Moneybird koppelen

Facturatie is geen core-onderdeel van Picqer. We raden aan om facturen van bestellingen direct door je webshop te laten maken. Lees meer...

Picqer kan zelf geen facturen maken, maar je kunt wel koppelen met externe facturatiepakketten. Hier lees je hoe je Picqer koppelt met Moneybird.

Factuuraanbieder en profielen

In Picqer kan je meerdere keren koppelen met facturatiesystemen. Zo kan je bijvoorbeeld koppelen met zowel Moneybird als Exact, of bijvoorbeeld twee verschillende Moneybird accounts koppelen. Elk account dat je koppelt, noemen we een factuuraanbieder.

Per factuuraanbieder kan je meerdere profielen hebben. Per profiel kan je voorkeuren opgeven, zoals de categorie waarop de omzet geboekt moet worden.

Per bestelling en picklijst kan je kiezen via welk profiel van welke factuuraanbieder gefactureerd moet worden.

Factuuraanbieder Moneybird aanmaken

Maak een nieuwe Moneybird koppeling in Picqer, geef een naam voor de koppeling op en klik op 'Opslaan'.

Je krijgt nu een overzicht te zien en je kan nogmaals voor Opslaan kiezen. Hierna krijg je de knop Autoriseer te zien. Klik hier op, om Picqer toegang te geven tot je administratie. Je wordt doorgestuurd naar Moneybird. Log in met je Moneybird gegevens, kies de gewenste administratie en klik op Toestaan.

Na het inloggen wordt je teruggestuurd naar Picqer. Je komt terug bij Picqer op het scherm ‘Koppel aan jouw account’. Hier vul je het subdomein van jouw Picqer account in. Als je normaal inlogt op ’https://mijndemo.picqer.com’ vul je ‘mijndemo’ in en kies je voor Log in.

Factuurprofielen

Voeg nu je eerste factuurprofiel toe door voor Factuurprofiel toevoegen te kiezen. Geef het profiel een naam en kies de opties op basis van je eigen voorkeuren. Je hebt de volgende opties:

• Send invoice: Elke aangemaakte factuur wordt direct definitief gemaakt en verstuurd naar de klant.
• Collective invoices: Facturen blijven in concept en Picqer zal nieuwe factuurregels aan bestaande conceptfacturen toevoegen, zodat je een verzamelfactuur kan maken. Zodra je de factuur wilt versturen kan je dit in Moneybird doen.
• Match Moneybird contact by customer ID: Klantnummers in Picqer overeen laten komen met die in Moneybird. In de meeste gevallen raden we dit af. Het is aan jezelf om te zorgen dat deze altijd 100% matchen.
• Document style: De huisstijl die je wilt gebruiken voor de facturen. Huisstijlen maak je aan in Moneybird.
• Workflow: De workflow die je wilt gebruiken voor de facturen. Workflows maak je aan in Moneybird.
• Ledger account: De categorie waarop je de factuur wilt boeken. Categorieën maak je aan in Moneybird.
• VAT in Netherlands High: Hier koppel je het BTW hoog tarief voor verkopen uit Moneybird.
• VAT in Netherlands Low: Hier koppel je het BTW laag tarief voor verkopen uit Moneybird.
• VAT in Netherlands None: Hier koppel je het BTW vrijgesteld tarief voor verkopen uit Moneybird.
• VAT in EU: Hier koppel je het product binnen EU tarief uit Moneybird.
• VAT outside EU: Hier koppel je het product buiten EU tarief uit Moneybird.

Welke gegevens worden gecommuniceerd?

Picqer probeert zoveel mogelijk beschikbare gegevens door te geven aan Moneybird. Let er op dat Picqer niet alle gegevens heeft die in Moneybird aan een klant of product kunnen worden gekoppeld. Extra gegevens kunnen in Moneybird worden aangevuld.

Klanten

Wanneer je een factuur aanmaakt vanuit Picqer, controleert Picqer of er al eerder vanuit Picqer een factuur is aangemaakt voor deze klant. Is dit het geval, dan koppelt Picqer de nieuwe factuur aan dezelfde klant. Is dit niet het geval, dan maakt Picqer een nieuwe klant aan met de volgende data uit Picqer:

• Naam
• Contactpersoon
• Adres, Postcode, Plaats, Land
• E-mailadres (algemeen, voor facturen, voor offertes)
• Standaard bezorgmethode facturen: E-mail
• BTW nummer

Facturen

Aan elke factuur die je aanmaakt wordt de klant gekoppeld, zoals hierboven omschreven. Daarbij zal Picqer bij de factuur meesturen:

• Kortingspercentage, indien opgegeven in Picqer
• Referentie (bestaande uit ordernummer, picklijstnummer en order referentie)
• Te factureren producten, met de productcode, naam, prijs en aantal
• Op basis van het gekozen factuurprofiel: Huisstijl, workflow
• Taal op basis van land van de klant

Webshop koppelen met Moneybird

De koppeling met Moneybird is vooral bedoelt voor als je bestellingen in Picqer aanmaakt en die wilt factureren, bijvoorbeeld voor B2B bestellingen die achteraf betaald worden.

Bestellingen die vanuit je webshop binnen komen, kan je het beste al laten factureren vanuit je webshop. Dit voorkomt afrondingsverschillen en zorgt ervoor dat de facturen en betalingen beter te matchen zijn.