Jouw (eerste) e-commerce magazijn optimaal inrichten: 9 tips

De webshop waar je mee bent gestart is een succes. Het is heel fijn dat de bestellingen binnenstromen, maar je werkplek is inmiddels een opslagplek voor voorraad geworden. Het is tijd voor meer ruimte. Het is tijd voor je eerste magazijn.

Maar waar begin je? Er zijn ontzettend veel dingen om rekening mee te houden tijdens het inrichten van een magazijn. We helpen je daar graag mee op weg. Vanuit jarenlange ervaring van helpen bij webwinkelmagazijnen hebben we 9 tips verzameld, die lees je hier. Als je al een magazijn hebt zijn de tips ook handig om te kijken of je huidige inrichting nóg beter kan.

Je eerste magazijn inrichten, waar begin je?

Een belangrijke vraag om eerst mee te beginnen: waarom wil je eigenlijk een magazijn? Het is vanzelfsprekend dat je ruimte nodig hebt om producten op te slaan, maar de kern ligt dieper.

Met je magazijn maak je de beloftes die je op je webshop maakt waar. Je magazijn zorgt ervoor dat je het juiste product, op het juiste moment, naar de juiste klant kan versturen.

Een goede magazijninrichting is de belangrijkste basis: producten hebben een eigen plek, waardoor iedereen ze weet te vinden. Er is genoeg ruimte, dus niemand loopt elkaar in de weg. De paktafels zijn schoon en overzichtelijk, waardoor pakketjes netjes worden ingepakt. Samen zorgt dit ervoor dat de bestellingen goed de deur uit gaan, naar de juiste–én daardoor tevreden–klant.

9 tips voor een optimale magazijninrichting

Door de jaren heen hebben we veel verschillende magazijnen van binnen gezien, met geniale zelfbedachte oplossingen en manieren die gewoon goed werken, waardoor je ze bij iedereen ziet. Daar hebben we 9 tips van gemaakt. Je leest ze hier!

1. Maak een lijst van alle onderdelen (ontvangst, opslag, verzending)

Wist je dat je maar 25% van de ruimte kan gebruiken om stellingen neer te zetten? Dat lijkt weinig, maar het is belangrijk om alles wat in je magazijn gebeurt een vaste plek te geven, ook afvalstromen en rolcontainers voor vervoerders. Daardoor wordt je magazijn niet snel rommelig en is het niet lastig om spullen terug te vinden.

Zet eerst alle onderdelen in een lijst, die je vervolgens kunt gebruiken voor een vlekkenplan (zie volgende tip).

2. Van vlekkenplan tot nauwkeurige tekening

Een vlekkenplan is ideaal om het plan in je hoofd visueel te maken. Zo zie je of je écht aan alles gedacht hebt, of er genoeg beweegruimte is en of de flow tussen de onderdelen goed voelt.

Met een vlekkenplan kan je snel verschillende situaties schetsen, voordat je aan een nauwkeurige tekening begint. Extra tips:

• Met een aparte in- en uitgang is het makkelijker om inkomende en uitgaande producten fysiek van elkaar te scheiden. Kan dat niet in jouw ruimte? Maak dan een duidelijke scheiding bij de deur, zodat de producten niet door elkaar gehaald worden (ook niet door vervoerders).
• Geef paktafels een centrale plek. Hierdoor bereik je alle locaties snel en loop je minder meters.
• De meeste webshops verdienen 80% van hun geld met 20% van hun producten. Leg je hardlopers dus dicht bij de paktafel.
• Zorg voor genoeg bewegingsruimte in gangpaden, rondom paktafels en bij de ontvangst. Hierdoor loop je elkaar niet in de weg.

3. Paktafel proefopstelling

Maak een paktafel proefopstelling met alle tools die je nodig hebt, een voorraad verpakkingsmaterialen en een rolcontainer voor ingepakte pakketten.

Pak een aantal bestellingen in en test of je genoeg bewegingsvrijheid hebt, maar ook of je in deze opstelling de producten snel én schoon kan inpakken.

4. Andere behoeften voor nu en later

Bespreek met je collega’s welke behoeften er nog meer zijn, zoals verstelbare paktafels of ergonomische vloermatten. Denk groot! Misschien is een kleine fotostudio waar jullie zelf productfoto’s kunnen maken nu nog niet nodig, maar wel een ambitie voor volgend jaar. Dan is het fijn als je daar nu alvast rekening mee kan houden.

5. Magazijnmaterialen aanschaffen

Zeker als je net begonnen bent, zijn spullen om je magazijn mee in te richten waarschijnlijk een flinke investering. Schrijf alles wat je nodig hebt en rangschik de middelen op prioriteit, wat is nu belangrijk en wat kan later?

• Kijk eens naar partijen die tweedehands magazijninrichtingen verkopen.
• Een zelfgebouwde stelling of paktafel voldoet ook prima, zolang het materiaal degelijk is.
• Modulaire of uitbreidbare stellingen en tafels zijn handig als je assortiment of proces later verandert.
• (Dag)licht, een goed klimaat en bewegingsvrijheid maken een gezonde en fijne werkplek.
• Maak paktafels en picking containers niet te hoog. Door op heuphoogte of lager te werken vermijd je een geforceerde werkhouding.

6. Markeringen die het magazijn uitleggen

Iedereen die in het magazijn komt moet snappen hoe de ruimte werkt: collega’s, nieuwe medewerkers en zelfs vervoerders. Door duidelijk aan te geven wat waar hoort, legt het magazijn zichzelf uit en kan iedereen zelfstandig werken.

Markeringen kunnen zo simpel zijn als logo’s van vervoerders op rolcontainers, vlakken op de grond voor pallets of een outline op de muur voor de bezem. Zo neemt een pakketdienst niet per ongeluk verkeerde pakketten mee, worden pallets niet overal neergezet en worden tools na gebruik op de juiste plek teruggelegd.

7. Duidelijke bewegwijzeringen

Ook duidelijke bewegwijzeringen zijn essentieel om te zorgen dat iedereen zelfstandig kan werken.

• Door locatienummers te gebruiken zoek je producten op nummer in plaats van op uiterlijk. Zo is de lichtblauwe baggy jeans in maat 30 en stuk sneller gevonden dankzij nummer A.12.02.
• Zones in een letter of kleur zijn makkelijk te onthouden en geven een goede eerste richting.
• Geef elk gangpad een nummer en zorg dat het nummer ook zichtbaar is als je het pad inloopt.
• Toon overal het volledige locatienummer, want dat maakt het eenvoudiger om te checken of je op de juiste plek staat.

8. Veiligheid boven alles

Veiligheid gaat boven alles. Laat je magazijninrichting daarom controleren door een specialist, voordat je echt aan de slag gaat.

9. Evalueer en verbeter regelmatig

Een goed magazijn waar het rustig en opgeruimd is en waar iedereen zelfstandig werkt is iets waar je naartoe groeit. Door regelmatig te evalueren word je steeds beter en elimineer je fouten. Casper, co-founder van Picqer, zegt daarover:

Advies: geef verschillende flows de ruimte in je magazijn

Je magazijn is constant in beweging. De producten gaan je magazijn in en uit en daartussen komen ze langs allerlei plekken. Maar er komen vast ook spullen terug. Of misschien heb je in bepaalde periodes te maken met extra veel bestellingen en voorraad. Sta daarom nu alvast stil bij alle flows die in je magazijn kunnen gebeuren:

• Hoe gaat een product van begin tot eind door je magazijn?
• Wat gebeurt er als een product retour komt?
• Als mensen producten kunnen afhalen, wat is de flow dan?
• Hoe vang je pieken op, bijvoorbeeld tijdens Black Friday?
• Kan ik doorbouwen op deze inrichting?

Hierdoor zie je niet alleen of je magazijn de dagelijkse bewegingen aankan, maar ook of je ongewone situaties en pieken kan opvangen.

Eerst je magazijn optimaal inrichten, dan verder groeien

Je zult zien dat na een tijdje de flow in je magazijn fijn voelt. Er komt ruimte om na te denken over de volgende stap. Het klinkt misschien snel, maar juist als kleine webshop is het makkelijk om vroeg te beginnen met automatiseren. Je hebt nu de tijd om uit te zoeken wat voor jou werkt en er kan nog niet zoveel misgaan.

Met slimme magazijnsoftware zoals Picqer kan je makkelijker groeien en zware pieken opvangen. Je hebt overzicht over je hele magazijn in 1 systeem, je bent minder tijd kwijt per bestelling en fouten worden minimaal.

Ben je benieuwd hoe Picqer werkt voor jouw magazijn? Probeer het zelf met een gratis testaccount.