Ben jij klaar voor piekdrukte?

De laatste periode van 2024 is aangebroken. Een feestelijke, maar ook drukke periode. Deze periode brengt vaak extra logistieke uitdagingen en stress met zich mee. En dat is precies waar je nu niet op zit te wachten.

Onze wens voor jou is dat je altijd grip hebt op je magazijn. Óók tijdens piekdrukte. Daarom vind je hieronder tips om je magazijn goed voor te bereiden, zodat jij ook kan genieten van deze tijd!

Bereid je magazijn voor op piekdrukte

✓ Instructies op papier

Vertel je medewerkers van tevoren wat je van ze verwacht en waar ze misschien extra op moeten letten. Zijn dingen (tijdelijk) aangepast in het magazijn? Worden pakketjes feestelijk verpakt? Wat moet je doen als iets misgaat? Zet de instructies op papier en bespreek ze samen, maar hang ze ook op in het magazijn, zodat iedereen daar op terug kan vallen.

✓ Iedereen een eigen taak

Maak een taakverdeling: wie doet wat en bij wie kan je terecht voor hulp? Hoe duidelijker en specifieker de taak, hoe zelfstandiger iemand kan werken. Zeker de mensen die tijdelijk bijspringen. Deel de taakverdeling met iedereen, zodat het team weet dat ze op elkaar kunnen rekenen.

✓ Hulpkrachten inwerken

Komen je marketingcollega’s, familieleden of vrienden helpen? Leg van tevoren uit hoe het magazijn werkt en hang een plattegrond op een centrale plek. Het helpt ook om de fysieke locaties groot aan te duiden, bijvoorbeeld met A4’tjes, zodat ze snel hun weg vinden.

Gaan de hulpkrachten Picqer gebruiken? Het is altijd een goed idee om eerst even te oefenen met een testbestelling. Zo gaan ze vol vertrouwen echt aan de slag. Vergeet ook niet om van tevoren de inloggegevens te delen of accounts voor deze mensen aan te maken.

✓ Paktafel check

Controleer elke paktafel. Werkt alle hardware goed? Liggen de tools op hun plek? Moeten apparaten opgeladen worden? Zijn de printrollen in de labelprinters aangevuld? Heb je genoeg printpapier en inkt? Ligt er genoeg verpakkingsmateriaal en kan je dat makkelijk aanvullen? Richt als het nodig is ook tijdelijk extra paktafels in, zodat iedereen voldoende werkruimte heeft.

✓ Op tijd voorraad bestellen

Houd rekening met langere levertijden dan je gewend bent van je leveranciers. Zorg dus op tijd voor voldoende voorraad, maar ook voorraad van bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen.

✓ Voorraad synchronisatie in Picqer

Tijdens piekdrukte worden er vaak meer bestellingen geplaatst dan je gewend bent. Dan is het extra belangrijk dat de voorraad in je webshop en in Picqer gelijk loopt. Als je in een korte periode een flinke drukte verwacht, bijvoorbeeld zoals bij een flash sale, bekijk dan hier hoe je Picqer instelt. Heb je daar vragen over? Neem dan even contact met ons op.

✓ Back-up verzendpartij

Ook vervoerders hebben het enorm druk deze periode. Zorg daarom dat je een back-up regelt, zodat je met meerdere partijen kan verzenden. Houd ook rekening met eventuele aangepaste verzendtarieven.

✓ Hardlopers dicht bij paktafels

Verminder de looptijd van orderpickers door de hardlopers en de producten met korting dicht bij de paktafels te leggen. Vergeet de locaties niet aan te passen in Picqer, als je ze verplaatst.

✓ Werk vooruit

Veel werkzaamheden kan je alvast voorbereiden, zoals het vouwen van dozen of het schrijven van kaartjes. Verwacht je van 1 product veel bestellingen (van 1 stuk)? Pak dan een voorraad van dit product in verzenddozen in, dan hoef je later alleen nog maar verzendlabels te plakken. Leestip: bulkverwerking van een singles batch in Picqer.

✓ Voldoende loopruimte

Er lopen waarschijnlijk meer mensen dan normaal in je magazijn. Houd daarom de gangpaden vrij en zorg voor voldoende loopruimte, zodat je elkaar niet in de weg loopt.

✓ Spreid aanbiedingen over meerdere dagen

Wanneer je aanbiedingen spreidt, komen de bestellingen ook gespreid binnen. Hierdoor heb je meer rust om alles te verwerken en is de kans groter dat je verzendpartij de bestelling op tijd kan leveren.

✓ Klantbeloftes tijdelijk aanpassen

Lukt het je niet om de beloftes op je webshop, zoals ‘Vandaag besteld, morgen in huis!’ waar te maken? Pas deze beloftes dan tijdelijk aan of communiceer hierover met je klanten. Zo voorkom je teleurstellingen.

✓ Stel prioriteiten

Sommige werkzaamheden kunnen even wachten, bijvoorbeeld het verwerken van een retour of een inkooporder. Maak een paar dagen later een inhaalslag.

✓ ‘Wat als?’ scenario’s

Bedenk scenario’s die fout kunnen gaan en regel oplossingen. Wat als het internet uitvalt? We hebben een mobiele 4G router. Wat als de printer het begeeft? Hier staat de reserve printer. Wat als een vervoerder een storing heeft? Via deze partij kunnen we uitwijken. Wat als…? Opgelost!

✓ Houd je magazijn netjes

Om de dag door efficiënt te werken is het belangrijk dat je magazijn opgeruimd en schoon blijft. Maar ook je paktafels, zodat pakketten netjes de deur uit gaan. Zet afvalbakken neer en leg alle schoonmaaktools op 1 plek.

✓ Maak er samen wat leuks van!

Een goede sfeer tijdens een drukke periode maakt echt een groot verschil. Zorg daarom dat je goed met elkaar communiceert, trakteer je team op iets lekkers tijdens de lunch, zet de muziek aan en heb samen plezier!

Wat zijn drukke dagen?

Hieronder zie je een overzicht van de 10 drukste dagen in Picqer vorig jaar (2023), om je een inschatting te geven voor dit jaar.

1. Black Friday 24-11-2023
2. Cyber Monday 27-11-2023
3. Zondag na Black Friday 26-11-2023
4. Week voor Kerst 18-12-2023
5. Week voor Black Friday 20-11-2023
6. 1 dag voor Black Friday 23-11-2023
7. 2 weken voor Kerst 11-12-2023
8. Zaterdag na Black Friday 25-11-2023
9. Week voor Kerst 19-12-2023
10. Week voor Black Friday 22-11-2023

Je kan rekenen op ons!

Naast de bovenstaande tips om je voor te bereiden, kan je tijdens de drukte rekenen op ons:

• Voor Black Friday checken we dubbel of er geen performance issues in Picqer zijn.
• We voeren geen grote aanpassingen in Picqer door waar je aan moet wennen.
• Op de drukke dagen houden we onze servers extra in de gaten.
• Ons Supportteam staat paraat via mail, bij spoed, of bezoek zelf ons helpcentrum.