Run een efficiënt magazijn: minder uitzonderingen, meer flow
Een goed ingericht magazijn is één ding. Elke dag soepel draaien is een tweede.
Een flinke inkoopbestelling die binnenkomt, een retourstroom die je niet had voorzien, of de persoon die alles weet is ziek. Je loopt gelijk een uur achter.
In de praktijk is het probleem niet de levering, het geretourneerde product, of je collega. Het probleem is dat je magazijn goede processen mist, waardoor het niet lukt om in een fijne flow te komen met elkaar.
Wat ons vaak opvalt in goed lopende magazijnen is dat medewerkers ontspannen zijn. Je ziet dat hun werk routine is. Iedereen beschikt over de juiste kennis en tools om het werk goed te doen.
Dit artikel gaat over hoe je efficiënt je magazijn runt, zodat ook jouw team soepel gaat draaien. We helpen honderden webshops met magazijnsoftware, en we zien dagelijks wat werkt en wat niet. Deze drie tips maken het grootste verschil.
1. Magazijnprocessen vastleggen: haal kennis uit hoofden
Haal kennis uit het hoofd en zet het op papier. Met standaard processen weet iedereen wat er moet gebeuren. En iedereen werkt op dezelfde manier.
Procesbeschrijvingen zijn niet alleen nuttig om beter samen te werken met je team, het is ook een test voor het proces zelf. Door het op te schrijven dwing je jezelf na te denken over hoe je wilt dat dingen gaan. Misschien ontdek je dingen die onduidelijk zijn of eigenlijk niet in het proces horen. En hou er rekening mee: als het lastig uit te leggen is, is het waarschijnlijk ook lastig uit te voeren.
Een procesbeschrijving hoeft geen uitgebreid document te zijn. Het is gewoon een overzicht van alle stappen en wie verantwoordelijk is, is voldoende. Schrijf alle stappen op, print ze uit en hang ze bij de plek waar het proces uitgevoerd wordt.
Begin met de moeilijkere processen die nu nog in 1 hoofd zitten. Het ontvangen van een inkoopbestelling, het verwerken van een retour, hoe een nieuwe medewerker de eerste dag begint. Want dat zijn de plekken waar de afhankelijkheid nu nog het grootst is, en waar 1 zieke collega je al een uur achter kan zetten.
Laat je inspireren door dit voorbeeld voor het verwerken van een inkoopbestelling.
2. Uitzonderingen in je magazijn verminderen
Elke uitzondering in je magazijn is een extra kans op een fout. Een andere verzendmethode voor een bestelling boven een bepaald bedrag. Een andere manier van inpakken voor een order uit een tweede webshop. Een retourflow die net even anders gaat bij een ruiling.
Uitzonderingen voelen als klantvriendelijkheid. Maar door uitzonderingen kun je niet meer op de automatische piloot werken. Je wordt uit je focus gehaald.
Dat betekent niet dat je nooit iets extra's voor je klant mag doen. Het is belangrijk dat je bewuste keuzes maakt: doe je iets, maak er dan een standaardproces van. Doe je het niet, doe het dan ook nooit. Duidelijk en consequent zijn is beter dan maximaal flexibel zijn.
Drie voorbeeldsituaties om kritisch naar te kijken:
- Afhalen bij je magazijn. Kan iemand pinnen? Kunnen ze ook ruilen? Als het 5 keer per maand voorkomt, is het waarschijnlijk de moeite niet waard.
- Palletzendingen. Komt een grote zending maar 2 keer per jaar voor? Dan is het goedkoper deze in meerdere dozen te versturen dan een palletzending.
- Verschillende verpakkingen. Hoe meer verschillende formaten verpakkingen, hoe meer keuzes je moet maken. En vergeet de opslagruimte niet.
3. Collega's buiten het magazijn laten meelopen
Iedereen die soms in het magazijn werkt, ook collega's van marketing of klantenservice, moet weten hoe processen werken. Niet als verplichting, maar als investering.
Dat heeft twee voordelen. Ten eerste geeft het deze collega's feeling bij de operatie, wat hun eigen werk beter maakt. Als collega's van de klantenservice weten hoe een retour verwerkt wordt, kunnen ze klanten beter helpen. Ten tweede creëer je een flexibele schil: bij ziekte of drukte kan iemand makkelijk bijspringen, zonder dat je alles hoeft uit te leggen.
Plan bijvoorbeeld 1 keer per kwartaal een roulatie van een halve dag. Dit werkt alleen als de processen simpel en duidelijk genoeg zijn voor iemand die ze niet dagelijks uitvoert, wat meteen een goede toets is voor de kwaliteit van je procesbeschrijvingen uit tip 1.
Aan de slag
Hopelijk hebben deze 3 tips je inspiratie gegeven. Je hoeft het niet in 1 keer op orde te hebben, het belangrijkst is dat je begint.
Begin bij het uitschrijven van 1 proces. Het ontvangen van een inkoopbestelling is een goede keuze: het is concreet, het staat zelden op papier, en de afhankelijkheid is groot. Test of iemand het kan uitvoeren op basis van jouw beschrijving.
Als je dit regelmatig doet, heb je over een paar maanden een magazijn dat draait in een lekkere flow.
