Magazijn tip 4: Automatiseer alles en Weet altijd hoeveel voorraad je hebt
De komende weken geven we je vele tips over hoe je als magazijn-nieuweling je magazijn kunt inrichten. Onder andere tips over de structuur, automatisering en fysieke inrichting van je magazijn. Vandaag deel 4 in de categorie automatisering.
Automatiseer alles
Automatiseer zoveel mogelijk handelingen en acties. Alles wat regelmatig terugkeert kan je in principe automatiseren, dus doe dat ook. En wel zo snel mogelijk. Ook al ben je nog relatief klein.
Veel kleine webshops denken dat ze nog niet veel hoeven te automatiseren. Het is namelijk nog niet zo druk en het werkt prima om wat dingen met de hand te doen. Helaas vergeten ze later wel te automatiseren en het enige wat ze dan nog doen is extra mensen aannemen of het magazijn uitbesteden omdat ze het niet meer kunnen bijbenen.
Terwijl je juist als kleine webshop zoveel te winnen hebt met automatisering. Namelijk:veelgestelde vragen
- Als klein magazijn is het automatiseren veel makkelijker.
- Het is een stuk goedkoper en er kan veel minder mis gaan.
- Je hebt in het begin de tijd om uit te zoeken wat voor jou werkt, voordat het echt druk wordt.
- Je kunt makkelijker groeien en zware pieken opvangen, omdat je veel minder tijd kwijt bent per bestelling.
- Als kleine webshop ben je meestal ook maar met een klein team en zorgt veel automatisering er juist voor dat je je tijd in nuttigere zaken kunt stoppen, zoals in sales en marketing, in plaats van het overtypen van adressen.
Wij zeggen daarom altijd: 'Automatiseer zo snel mogelijk zoveel mogelijk'
Tip 4: Weet altijd hoeveel voorraad je hebt
Zorg dat je altijd weet hoeveel je van elk product op voorraad hebt, hoeveel stuks er al voor klanten gereserveerd zijn en hoeveel er nog moeten binnenkomen. Deze informatie heb je nodig om aan klanten te kunnen melden welke producten op voorraad zijn en voor je zelf om inkoopbestellingen te kunnen maken.
Je kunt dit in een Excel-lijst bijhouden, maar echt raadzaam is dat niet omdat je in Excel geen historie kunt bijhouden en niet met meerdere mensen in één Excel-bestand kunt werken. Ook kan de voorraad dan niet automatisch worden aangepast als er een bestelling binnenkomt, waardoor je voorraadlijst bijna altijd verouderd is.
Zorg dat je voorraad bijhoudt in een gestructureerde database die automatisch kan worden bijgewerkt als er een bestelling binnen komt. Veel webshopsoftware kan dit standaard, al is het in beperkte mate. De meeste webshops kunnen alleen bijhouden hoeveel de ‘vrije voorraad’ is die direct wordt verlaagd als je een bestelling binnen krijgt. Dan weet je dus niet hoeveel er nog in het schap liggen en hoeveel items je nog moet uitleveren. Ook mis je vaak informatie over uitstaande inkoopbestellingen.
Als je het goed wil doen heb je een eenvoudig te bedienen WMS nodig die direct aansluit op je webshop. Daarover meer informatie in de volgende tip, of probeer in de tussentijd hoe Picqer je magazijn kan verbeteren.
