Inkoopbestelling maken
Met behulp van onze inkooptools plaats je direct inkoopbestellingen bij je leverancier. Door je inkoopbestellingen via Picqer te doen, weet je zeker dat je voorraad altijd up-to-date is. Ook hoef je niet meer handmatig of met een ander (extra) programma je inkoopbestellingen bij te houden.
Via het tabblad ‘Inkoopbestellingen’ aan de linkerkant, krijg je inzicht in alle inkoopbestellingen, bestelde producten en het inkoopadvies. Door het inkoopadvies te gebruiken, maak je inkoopbestellingen aan, die automatisch gevuld worden met producten. Uiteraard kan je ook handmatig je inkoopbestelling aanmaken.
De inkoopbestellingen zijn te selecteren op status. Rechtsboven klik je op ‘Alle statussen’. In het drop down menu geef je aan om alleen de inkoopbestellingen met de status nieuw, definitief, gesloten of geannuleerd te zien.
Inkoopbestelling aanmaken
Voor een nieuwe inkoopbestelling ga je naar ‘Nieuwe inkoopbestelling’. Je komt in onderstaand scherm terecht. Vul de velden in. Als je vooraf weet wanneer de inkoopbestelling geleverd wordt, vul dan de verwachte leverdatum in. Laat je dit veld leeg, dan gebruikt Picqer de verwachte leverdatum op basis van de product levertijden. Hierover lees je later meer.
Klik na het invullen van de velden op ‘Opslaan’.
Producten toevoegen
Je hebt de inkoopbestelling nu aangemaakt. De status van de bestelling staat op nieuw. Selecteer het product dat je wilt inkopen. Vul daarna het aantal in. De totaalprijs van je inkoopbestelling verandert automatisch mee.
Als alle producten zijn toegevoegd, klik je op ‘Opslaan’. Als je het aantal verandert zonder de wijziging op te slaan vóór je de inkoopbestelling definitief maakt, gebruikt Picqer automatisch '1' product. Rechtsboven klik je op ‘Definitief maken’. Daarmee rond je de inkoopbestelling af.
Een foutieve inkoopbestelling annuleer je bij het tabblad ‘Annuleer’. De annulering kan je niet meer terugdraaien. Als je dus een inkoopbestelling onterecht geannuleerd hebt, moet je een nieuwe inkoopbestelling aanmaken.
De inkoopbestelling bewerk je, wanneer je klikt op het tabblad 'Bewerk'. Je komt dan in de eerste fase van de inkoopbestelling, waarbij je onder andere de leverancier, het magazijn of de verwachte leverdatum aanpast. De status van de bestelling is veranderd naar definitief. Op het moment dat een inkoopbestelling definitief is, kan je de producten en de aantallen niet meer wijzigen.
Ook kan je de inkoopbestelling exporteren naar een Excel bestand of een PDF. Dit is mogelijk via het tabblad 'Exporteer'. Daarnaast is het mogelijk een inruimlijst PDF te maken. Op de inruimlijst staat hoeveel producten je verwacht (wat er besteld is) en waar je de producten bij ontvangst wegzet in het magazijn. Dit document gebruik je dus intern.
Verwachte leverdatum per product
Bij het aanmaken van een inkoopbestelling is het mogelijk op productniveau en/of voor de volledige bestelling een verwachte leverdatum mee te geven. Hiervoor gebruik je de knop ‘Specificeer leverdatum’. Deze knop verschijnt wanneer je met je muis naast de naam van je product staat. Vul je alleen leverdata op productniveau in, dan verschijnt de eerste leverdatum als “Volgende leverdatum” bij de bestelling. Zo houd je makkelijk bij of een inkoopbestelling op tijd binnenkomt.
Ontvangst registreren
Zodra je de inkoopbestelling hebt ontvangen, registreer je de ontvangst. Ga hiervoor naar de betreffende inkoopbestelling (via het tabblad ‘Inkoopbestellingen’ aan de linkerkant) en klik rechtsboven op ‘Ontvangst registreren’. Vul vervolgens in hoeveel producten er daadwerkelijk binnen zijn gekomen.
Per inkoopbestelling is het mogelijk meerdere ontvangsten te registreren; bijvoorbeeld wanneer op de producten verschillende levertijden zitten. Zo lang de inkoopbestelling de status ‘definitief’ heeft, kan je ontvangsten registreren.
Zijn alle producten geleverd? Dan kan je na het registreren van de ontvangst direct je backorders verwerken door op 'Verwerk backorders' te klikken. Deze knop is zichtbaar in de groene balk onder het hoofd van de inkoopbestelling.
Vervolgens kan je de inkoopbestelling afsluiten, door te klikken op ‘Inkoopbestelling sluiten’. De status verandert naar gesloten. Een gesloten inkoopbestelling kan je ook exporteren naar een inruimlijst PDF, inkoopbestelling PDF of inkoopbestelling Excel.
Bestelde producten
Open je het ‘Inkoopbestellingen’ tabblad bovenin, dan zie je rechts een knop met ‘Bestelde producten'. Producten die besteld zijn, zet Picqer in de bestelde producten lijst. In dit overzicht staan alle producten van inkoopbestellingen die als status 'definitief' hebben. Zodra je een inkoopbestelling afsluit, verdwijnen de producten van deze lijst.
