Exact Online koppelen
Facturatie is geen core-onderdeel van Picqer. We raden aan om facturen van bestellingen direct door je webshop te laten maken. Lees meer...
Picqer kan zelf geen facturen maken, maar je kunt wel koppelen met externe facturatiepakketten. Hier lees je hoe je Picqer koppelt met Exact Online.
Goed om te weten
- De koppeling is bedoeld om bestellingen die je direct in Picqer aanmaakt te factureren. Voor bestellingen vanuit je shop raden we je aan om Exact direct aan je shop te koppelen. Zo voorkomen we afrondingsverschillen en worden alle betaalmethodes direct correct geboekt.
- Exact Online ondersteund productcodes tot 35 tekens. Houd je productcodes kort om fouten te voorkomen.
- Een Exact Online administratie kan niet aan meerdere Picqer accounts gekoppeld worden.
Factuuraanbieder en profielen
In Picqer kan je meerdere keren koppelen met facturatiesystemen. Zo kan je bijvoorbeeld koppelen met zowel Moneybird als Exact, of bijvoorbeeld twee verschillende Moneybird accounts koppelen. Elk account dat je koppelt, noemen we een factuuraanbieder.
Per factuuraanbieder kan je meerdere profielen hebben. Per profiel kan je voorkeuren opgeven, zoals de rubriek waarin de omzet geboekt moet worden.
Per bestelling en picklijst kan je kiezen via welk profiel van welke factuuraanbieder gefactureerd moet worden.
Exact Online koppelen
Koppel een nieuwe factuuraanbieder. Kies hier voor Exact Online. Hier geef je zelf de naam voor deze koppeling en kies je de factuuraanbieder Exact en klik je op Opslaan.
In de volgende stap geef je het land op waar je je Exact Online pakket afneemt. Dit hebben we nodig om met de juiste versie van Exact verbinding te maken. Log je normaal in op start.exactonline.nl dan kies je Nederland, log je in op start.exactonline.be dan kies je België.
Hierna wordt je doorgestuurd naar het inlogscherm van Exact Online. Dit scherm kan afwijken van je normale inlogscherm. Je logt hier in met je Exact Online gegevens, waardoor je Picqer toestemming geeft om wijzigingen aan te brengen in je administratie.
Na het inloggen wordt je teruggestuurd naar Picqer. Je komt terug bij Picqer op het scherm ‘Koppel aan jouw account’. Hier vul je het subdomein van jouw Picqer account in. Als je normaal inlogt op ’https://mijndemo.picqer.com’ vul je ‘mijndemo’ in en kies je voor Log in.
Voeg nu je eerste factuurprofiel toe door voor Factuurprofiel toevoegen te kiezen. Geef het profiel een naam en kies de opties op basis van je eigen voorkeuren. Let er op dat je bij Journal de juiste administratie kiest, indien er meerdere zijn. Zodra je het profiel opslaat is de koppeling gereed voor gebruik.
Welke gegevens worden gecommuniceerd?
Picqer probeert zoveel mogelijk beschikbare gegevens door te geven aan Exact Online. Let er op dat Picqer niet alle gegevens heeft die in Exact aan een klant of product kunnen worden gekoppeld. Extra gegevens kunnen in Exact worden aangevuld.
Klanten
Wanneer je een factuur aanmaakt vanuit Picqer, zoekt Picqer op basis van de naam en de plaats van het factuuradres of deze klant al in Exact bestaat. Zo voorkomen we dubbele klanten in Exact.
Bestaat de klant nog niet, dan maakt Picqer een nieuwe klant aan, waarbij de volgende gegevens worden meegenomen:
- Naam
- Contactpersoon
- Adres, Postcode, Plaats, Land
- Taal
- BTW nummer
- Grootboekrekening
- E-mailadres
Klanten worden na de eenmalige synchronisatie niet meer door Picqer gewijzigd. Wil je de klant aanpassen, dan doe je dit in Exact en optioneel in Picqer.
Artikelen
Voor elk product dat je factureert, zal Picqer controleren of er in Exact al een product bestaat waarbij de ‘Code’ overeenkomt met de productcode in Picqer. Bestaat deze al, dan zal Picqer dat product gebruiken.
Bestaat dat product nog niet, dan zal Picqer een nieuw artikel aanmaken in Exact. Daarbij worden de volgende gegevens meegenomen:
- Productcode
- Kostprijs
- Naam
- BTW groep
Voor elk product wordt bij het maken van de factuur de prijs, het aantal en de BTW groep ingevuld zoals het bij die specifieke bestelling hoort.
Mocht je facturen met korting sturen, dan maakt Picqer een ‘KORTING’ product aan in Exact. Dat product wordt gebruikt om de korting op de factuur te vermelden en daar wordt een negatief bedrag aan gekoppeld ter hoogte van de korting.
Facturen
Aan elke factuur die je aanmaakt wordt de klant en de artikelen gekoppeld, zoals hierboven omschreven. Daarbij zal Picqer bij de factuur meesturen:
- Referentie (bestaande uit ordernummer, picklijstnummer en order referentie)
Facturen worden direct als verkoopfacturen in Exact aangemaakt.
