Case: Ruud van Basten voerde Picqer een jaar geleden in

"We hebben al tienduizend euro bespaard"

Sinds ze met Picqer werken is het is een stuk rustiger geworden in het magazijn van Shops4youonline. Geen bakken meer met orders die nog uitgeleverd moeten worden, geen onnodig geloop naar het magazijn en geklungel met pen en papier, ze zijn volledig geautomatiseerd. ‘Er is overzicht en alles is duidelijk geordend.’

Mike scant de producten bij de paktafel
Mike scant de producten bij de paktafel

Samen met zijn vrouw runt Ruud van Basten (56) acht webshops die vallen onder Shops4youonline, waarvan hairandbeautyonline.com de grootste is. Dagelijks werken er tien tot twaalf mensen voor hen, ze groeien hard, maar niet te hard. ‘Dan verliezen we het overzicht, de organisatie moet de groei wel bij kunnen houden.’

Stenen winkel

Ruud van Basten is van oorsprong rechercheur, tot 2009 werkte hij bij de politie. Toen vrienden uit elkaar gingen en de online winkel die ze samen runden bijna ten onder ging, besloot Ruud het roer om te gooien. Hij nam ontslag en blies de webshop nieuw leven in. ‘Ik begon thuis, pakketten inpakken op de strijkplank. Een jaar later verhuisden we naar een pand in Nijkerk. Ik deed alles alleen, de boekhouding, telefoon opnemen, inpakken. Soms kwam mijn zoon helpen, mijn vrouw schoof aan na haar werk. Af en toe kwam er een herintreder via de gemeente helpen met pakketten inpakken of de telefoon opnemen.’ In 2011 openden ze in Nijkerk ook een stenen winkel. ‘Mensen willen soms ook ergens naar toe, kijken hoe die föhn er in het echt uitziet.’

Mike pakt bestelling in Mike pakt bestelling in Mike pakt bestelling in

Saaie magazijnman

Op een event van Lightspeed in oktober 2015, kwam Ruud bij toeval terecht bij een presentatie van Casper Bakker van Picqer. ‘Ik zou eigenlijk naar een andere lezing gaan, maar die zat vol. Dan maar naar die saaie magazijnman, dacht ik.’ Maar het verhaal van Casper triggerde hem. ‘Hij vertelde dat de meeste webshops 80% van hun geld verdienen met 20% van hun producten. Die moeten dus voorin het magazijn staan. Wij hadden alles gesorteerd op alfabet. Omdat we zo druk waren en altijd maar doorgingen, dachten we daar verder niet over na.’ Hoe meer Casper vertelde, hoe duidelijker het Ruud werd dat ze bij Shops4youonline de weg kwijt waren. ‘Hij vertelde over de stapels bakken in het magazijn, en dat veel ondernemers geen idee meer hebben hoe die te ordenen. Dat was bij ons ook het geval.’

Eén van de lange gangen van Shops4youonline
Eén van de lange gangen van Shops4youonline

Omzetverlies

Ruud had wel eerder gehoord over warehousemanagement, maar was bang dat het te duur zou zijn en zou leiden tot omzetverlies. ‘Ik zag op tegen de implementatie, de tijd en moeite die het kost om alles opnieuw in te richten.’ Na de presentatie over Picqer wist hij: we gaan niet meer wachten, we gaan het nu doen. Hij keek nog even naar andere, uitgebreidere tools van grotere partijen. ‘Maar daar hangt een hoger prijskaartje aan. Vergelijk het met een auto waar duizend knopjes op zitten. Heb je die allemaal nodig als mkb-bedrijf? Voor ons was het antwoord nee.’

Shops4youonline voorraad Shops4youonline voorraad Shops4youonline voorraad

Klantvriendelijker

Voor ze met Picqer werkten, verliepen nieuwe bestellingen en de inkoop chaotisch. Ze printten een lijstje uit waarop te zien was wat er was verkocht, maar hoeveel er bij moest worden besteld, wist niemand precies. ‘Van sommigen producten hielden we over, anderen hadden we tekort. Kwam er een bestelling van een klant, dan moesten we eerst een verdieping lager in het magazijn kijken of er nog voldoende voorraad was. Nu kan ik met één druk op de knop in Picqer zien hoeveel er nog is van een product, en bovendien is de voorraad gekoppeld aan de webwinkel. Het is allemaal veel duidelijker, efficiënter en klantvriendelijker.’

Forse besparing

Wel je hoofd erbij houden
Wel je hoofd erbij houden

De resultaten zijn indrukwekkend. Deden ze voorheen negen tot elf minuten over een order, nu zijn ze in twee tot drie minuten klaar. ‘Voor we Picqer in gebruik namen, zetten medewerkers in een uur zeven pakketten klaar. Dat zijn er nu 25, we picken honderd orders in twintig minuten.’ Dat betekent een forse besparing, zo’n 10.000 euro, bijvoorbeeld aan onnodige voorraad, gokt Ruud. ‘En dat is nog los van de tijdsbesparing en de grotere klanttevredenheid.’

Betrokken

Dankzij een stagiair die kon afstuderen op de implementatie van Picqer, ging de implementatie veel sneller dan ze dachten, binnen drie maanden waren ze klaar met de voorbereidingen, zoals de productcodes gelijk maken in alle webshops. Daarna konden ze in één dag over. Dat de jongens van Picqer naar Nijkerk kwamen op de dag van livegang, hielp ook. ‘Daardoor hadden we het sneller op de rit.’ Ruud vindt het leuk dat Picqer iedere dag werkt aan de verfijning van het systeem, en dat de ondernemers erachter zo betrokken zijn. ‘Niks is ze teveel, het systeem is hun kindje, ze willen dat het werkt.'

Shop4youonline is zeker een jaar te laat met Picqer begonnen, zegt Ruud terugkijkend. ‘Wat je investeert in Picqer verdien je terug. Ik zeg tegen iedereen: als je twijfelt, ben je al te laat.’

Facts & figures van Shops4youonline

Hairandbeautyonline bestaat sinds 2005, Ruud van Basten nam de webshop in 2009 over.

Ze verkopen 140 merken en 14.000 producten over de gehele wereld. Daarmee zijn ze de vierde webshop voor haarproducten.

95% van hun klanten zijn consumenten.

Onder de vlag van Shops4youonline BV runnen ze nog acht websites waaronder meervoorhaar.nl, meervoorhem.nl en kappers-scharen.nl.

Shops4youonline gebruikt Picqer sinds januari 2016. Het interview vond plaats in december 2016.

Wat kan Picqer voor jou doen?

Meer weten over wat Picqer voor jouw magazijn kan doen? Vraag dan een vrijblijvende demonstratie aan en we laten je zien hoe Picqer voor jouw magazijn werkt.

Demo van Picqer aanvragen

Meer referenties