Optimaliseer je voorraad met gericht inkopen

Om je webshop winstgevend en schaalbaar te maken, is het essentieel om je voorraad op een gezond niveau te houden. Teveel voorraad is namelijk slecht voor de cashflow en te weinig voorraad zorgt ervoor dat je niet het volledige omzet potentieel kan behalen.

Om de juiste balans te vinden in je voorraadstanden is het belangrijk dat je weet hoe je gericht kan inkopen. Hoe je dit doet en waar je op kan letten, behandelen we in dit blog.

Voorkom te lage voorraad en ‘nee’ verkopen

Er kan veel vraag zijn naar een product in je aanbod, maar als het product regelmatig op uitverkocht staat, dan mis je een verkoop en kans op een vaste klant. Dit kan op de lange termijn veel geld kosten.

Een aantal redenen waarom een product niet op voorraad is:

• De voorraadstanden in je administratie kloppen niet met de werkelijkheid;
• Er wordt te weinig ingekocht;
• Veel handmatige handelingen zoals het analyseren van inkoop data vertragen de processen;
• Een verkeerde inschatting van levertijden;
• Seizoens- en trend invloeden worden niet meegerekend.

Komt het bij jou regelmatig voor dat een product uitverkocht is? Zoom in op bovenstaande onderdelen om een ‘nee’ verkoop in de toekomst te voorkomen.

Zorg voor niet te veel voorraad

Het andere uiterste is dat je van elk product te veel inkoopt. Dit vergroot het risico op de lange termijn met voorraad te blijven zitten. Te veel voorraad zorgt voor een negatieve cashflow, wat ten koste gaat van de groei. Ook heb je veel meer ruimte in je magazijn nodig om alles op te slaan.

Om de ideale voorraad per product te weten, is het slim om een analyse op productniveau uit te voeren. Hierbij spelen de volgende onderdelen een rol:

• De gemiddelde voorraadwaarde van een product. Bereken deze over een lange periode (bijvoorbeeld de laatste 3 maanden) en vergelijk het met de omzet van het product.
• De kosten om voorraad te houden. Denk aan de opslagruimte, rente, het risico, etc.
• De omloopsnelheid van je voorraad. Dit is de gemiddelde tijdsduur hoe lang voorraden in het magazijn zijn opgeslagen. De omlooptijd van de voorraad bereken je door de voorraden te delen door de kostprijs van de omzet, en dat getal vervolgens met 365 dagen te vermenigvuldigen. Voorbeeld berekening: (300 producten / € 9.900 kostprijs van de omzet) * 365 dagen = 11,06 dagen omlooptijd
• De levertijd van je leverancier. Hoe sneller je leverancier kan leveren, hoe lagere omloopsnelheid je kan hanteren.

Als je bovenstaande onderdelen inzichtelijk hebt, kan je per product bepalen wat de optimale bestelhoeveelheid en frequentie is. Een te hoge inkoop frequentie is niet aan te raden, omdat je dan vaker dezelfde handelingen moet uitvoeren. Denk aan het ontvangen van de inkoop en het bestelklaar maken. Probeer hier een ideale balans in te vinden.

Dode voorraad

We spreken over dode voorraad als producten lang in het magazijn liggen en waarschijnlijk niet meer verkocht worden. Dit kan ontstaan als er simpelweg te veel is ingekocht. Maar ook trends veranderen en een product kan opeens niet meer zo populair zijn.

Dode voorraad neemt waardevolle ruimte in beslag en daarom is het goed om regelmatig het magazijn op te schonen. Omdat voorkomen beter is dan genezen, kan je kritischer kijken naar de hoeveelheid die je inkoopt. Voer trend analyses uit voordat je inkoopt en ga in gesprek met je leverancier om de minimale bestelhoeveelheid omlaag te brengen.

Zoom in op hardlopers

Met de producten die je het meest verkoopt kan je de meeste impact maken. Omdat je er meer van verkoopt en dus ook inkoopt, heb je meer data om te analyseren en slimme keuzes te maken. Om de hardlopers inzichtelijk te krijgen, kan je een ABC-analyse uitvoeren.

Deel je producten in in categorieën:

• Categorie A staat voor de 5% meest bestelde producten;
• in categorie B komt de 15% daarna;
• en categorie C komt de overige 80%.

Besteed tijdens je uitgebreide analyses eerst de aandacht aan producten in categorie A. Heb je dit goed inzichtelijk? Dan ga je naar categorie B en vervolgens C. Voorkom van producten in categorie A dat je te weinig voorraad hebt en let bij producten categorie C erop dat je vooral niet te veel inkoopt.

Verbeter de samenwerking met je leveranciers

Bij het inkoopproces ben je voor een groot deel afhankelijk van je leveranciers. Een goede samenwerking waarbij je op elkaar kan bouwen is hierin essentieel. Zorg daarom dat je goed contact hebt met je leveranciers en verwachtingen van elkaar duidelijk zijn.

Je kan ook de prestaties van je leveranciers in kaart brengen. Wat is de leverbetrouwbaarheid? Wat zijn de gemiddelde levertijden? Wat zijn de minimale bestelhoeveelheden? Zulke belangrijke onderdelen kan je analyseren en vergelijken met andere leveranciers.

Eventueel kun je het gesprek aan gaan als je denkt dat het beter kan. Of juist beslissen om bepaalde producten bij een andere leverancier te bestellen.

Automatiseer de inkoop met tools

Je kan bovenstaande factoren eens in de zoveel tijd handmatig analyseren, maar het is efficiënter om software te gebruiken. Met het inkoopadvies in Picqer automatiseer je deze processen. Daarnaast hebben we een koppeling met Optiply waarmee je nog geavanceerder je inkoop kan uitvoeren.

Bekijk ook eens met je team wie verantwoordelijk is voor specifieke onderdelen en ga aan de slag met het optimaliseren van je voorraad door middel van gericht inkopen.