Ask Casper: Waarom zou ik een barcodescanner gebruiken tijdens het picken?

Welkom in een nieuwe rubriek: Ask Casper. Daarin beantwoord ik (Casper) als mede-oprichter van Picqer jouw vragen over magazijnen, fulfilment en voorraadbeheer.

Het begin

Ik krijg de vraag regelmatig en daarom een mooie vraag om Ask Casper mee te starten.

Veel e-commerce magazijnen werken in het begin als volgt: ze printen bestellingen uit, pakken de producten en stoppen ze in de doos. Aan het eind sluiten ze de bestellingen in de software af. In veel gevallen zelfs met een hele serie bestellingen tegelijk. Veel webshopsoftware zoals Magento, Lightspeed en WooCommerce laat je standaard op deze manier werken.

Dat is niet ideaal, maar als dat je huidige situatie is dan kost het scannen van elk product inderdaad meer tijd bij het pickproces dan voorheen.

Maar, dat is niet het enige dat telt.

Minder fouten bespaart tijd

Wij zien bij webshops met bovengenoemde werkwijze een foutpercentage van 1 tot 4%, afhankelijk van het soort producten. Een fout is bijvoorbeeld het verkeerde product, een product te weinig of een product te veel inpakken en versturen.

Wat gebeurt er bij een bestelling die fout gaat?

• klant is boos en neemt contact op met de klantenservice (hoeveel tijd kost een telefoontje?)
• bestelling komt misschien terug (extra verzendkosten, extra handling in het magazijn van retour)
• goede product versturen naar de klant (nog een keer verzendkosten, handling, extra verpakking)

Hoeveel tijd kost dat?

• bellen met de klantenservice: minstens 3 minuten
• handling van retour in het magazijn: 5 minuten
• goede product picken en opsturen: 2 minuten
• 2x extra verzendkosten + verpakking: 10 euro (vergelijkbaar met 20 minuten)

Een bestelling die mis gaat kost dus minstens 30 minuten.

Bij 1% foutmarge (1 op de 100 bestellingen gaat mis) kost het je 18 seconden per bestelling.

Dit is het beste scenario, in de meeste gevallen kost het meer tijd en gaan er meer bestellingen mis.

Kan je scannen in 18 seconden?

De vraag is dus: kan je alle producten van een bestelling gemiddeld in 18 seconden scannen? Als dat lukt kost het geen extra tijd en kan je barcodescanners dus gerust introduceren.

Verwerk je bestellingen niet in batches maar werk je ze per stuk af? In dat geval is het werken met een barcodescanner maximaal 5 seconden langzamer dan het handmatig gereed melden van een bestelling.

De voordelen

Nu we hebben vastgesteld dat er geen nadelen zijn, zijn er eigenlijk wel voordelen? Jazeker.

Correcte voorraad

Het komt ook voor dat je te veel producten naar de klant stuurt, of een andere maat die de klant beter blijkt te passen. Als een klant dan niets van zich laat weten, klopt je voorraad niet meer. Het ene product heb je minder op voorraad dan je denkt, het andere product heb je meer. Dat zorgt weer voor onaangename verrassingen op een later moment, als een andere klant een product bestelt wat je niet meer kan vinden.

Door te scannen wordt altijd het juiste product afgeboekt en klopt je voorraad. Daardoor staat het juiste product op 'uitverkocht'.

Blije klanten en blije medewerkers

Als je bestellingen goed en snel aflevert maak je blije klanten en dat zorgt weer voor betere reviews waardoor je meer omzet krijgt. Ook is het voor je medewerkers leuker om blije klanten te helpen dan een boze klant te woord te staan.

Mijn advies

Tot slot mijn advies: kan je met barcodescanners werken zonder dat een gemiddelde bestelling 18 seconden langer duurt om te verwerken? Ga dan zeker met barcodescanners werken. Je verdient die tijd snel terug.