Effectief orderpicken

Om een bestelling naar je klant te versturen moet deze eerst verzameld worden. Dit doe je door te "orderpicken". Hierbij pakt je magazijnmedewerker de artikelen van de bestelling uit het magazijn en maakt ze gereed voor verzending.

De eenvoudigste manier van orderpicken is om dit te doen per bestelling. Je pakt de oudste bestelling, loopt door het magazijn om de producten te pakken, doet ze in de doos, plakt er een verzendlabel op en klaar. Het voordeel is dat er weinig fout kan gaan. Maar het is niet de meest effectieve manier en kan je veel tijd kosten. Met onderstaande handvatten kan jij aan de slag met effectief orderpicken.

Efficiënte magazijnindeling

Een order picker loopt gemiddeld 60 tot 80% van zijn werkdag. Het is dus waardevol om de looptijd te beperken. Dit kan je doen met een efficiënte magazijnindeling. Denk hierbij aan:

• De paktafels staan op een centrale plek zodat je snel alle locaties in je magazijn bereikt
• De producten die je het meest verkoopt liggen dicht bij de paktafel
• Er zijn duidelijke locatie markeringen aanwezig, zodat je producten eenvoudig vindt

In ons kennisartikel 'Een efficiënte magazijnindeling' vind je nog meer tips voor een efficiënte magazijnindeling.

Pick meerdere bestellingen in 1 keer

Wanneer je veel bestellingen per dag verwerkt is het slim om met batches te werken. Met batch-picking verzamel je in 1 ronde de producten voor meerdere bestellingen tegelijkertijd. Hoe groter je magazijn en hoe kleiner de producten, des te meer voordeel je hebt van batch-picking.

Batch-picking

Om te kunnen batchpicken begin je met de keuze hoeveel bestellingen je in 1 keer kan meenemen. Vaak ligt dit tussen de 6 en 24, afhankelijk van hoeveel bestellingen je in 1 keer kan meenemen. Zorg daarnaast dat je een software hebt die je 1 lijst kan geven met alle producten van deze bestellingen op volgorde van magazijnlocaties. In Picqer kan je eenvoudig een batch aanmaken in de batch wizard. In ons helpartikel lees je hoe je een batch maakt.

Houd de bestellingen gescheiden tijdens het lopen van een batch. Het kost te veel tijd om achteraf alle verzamelde producten weer uit te moeten zoeken, dus zorg voor een aparte bak voor elk van de bestellingen. Bij de paktafel kan je daardoor eenvoudig per bestelling de producten inpakken en versturen. Als alle bestellingen uit de batch verzendklaar zijn zet je ze apart en begin je aan een nieuwe batch.

Singles batches

Van alle bestellingen die Picqer verwerkt hebben tussen de 60% en 70% maar 1 bestelregel. Daarom heeft Picqer een werkwijze geïntroduceerd om deze bestellingen extra snel te verwerken: singles batches. Hiermee verzamel je in 1 keer alle bestellingen met maar 1 productregel. Als je met deze batch bij je paktafel komt en willekeurig een product scant, geeft Picqer je direct de bestelling waar dat product bij hoort en wordt het verzendlabel geprint.

Zelfstandig werken

Zelfstandig kunnen werken is 1 van de sleutelelementen van een goedlopend magazijn. Je kan hierdoor harder groeien, er worden minder fouten gemaakt en het zorgt voor minder frustratie bij je magazijnmedewerkers. Om te zorgen dat iedereen zelfstandig kan werken moet iedereen weten wat de bedoeling is en wat alle stappen in de processen zijn. Dit doe je als volgt:

• Standaardiseer processen
  Spreek standaard processen af. Het picken, inpakken en versturen van een bestelling is het makkelijkste proces om op te schrijven en dus een goede plek om te beginnen. Je gaat merken dat zodra je het opschrijft er best veel kennis nodig is om een bestelling goed te versturen. Door de stappen op te schrijven en te standaardiseren kan je nieuwe medewerkers sneller op gang helpen. Ook helpt het om te zorgen dat het huidige team op dezelfde manier werkt.
• Elimineer uitzonderingen
  Door minder uitzonderingen worden je processen kleiner en dus makkelijker te begrijpen en te onthouden, wat zorgt voor minder fouten. Ook maken uitzonderingen het gehele proces vaak langzamer. Maak dus alleen uitzonderingen als je daarmee zeker weet dat het gehele proces beter of sneller wordt. Lees meer over hoe je uitzonderingen kan elimineren in onze blog.
• Elimineer de alles-weter
  Als er 1 of enkele mensen in het magazijn zijn die alles weten dan zie je dat iedereen voor vragen naar deze persoon toe gaat. En dat is een probleem, want wat doe je als deze persoon ziek is of op vakantie gaat? Zorg dan ook dat iedereen in het magazijn weet hoe de processen gaan, hoe tools werken en waar alles te vinden is. Dit doe je onder andere door je processen te standaardiseren en ze uitgeprint op te hangen in je magazijn.

Voorkom fouten met een barcodescanner

Het maken van fouten in een e-commerce magazijn is extreem kostbaar. Dit kan je zien als je terugrekent hoeveel bestellingen je goed moet doen om de kosten van 1 verkeerde bestelling op te lossen.

Stel je stuurt de klant het verkeerde product op. Een paar schaatsen ter waarde van 150 euro heb je in het blauw opgestuurd maar de klant had zwart besteld. Laten we kijken wat het kost om zo’n fout te herstellen:

• Je klant belt met de klantenservice. Het kost 15 minuten om sorry te zeggen, uit te zoeken wat er verkeerd is gegaan en om een goede oplossing af te spreken.
• De klantenservice medewerker is nog 5 minuten bezig om de fout te verwerken in het systeem en te zorgen dat de klant het goede product alsnog krijgt. In totaal dus 20 minuten klantenservice, a 35 euro per uur is 11,67 euro exclusief BTW.
• De klant verstuurd het verkeerde paar retour. Verzendkosten: 5 euro.
• Het verwerken van het geretourneerde product is een tijdrovende klus in het magazijn, dit duurt vaak langer dan het versturen van een bestelling. We gaan uit van 6 minuten, kosten: 3,50 euro.
• We sturen nu het goede product op naar de klant, verzendkosten 5 euro. Ook hebben we hier nog een keer handling van in het magazijn a 2 euro, en nog een keer verpakkingsmateriaal a 1,50 euro

In totaal hebben we nu 28,67 euro exclusief BTW extra uitgegeven voor het oplossen van deze fout. Los van eventuele negatieve gevolgen zoals een negatieve review of verminderde mond-tot-mond reclame.

Stel we hebben een nettomarge van 5% (na aftrek van marketingkosten, inkoopkosten, verwerken reguliere retouren, etcetera). We verdienen dan aan een goed geleverde bestelling van schaatsen 6,20 euro exclusief BTW. We moeten nu dus weer 4,6 bestellingen goed afleveren om deze fout financieel gezien te herstellen.

En dit is dan nog met een product met hoge waarde van 150 euro. Als je bij een bestelling van 50 euro een fout maakt heb je veel meer goed geleverde bestellingen nodig om de fout te herstellen.

Gebruik barcodescanners
Om te zorgen voor minder fouten tijdens het orderpicken kan je barcodescanners introduceren. Met een barcodescanner scan je van ieder product de barcode tijdens het orderpicken. Software zoals Picqer geeft dan direct aan of je het juiste of foute product gepickt hebt.

Het scannen van barcodes duurt maximaal 5 seconden per gemiddelde bestelling en geeft vele voordelen:

• Je weet direct of je het juiste of een fout product gepickt hebt. Zo stuur je geen verkeerde producten op, waardoor je klanten tevreden blijven. Dit zorgt voor betere reviews en een grotere kans op herhaalaankopen van je klanten.
• Je voorraad is altijd correct. Wanneer je te veel of een fout product naar klanten verstuurd, klopt je voorraad niet meer. Het ene product heb je minder op voorraad dan je denkt en van het andere product heb je juist weer meer. Dit kan voor onaangename verrassingen zorgen op een later moment. Door producten te scannen voor je ze verstuurt weet je zeker dat het juiste product wordt afgeboekt en blijft je voorraad kloppend.

Veel producten hebben een barcode. Deze barcode kan je in je software koppelen Voorkom dat je een verkeerd product naar je klant stuurt door barcodes van producten te scannen. Software zoals Picqer geeft dan aan of je het juiste of verkeerde product gepickt hebt. Dit is 1 van de goedkoopste manieren om fouten te verminderen.

Ga zelf aan de slag

Met de tips uit dit artikel kan je het picken van bestellingen nog effiënter maken. Wil je daarnaast ook je magazijn optimaliseren? Download dan ons boek 'Zo mag je magazijn er zijn' voor nog meer praktische tips.

Een goede magazijnsoftware kan je ook helpen om zo effectief mogelijk bestellingen te picken. Picqer helpt je bijvoorbeeld door automatisch slimme looproutes aan te maken en met het creëren van batches. Lees hoe Picqer je helpt bestellingen 5x sneller te verwerken.