“We konden iedereen een scanner geven en zeggen: ga maar orders picken”

Jesse Bergshoeff is Shopmanager bij Go-in-Style.nl. Ze ontwikkelen en verkopen sinds 2014 truckstyling onderdelen. Door de groei van de webshop zijn ze verhuisd naar een groter magazijn. Sindsdien gebruiken ze Picqer om het overzicht in het magazijn te bewaren en processen te optimaliseren.

Jesse ontvangt ons in de barn en stelt zichzelf voor. ‘Ik ben als shopmanager verantwoordelijk voor de logistieke processen. Ik werk bijna 4 jaar bij Go-in-Style.nl en heb vanaf het begin af aan de groei mogen meemaken. Ik vind het tof om het bedrijf te zien groeien en hier onderdeel van te mogen zijn.’

We doen ongeveer 60 tot 70 orders per dag. We hebben een gemiddelde orderwaarde van €400. We zijn best wel gegroeid als team, van 5 naar 18 man. We hebben verschillende soorten klantgroepen. We hebben dealers waaraan we leveren. En particuliere klanten die via de webshop bestellen.’

Verhuizing van magazijn en pijnpunten

Go-in-style.nl is verhuisd naar een nieuw magazijn. Jesse legt uit waarom ze die keuze hebben gemaakt en waar ze tegenaan liepen. ‘Eigenlijk door ons succes. Succes heeft ook een keerzijde, namelijk dat iedereen op zijn tenen loopt. We hebben een bewuste keuze gemaakt om te groeien. En groeien betekent ook meer personeel. Daardoor hebben we meer kantoor bijgebouwd. En we hebben hier dichtbij een magazijn gevonden waar we naar toe konden verhuizen.’

Op dat moment speelden er een aantal concrete pijnpunten waar iets aan gedaan moest worden. ‘Eigenlijk liepen we tegen meerdere dingen aan. Alle kennis zat in ons hoofd. We deden het met zijn 5en. Als ik bijvoorbeeld iets had verplaatst in het magazijn, dan belde Jan Jaap mij zaterdagochtend op met de vraag: Waar ligt het want ik kan het niet vinden. Het was zo extreem druk dat ik het persoonlijk moeilijk vond om mijn werk los te laten. Maar ook om op vakantie te gaan omdat ik wist dat ik toch wel gebeld zou worden. Het is moeilijk om je bedrijf achter te laten als je weet dat het dan niet meer loopt, zonder jou. En dat had iedereen eigenlijk.’

Gebruik van magazijnsoftware sinds de verhuizing

Met die pijnpunten wisten ze dat er iets moest veranderen. ‘We hebben ervoor gekozen om Picqer als magazijnsoftware te gebruiken. We zijn op een andere manier gaan werken. We gebruikten Exact eerst volledig, maar nu alleen als boekhoudprogramma. En we zijn Lightspeed actiever gaan gebruiken om alle bestellingen erin te plaatsen zodat het met Picqer verwerkt kan worden.’

Ze hebben de verhuizing bewust gecombineerd met de overstap naar magazijnsoftware. ‘Het was een natuurlijk proces, omdat we naar een nieuwe plek gingen. Maar ook de mensen die de kennis hadden, kregen een ander soort rol. We hebben toen iemand aangenomen als magazijnbaas. Diegene moet ook zelfstandig kunnen werken met zijn team.

En we wilden opschalen. We hebben 5 mensen aangenomen die geen productkennis hadden. Daarom wilden we de kennis en informatie op 1 plek hebben. Dat is dus in Picqer. Daardoor konden we iedereen een scanner geven en zeggen, ga maar orders picken. En daar zijn we heel blij mee.’

Bij de keuze van de magazijnsoftware hebben ze op een aantal zaken gelet. ‘Met name dat het allemaal met elkaar kan samenwerken. En dat het schaalbaar is. Dat we meerdere webshops kunnen koppelen en het systeem dat ook aan kan.’

Verbetering van processen met Picqer

De verhuizing was een goed moment om processen in het magazijn te veranderen. Jesse legt ons de situatie uit van voor de verhuizing. ‘Hiervoor kwam de order binnen via onze webshop, draaiden we handmatig de pakbon, waarna we handmatig de verzendlabels aanmaakten. Vervolgens kon het magazijn aan de slag om de orders te picken en te packen. Je werkte per pakbon waar je de juiste verzendlabel bij moest zoeken. Dat was eigenlijk heel vervelend. Als je aan het praten was en je vergat de naam, dan moest je het doosje weer open maken om te kijken welke pakbon erin zat.’

Vervolgens legt Jesse uit hoe dit nu gaat. ‘Het is nu een compleet andere werkwijze. We krijgen de order binnen. Die gaat vervolgens naar Picqer toe. In Picqer kan je de batch aanmaken zodat je een pickroute gaat lopen. Na het picken begin je met packen en dan komt pas de pakbon en het verzendlabel eruit.’

Ze hebben ook al mooie stappen gezet met de inrichting en het gebruik van Picqer. ‘We gebruiken heel veel functies in Picqer. We gebruiken onder andere tags en regels. Zo verzenden wij bijvoorbeeld op de dinsdagen en donderdagen grote pakketten van 2,5 meter. Wij sparen dat op omdat het een ander soort logistiek proces is. Aan de hand van de regels kunnen we die picklijsten automatisch snoozen tot de dinsdag en donderdag.

We werken ook met het inkoopadvies. Aan de hand van de data van de verkopen maken we een inkoopadvies.

Daarnaast hebben we bij ieder product een extra foto toegevoegd omdat foto’s bij ons op de website er anders uitzien dan hoe ze in het magazijn liggen. Zo is voor iedereen duidelijk wat ieder product is.

Verder werken we ook veel met samengestelde producten. We hebben bijvoorbeeld een lampje, die bestaat uit een rubber met een voorkant en een achterkant. In het magazijn liggen die producten allemaal los. Tijdens de pickroute pak je dan 3 producten en op het eind wordt het dan 1 product.

En we gebruiken de retouren. Als een klant naar ons belt, krijgen we in Belco de klantgegevens te zien. Daarin kunnen we automatisch een retour aanmaken die in Picqer verschijnt. We hebben daar een tag verwacht/credit bij aangemaakt. Als het product dan in het magazijn ontvangen wordt, dan wordt het omgezet naar credit en komt het bij de administratieve afdeling terecht om af te handelen.’

Wat het heeft opgeleverd

Jesse vertelt wat de aanpasssingen in processen en de inzet van Picqer tot nu toe heeft gebracht. ‘Een stukje efficiëntie, minder fouten en gebruiksvriendelijkheid. Iedereen kan het en je bent minder afhankelijk van kennis in iemands hoofd. Daarnaast kunnen we nieuwe mensen sneller inwerken met het systeem. En voor mij persoonlijk dat ik niet meer op zaterdagochtend uit mijn bed word gebeld door Jan Jaap, omdat we nu in de app kunnen zien waar een product ligt. En een stuk voorraadbetrouwbaarheid.’

Tijd investeren en daarna gas geven

Tijdens de verhuizing hebben ze de basis voor de toekomst goed gezet. ‘Vooraf hebben we alle producten opgemeten en gewogen, zodat de data klopt. Alles moest opnieuw geteld worden omdat de voorraad in Picqer leidend moet zijn. Daarbij hebben we locaties toegevoegd en barcodes aan producten gegeven. Dus we moesten alles stickeren. Dit was pittig, maar gelukkig is alles goed gegaan en we kunnen nu gas gaan geven.’

Wat kan Picqer voor jou doen?

Meer weten over wat Picqer voor jouw magazijn kan doen? Probeer Picqer zelf of praat met onze experts en we laten je zien hoe Picqer voor jouw magazijn werkt.

Direct van start Praat met sales

Meer referenties

• Ledlichtdiscounter
• Scala XL
• IVOL