Kijk mee in het magazijn van HappyFarmer in Oirschot

We rijden langs weilanden en boerenerven naar HappyFarmer in Oirschot. Een toepasselijke route voor een bezoek aan een bedrijf dat levert aan de agrarische sector. Het magazijn en kantoor zijn gevestigd in een voormalige varkensstal, omgebouwd tot een fijne werkplek.

Thomas ontvangt ons in het magazijn. Het ligt er vol met onderdelen voor melkstallen en melkrobots, van kleine klemmetjes tot grote machine-onderdelen. In het 500m² grote magazijn liggen zo'n 2.000 producten op voorraad, van de 5.000 in de webshop. Hiermee helpen ze boeren over de hele wereld hun operatie draaiende te houden.

Hard gegroeid, met nauwelijks extra mensen

HappyFarmer groeide het afgelopen jaar met 40%. Met slechts twee nieuwe collega's. Thomas vertelt: “Onze groei komt vooral van marketing en die kunnen we redelijk controleren. We kunnen onze marketing uitbreiden in bepaalde landen en als we kunnen groeien, dan doen we het. Maar zodra we merken dat het begint vast te lopen, dan moet er eerst een optimalisatieslag gedaan worden om vervolgens weer verder te kunnen groeien.”

Van chaos naar rust in het magazijn

Het was niet altijd zo soepel. Orders kwamen binnen via Shopify, werden doorgezet naar het ERP-systeem, handmatig gecontroleerd, uitgeprint als picklijst en naar het magazijn gebracht. Producten hadden geen vaste locatie. Ze stonden op volgorde van SKU en voor wie het magazijn niet kende was het een zoektocht.

“Je moest echt weten wat het product was. Je kon niet zomaar iemand neerzetten en zeggen: ga maar orders picken. Dat werd meteen chaos.”

Die chaos kwam er ook. Op een dag lagen er 50 picklijsten en liep iedereen door elkaar heen. Thomas was nog maar net begonnen en zag al snel: dit moet anders. Hij heeft het team bij elkaar geroepen en samen hebben ze besloten op zoek te gaan naar een WMS. Diezelfde middag belde Thomas Picqer en een paar dagen later volgde de onboarding.

In twee maanden hebben ze een goede basis neergezet: locaties aanmaken, alle voorraad tellen, alles op de juiste plek inboeken. Toen dat klaar was zijn ze op een maandagochtend fris begonnen met Picqer als nieuw systeem in het magazijn.

Hoe het nu gaat

Bestellingen worden automatisch van Shopify naar Picqer doorgezet. De picklijst wordt geprint en de producten worden aan de hand van het locatienummer gepickt. Alle producten worden gelijk gescand, om fouten te voorkomen. Daarna rolt het verzendlabel automatisch uit de printer en wordt de zending via Sendcloud aangemeld. De factuur gaat via Moneybird. Iedereen in het magazijn weet wat er moet gebeuren.

“Er heerst nu een complete rust in het magazijn. Er is overzicht: iedereen weet waar iets gepickt moet worden en wat ermee moet gebeuren.”

Het verschil is goed te merken. Waar 50 picklijsten op een dag eerder nog chaos betekenden, verwerkte het team laatst 60 picklijsten in een ochtend, zonder stress.

Wat Thomas zelf bouwt op de Picqer API

Picqer is een solide basis voor de operatie van HappyFarmer. Daarnaast bouwt Thomas zelf verder op de Picqer API. De eerste stap waren dashboards in het magazijn: hoeveel er gepickt moet worden, hoeveel er al klaar is, hoeveel er gecontroleerd moet worden, hoeveel er op de pallet staat voor verzending, of er nog backorders zijn, of er producten geassembleerd moeten worden.

Daarna volgde een eigen inkoopsysteem. Na een aantal tegenvallende pogingen met externe tools besloot Thomas het zelf te bouwen.

“Als er iets bij een ander niet goed gaat, dan kan je daar klagen. En als iets bij jezelf niet goed gaat, dan moet je het zelf oplossen. Dat was de grootste drempel. Maar het bleek uiteindelijk zo goed te werken dat we besloten hebben: we gaan automatiseren wat we kunnen. Met de Picqer API creëren we meer inzicht dan wat we ooit van tevoren hadden.”

Advies aan andere webshops

We sluiten af met de vraag die we elke ondernemer in deze serie stellen: wat zou je adviseren aan een webshop die zijn dagelijkse magazijnoperatie beter wil krijgen?

Thomas hoeft niet lang na te denken: “Begin met Picqer. Je hebt een WMS nodig om overzicht te creëren, en overzicht geeft rust. Als je er eenmaal aan begonnen bent, kun je altijd nog kleine dingen erbovenop leggen en aanpassen, optimaliseren, automatiseren. Maar begin gewoon. Alles wat je vandaag kunt doen, hoef je morgen niet te doen.“