over de manier van verzending en de snelheid. En daarnaast merk je op de klantenservice dat er minder vragen zijn over waar het pakket blijft.’

De toekomst voor Scala XL

Scala XL heeft al grote stappen gezet in het professionaliseren van het magazijn en groei van de webshop. Echter zitten ze voorlopig nog niet stil. ‘Voor op de korte termijn hebben we een self service portaal voor de consument op de planning, waarin ze moeten kunnen regelen dat ze het product zelf retour kunnen sturen. Het portaal moet zorgen dat ze vanzelf een retourlabel krijgen en dat er in Picqer een retour aangemaakt wordt om zo onze klantenservice te ontlasten. En voor de lange termijn staat het buitenland op het programma. We willen o.a. onze webshop uitbreiden naar Frankrijk, Duitsland, Spanje en Italië.’

Wat kan Picqer voor jou doen?

Meer weten over wat Picqer voor jouw magazijn kan doen? Probeer Picqer zelf of praat met onze experts en we laten je zien hoe Picqer voor jouw magazijn werkt.

Direct van start Praat met sales

Meer referenties

• IVOL
• VASCO-fulfilment
• Alleeninkt