Fouten verminderen in je magazijn
Het moment dat de klant zijn bestelling in handen krijgt is een maker of breker. Een onjuist aantal, een verkeerde maat of een langere levertijd dan beloofd: het zijn allemaal redenen die de druk op je klantenservice verhogen en er zelfs voor kunnen zorgen dat je klant niet terugkeert.
Het is daarom belangrijk dat je zo min mogelijk fouten maakt in je magazijn. Niet alleen om de belofte aan je klant consistent na te komen, maar ook omdat het heel kostbaar is om een fout te herstellen.
Maar hoe doe je dat, terwijl het al zo druk is elke dag? Het kost tijd om uit te pluizen waar fouten vandaan komen. Toch is de kans groot dat als je deze week de rust neemt om 1 probleem op te lossen, je daar volgende week al profijt van hebt. En dat heeft effect op de lange termijn.
Laat je inspireren door voorbeelden van 2 magazijnen hieronder. Waar liepen zij tegenaan, hoe hebben ze het aangepakt en wat zijn de resultaten?
Voorbeeld 1
Context: webshop met een klein assortiment van shirts met opdruk, ongeveer 30 bestellingen per dag. Wil minder fouten maken, maar is nog niet groot genoeg voor magazijnsoftware.
Alle maten van 1 collectie lagen in dezelfde stelling opgeslagen. Omdat de shirts per collectie qua uiterlijk hetzelfde zijn, werd er regelmatig een verkeerde maat uit de stelling gepakt en opgestuurd.
De medewerkers wilden proberen om het magazijn niet per collectie in te delen, maar om juist alle maatsoorten bij elkaar te leggen. In stelling M kon sneller het shirt met de art-print gevonden worden, dan wanneer het in de stelling lag tussen 8 andere maten met dezelfde print.
Voorbeeld 2
Context: grote webshop met een gevarieerd assortiment, ongeveer 1000 bestellingen per dag, 3 fulltime inslag medewerkers. De producten die binnenkomen stapelden op, waardoor het stressvol was om de belofte “Het product niet op voorraad? Binnen 5 dagen verstuurd” waar te maken.
Het inslagteam is gaan meten. Hoe lang doen we erover voordat binnengekomen producten pickbaar in het magazijn liggen? Het antwoord was een gemiddelde van 5 dagen, met uitschieters van 20 dagen. Door die uitschieters kon de belofte van 5 dagen niet gegarandeerd worden. De klantenservice ging klanten voortrekken om het probleem zo snel mogelijk op te lossen, maar hierdoor werd het probleem voor andere klanten juist erger.
Je kunt er dan voor kiezen om backorders in de webshop uit te zetten of de belofte van 5 dagen te verlengen, maar dat had niet de voorkeur. Het team is bij elkaar gekomen voor een verbetersessie. Waarom kost het ons 5 tot 20 dagen? Naar voren kwam dat makkelijke producten eerst werden uitgepakt, omdat grote producten meer tijd kosten om in te ruimen.
Er is een bord neergezet met 3 vakken: "to do” “busy” “done”. Per levering werd een post-it gemaakt met belangrijke info, zoals de leverdatum. De post-its werden in volgorde van binnenkomst opgeplakt. Voor het inruimen werd de eerste post-it verplaatst naar “busy” en de medewerker noteerde zijn naam, zodat iedereen wist waar aan gewerkt werd.
Na 3 maanden is het team opnieuw gaan meten. Het gemiddelde was gezakt naar 1,3 dag, met uitschieters van 2 dagen. Een enorm verschil, terwijl je van tevoren misschien niet denkt dat zo’n simpele oplossing zoveel impact kan hebben.
Deze werkwijze heeft niet alleen gezorgd voor meer rust in het magazijn en minder druk op de klantenservice, de belofte kan nu met 100% zekerheid gemaakt worden.
Zo zie je hoe simpel het kan zijn om te verbeteren. Ben je geïnspireerd en wil je aan de slag? Deze tips kunnen je helpen om in de verbetermodus te komen:
- Plan regelmatig een verbetersessie met alle medewerkers. Bespreek waar de meeste fouten gemaakt worden en onderzoek waardoor ze komen. Maak een lijst en kies 2 pijnpunten uit die je kan aanpassen om volgende week al een stapje beter te zijn.
- Onderzoek of je uitzonderingen uit je proces kunt halen. Kijk daarbij niet alleen naar nadelen “als klanten hun pakket niet meer kunnen afhalen krijgen we 5 bestellingen per week minder binnen”, maar ook naar de voordelen “er worden minder fouten gemaakt, omdat er niet afgeweken wordt van het standaardproces”.
- Kijk niet alleen naar externe benchmarks. Met eigen cijfers kan je jouw resultaten per week vergelijken en zien of je verbetert. Probeer en experimenteer, welke tweaks hebben positieve invloed op jouw cijfers?
- Wij delen veel informatie en inspiratie op onze blog en in ons helpcentrum. Doe er je voordeel mee!
