De 7 principes van een professioneel magazijn
Wij geloven dat het beste magazijn wordt gerund door mensen met hart voor de zaak en interesse in het product. Wij geloven ook dat een professioneel magazijn volgens een aantal principes werkt. Dit zijn de 7 principes van een professioneel magazijn volgens Picqer.
1. Magazijnwerk mag leuk zijn
Automatisering maakt je magazijn efficiënter, maar magazijnwerk blijft mensenwerk. Verdeel de uitvoerende taken in je magazijn tussen je mensen en computers. Computers kunnen bijvoorbeeld beter onthouden waar welk product ligt of uitrekenen hoeveel producten ingekocht moeten worden. Laat mensen het werk doen waar ze goed in zijn: met zorg een bestelling inpakken en versturen.
Denkwerk kun je verminderen door automatisering. Hierdoor werk je sneller en maak je minder fouten. Dat maakt magazijnwerk ontspannen en leuker. Vraag je magazijnmedewerkers regelmatig om feedback, hoe werkt alles voor hen in de praktijk? Zo kun jij automatiseringen doorvoeren op de juiste plekken.
2. Doe het voor je klant
Het magazijn van een webwinkel is als de keuken van een restaurant. De klant ziet niet wat er gebeurt na zijn bestelling, maar wel het resultaat: het pakket dat geleverd wordt. Je klant heeft de beste ervaring wanneer het pakket snel en goed ontvangen wordt. Jouw magazijnproces heeft de grootste invloed op dat moment.
In een professioneel magazijn doe je dingen voor je klant. Bij iedere wijziging wordt nagedacht over de invloed op de ervaring van de klant. De klant ziet wanneer jij tijd stopt in belangrijke details, zoals de verpakking, de vulling van het pakket en bijpassende communicatie. Alles draagt bij aan de ervaring wanneer het pakket geopend wordt.
3. Duidelijke processen maken zelfstandig
Een professioneel magazijn heeft duidelijke processen. Ze vertellen precies wat er moet gebeuren, niets meer en niets minder. Ze laten ruimte voor persoonlijk inzicht en zorgen voor zelfstandigheid in het magazijn.
Iedereen kan zelf zijn werk starten en afmaken. Niemand is afhankelijk van iemand anders om zijn werk uit te voeren. Zo heb je minder managers nodig en kan het magazijn zich sneller aanpassen aan veranderende omstandigheden. De zelfstandigheid is het grootst als je processen niet te klein maakt. Maak daarom mensen verantwoordelijk voor een proces van begin tot eind.
Software helpt je om processen in te richten en maakt het makkelijker om de processen te volgen. Als er meerdere mensen bij een proces betrokken zijn, weet je zeker welke stappen iemand voor je doorlopen heeft. Hierdoor kan je het proces op ieder punt overnemen.
4. Schrappen is sneller
Snelheid is geen doel maar een gevolg. Je maakt een magazijn niet sneller door sneller te lopen. Een magazijn wordt juist sneller als je minder loopt. Of minder fouten maakt. Dat doe je door het elimineren van overbodigheid.
Overbodigheid kan overal in het magazijn in de weg zitten: te veel voorraad, dozen in maten die je niet gebruikt of processtappen die je 9 van de 10 keer overslaat. Schrap alles waarvan je voelt dat het in de weg zit of overbodig is
5. Alleen realtime informatie telt
In een magazijn gebeurt alles zo snel dat alleen realtime informatie waardevol is. Zorg dat al je informatie digitaal en realtime beschikbaar is. Koppel alle systemen die je gebruikt met elkaar, zoals je magazijnsoftware met je webshop. Zorg dat je overal de échte status bijhoudt. Verander de status van een bestelling bijvoorbeeld pas naar ‘verzonden’ als deze écht verzonden is.
Print zo weinig mogelijk informatie uit. Alles wat op papier staat kan op het moment van printen al niet meer up-to-date zijn. Label voorraadlocaties alleen met informatie die niet wijzigt, zoals het locatienummer en dus niet de productinformatie.
6. Voortgang motiveert
In het magazijn is altijd werk te doen. Daardoor kan je het gevoel van voortgang verliezen. Toon de voortgang aan iedereen in je magazijn: hoeveel bestellingen er vandaag zijn verstuurd en wat de kwaliteit was. Dat doe je bijvoorbeeld op een groot scherm met realtime informatie. Zo maak je het resultaat van ieders werk zichtbaar.
Wees trots op wat je samen bereikt, maar maak er geen competitie van. Toon daarom de voortgang van het hele team samen, niet van individuen. Dat motiveert om elkaar te helpen en te zorgen dat het gehele magazijn sneller en beter wordt.
7. Blijf verbeteren
Een magazijn is constant in ontwikkeling. Je assortiment verandert, het volume verandert, je klant krijgt andere wensen. Het is belangrijk dat je je ‘verbeterspier’ continu traint om je magazijn flexibel te houden. Voer verbeteringen snel door en experimenteer veel. Focus op continu beter worden, in plaats van iets helemaal perfect te doen. Want voor je het weet is je perfecte oplossing alweer achterhaald.
Input voor verbeteringen haal je uit je hele magazijn. Een goed idee of een kleine irritatie kan overal vandaan komen. Plan vaste momenten voor het ophalen van input, zodat je niet tijdens het verwerken van bestellingen in discussie raakt en dit het proces vertraagt.
Bekijk hoe Picqer-gebruiker Go-in-Style.nl elke dag een beetje beter wordt in het magazijn.
Hoe herken je een professioneel magazijn?
Een professioneel magazijn is efficiënt, flexibel en er worden weinig fouten gemaakt. Een goed magazijn is bijvoorbeeld ook netjes en schoon. Je kan geen mooie pakketten afleveren vanuit een vies magazijn. Maar een goed magazijn kan je ook voelen. Een goed magazijn voelt rustig en kalm aan, zelfs tijdens piekdrukte. Wanneer iedereen weet wat hij of zij moet doen en alles op zijn plaats is, dan voel je dat het goed zit.
Voelt een deel van je magazijn niet goed? Dan is dat een teken dat er iets verbeterd moet worden. Onderzoek waarom het rommelig, onduidelijk of chaotisch wordt en los het probleem op. Het hoeft niet moeilijk te zijn. Met deze principes in gedachte kan je je magazijn iedere dag een stapje beter laten voelen.
