Elimineer de allesweter

We zeggen het vaak: elimineer de allesweter in je magazijn. Maar waarom zeggen we dit en wie is de allesweter eigenlijk?

In elk magazijn is er 1 persoon die alles weet en alles kan. Het is de persoon waar mensen als eerste naartoe gaan als ze iets willen weten. Misschien ben jij dit zelf, misschien is het je collega die al jaren in het magazijn werkt.

Waar liggen de verpakkingen voor breekbare producten? Hoe werkt de labelprinter? Waar zet ik de pakketten voor de fietskoerier neer? Hoe vul ik een douaneformulier in? Het proces vertraagt direct wanneer iemand iets niet weet. Gelukkig is daar de allesweter. Je kunt niet zonder hem of haar.

En dat is precies het probleem. Het werk gaat niet alleen langzamer en moeilijker, er worden ook meer fouten gemaakt. Hierdoor voelt het magazijn constant onrustig aan. En als de allesweter op vakantie gaat of ziek is, of als je webshop groeit en je snel nieuw personeel moet inwerken, is het niet handig dat belangrijke informatie alleen in het hoofd van de allesweter zit.

Daarom zeggen wij "elimineer de allesweter". Zorg dat iedereen weet hoe processen gaan, hoe tools werken en waar alles ligt. Hoe simpeler je het maakt, hoe zelfstandiger iedereen kan werken. 4 tips:

• Processen en tools (zowel hardware als software) moeten simpel zijn
• Zet elk proces op papier en hang ze op, zodat iedereen kan zien wat de stappen en verantwoordelijkheden zijn
• Iedereen heeft dezelfde kennis, er zijn geen uitzonderingen
• Breng bij veranderingen iedereen op de hoogte

Op deze manier loopt je magazijn soepel en heerst er rust, want iedereen kan zelfstandig werken. Drukke momenten of een personeelstekort kunnen flexibel opgevangen worden door andere mensen. Dat een collega van de klantenservice of het marketingteam een ochtend bijspringt is niet alleen handig en gezellig, het geeft hen ook een goed beeld van de werkzaamheden in het magazijn.

Misschien klinkt dit voor de allesweter zelf nog niet als een goed idee. Maar wanneer er minder eenvoudige en onnodige vragen worden gesteld, is er meer ruimte om de waardevolle kennis in te zetten op andere plekken. Bijvoorbeeld voor het maken van een goede inwerk-checklist of het in kaart brengen van een verbeterproces voor het hele magazijn.

Zo ga je van 1 allesweter naar een sterk team waar iedereen alles weet.