Fulfilmentportaal als klant

Werkt je fulfilmentpartij met Picqer? Dan log jij in op een eigen fulfilmentportaal. Daar bekijk je je voorraad, bestellingen, inkopen en retouren, en regel je een deel daarvan direct zelf.

Je fulfilmentpartij maakt een account voor je aan en stuurt je een gebruikersnaam, wachtwoord en het webadres waarmee je inlogt.

Dashboard

Na het inloggen kom je op het dashboard, met de belangrijkste cijfers in één overzicht. Ook zie je hier gepauzeerde bestellingen en, als daar aanleiding voor is, een inkoopadvies. Klik rechtsboven op je naam om je inloggegevens, taal en notificaties aan te passen.

Bestellingen

Bij Bestellingen zie je al jouw bestellingen, ongeacht hoe ze zijn binnengekomen. Elke bestelling toont de bijbehorende picklijst(en) en zending(en). Onder Backorders vind je de producten die nog niet op een picklijst staan.

Nieuwe bestelling maken

Je kunt zelf een nieuwe bestelling maken, met de regels handmatig of via 'Importeer producten vanuit Excel'. Ook kan je een bestaande bestelling dupliceren en je eigen adresboek beheren.

Conceptbestellingen

Wil je een bestelling nog niet plaatsen? Klik dan op 'Opslaan als concept'. Er is dan nog geen voorraad toegewezen.

Op de pagina van het concept doe je het volgende:

Voeg producten toe, verwijder ze of wijzig aantallen, en klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Klik op 'Voorraad toewijzen' om voorraad toe te wijzen.
Klik op 'Verwerk bestelling' om de bestelling te verwerken. Dat kan pas als er producten in het concept staan en je wijzigingen zijn opgeslagen.

Een verwachte bestelling verwerk je ook met 'Verwerk bestelling'.

Bestelling pauzeren

Moet er eerst iets opgelost worden, bijvoorbeeld omdat het adres niet klopt? Pauzeer dan de bestelling. De picklijsten van de bestelling worden dan ook gepauzeerd, en je fulfilmentpartij kan ze pas weer verwerken als de bestelling is hervat.

Je pauzeert een bestelling die in verwerking is. Klik op de pagina van de bestelling op 'Meer', kies 'Pauzeer' en vul de reden in. De bestelling staat daarna onder 'Gepauzeerd'. Kan de bestelling weer verder, klik dan op 'Hervat'.

Bestelling aanpassen

Bezorgadres

Klik op de pagina van de bestelling bij 'Klant' op 'Bewerk' en pas onder 'Bezorgadres' het adres aan.

Contactgegevens

Klik bij 'Klant' op 'Bewerk' en pas onder 'Contactgegevens' het e-mailadres of telefoonnummer aan.

Producten toevoegen of annuleren

Of je producten kunt toevoegen of annuleren, hangt af van de picklijst. Een picklijst is onaangeraakt zolang je fulfilmentpartij er nog niet mee bezig is. Dat is voorbij zodra de picklijst aan iemand is toegewezen, in een batch zit, aan een picking container hangt of er al iets van gepickt is.

Voeg producten toe: dit kan bij een bestelling die in verwerking of gepauzeerd is, zolang de producten op een gepauzeerde of onaangeraakte picklijst passen, of als backorder kunnen blijven staan. Op een gepauzeerde picklijst kan dit ook als er al iets van gepickt is. Wordt je bestelling al verzameld, dan is 'Voeg producten toe' niet aanklikbaar en vraag je je fulfilmentpartij om ze toe te voegen.
Annuleer producten: dit kan zolang de picklijst onaangeraakt is, voor losse producten waarvan nog een aantal openstaat. Je kunt op dat moment ook de hele bestelling annuleren.

Deelleveringen

Heeft je fulfilmentpartij deelleveringen toegestaan? Dan kan je een picklijst aanmaken voor het deel van je bestelling dat al op voorraad is, zonder te wachten tot de rest beschikbaar is.

Inkopen

Bij Inkopen maak je nieuwe inkoopbestellingen aan, zodat je fulfilmentpartij weet welke leveringen eraan komen. Zolang een inkoopbestelling nog geen ontvangsten heeft, kan je de producten en aantallen wijzigen of de bestelling annuleren of sluiten.

Inkoopadvies

Via het inkoopadvies helpt Picqer je om te bepalen wat je moet inkopen. Per product stel je een inkoopstrategie in. Dit bepaalt wanneer Picqer een inkoopadvies voor dat product geeft:

Koop alleen voor backorders: je krijgt alleen advies zodra er klanten op het product wachten. Staan er 3 backorders open, dan adviseert Picqer precies 3 stuks.
Houd op voorraad: je stelt een bestelniveau en een hoeveelheid in om tot aan te vullen. Zodra de voorraad onder het bestelniveau zakt, adviseert Picqer genoeg om de voorraad weer tot dat niveau aan te vullen.

Daarbij houdt Picqer ook rekening met de wensen van je leverancier. Is er een minimale bestelhoeveelheid ingesteld, dan gebruikt het advies die als ondergrens. Levert je leverancier alleen in vaste aantallen, bijvoorbeeld per doos van 6? Dan rondt Picqer het advies altijd naar boven af naar het dichtstbijzijnde veelvoud.

Je stelt de inkoopstrategie per product in. Navigeer naar het product via de productenpagina of open de productregel in het inkoopadvies en druk op 'bewerk strategie'.

Retouren

Alle retouren staan in het portaal, met de geretourneerde en eventuele vervangende producten en de status. Zodra je fulfilmentpartij een retour een eindstatus geeft, vind je deze terug onder het tabblad 'Verwerkt'. Vereist een retour geen actie meer van jouw kant, bijvoorbeeld omdat de terugbetaling al is geregeld? Markeer deze dan zelf als 'Afgerond'.

Producten

Je ziet al je producten, met de actuele voorraad, voorraadwaarde en voorraadgeschiedenis. Toont je fulfilmentpartij de voorraad per magazijn? Dan zie je dat hier ook terug.

Houdt je fulfilmentpartij voor een product een lotnummer of houdbaarheidsdatum bij? Dan staat op de productpagina ook 'Voorraad per lot'. Ook zie je op je picklijsten welk lot is gepickt, en bij een ontvangst van je inkoopbestelling welk lot is binnengekomen.

Heb je toegang tot productbeheer? Dan kan je zelf producten toevoegen en bewerken, bijvoorbeeld de naam, beschrijving, barcode, gewicht, afmetingen, prijs, douane-informatie en inkoopstrategie. Ook kan je een product activeren, deactiveren of verwijderen.

Webshops

Bij Webshops zie je al je gekoppelde webshops, met de verbindingsstatus, instellingen en recent ontvangen bestellingen. Je kan zelf een nieuwe webshop verbinden; je fulfilmentpartij stelt deze daarna in en activeert de koppeling.

Afhankelijk van de instellingen van je fulfilmentpartij kun je via 'Acties' zelf synchroniseren: nieuwe producten importeren, nieuwe bestellingen importeren en de voorraadstand naar je webshop sturen.

Opmerkingen

Via opmerkingen communiceer je met je fulfilmentpartij, bijvoorbeeld bij een bestelling, product, retour of inkoopbestelling. Je vindt geplaatste opmerkingen terug in het opmerkingenoverzicht van het portaal; ongelezen opmerkingen hebben daar een blauwe achtergrond, die verdwijnt zodra je de pagina bezoekt of op 'Markeer als gelezen' klikt.

Wil je dat je fulfilmentpartij een opmerking direct ziet? Typ dan @ en kies de naam van je fulfilmentpartij. Hun contactpersoon krijgt dan een melding. Verschijnt de naam niet, dan heeft je fulfilmentpartij nog geen contactpersoon ingesteld.

Je kunt ook foto's toevoegen aan een opmerking. Klik onderin het tekstveld op 'Foto's toevoegen', of sleep de foto's naar het tekstveld. Je voegt maximaal 5 foto's toe per opmerking, en tekst is niet verplicht. Je fulfilmentpartij ziet de foto's bij de opmerking.

Wil je laten weten dat je een opmerking hebt gezien, zonder zelf een opmerking te plaatsen? Reageer dan met een emoji. Klik bij de opmerking op het smiley-icoon 'Reactie toevoegen' en kies een reactie.

Vermeldt je fulfilmentpartij jou in een opmerking, dan kan je daarvan een e-mailnotificatie ontvangen. Dit regel je in je accountinstellingen.

Rapporten

Het portaal bevat rapporten over je fulfilmentactiviteit en je voorraad op een specifiek moment in het verleden. Ook zie je welke producten het best verkopen, nooit verkocht zijn, het vaakst worden geretourneerd of bij welke voorraad de houdbaarheidsdatum is verlopen of binnenkort verloopt. Elk rapport exporteer je naar Excel.

Heb je een vraag over je voorraad, bestellingen of het portaal zelf? Neem dan contact op met je fulfilmentpartij. Zij kennen jouw situatie en kunnen je verder helpen.