Checklist: Bereid je magazijn voor op de feestdagen

De feestdagen periode is een tijd van veel gezelligheid, maar ook een tijd van veel drukte bij webwinkels. Mensen gaan massaal op zoek naar dat ene geschikte cadeau en het aantal bestellingen per dag zal een toppunt bereiken.

Het groeiende aantal bestellingen tijdens de feestdagen brengt logistieke uitdagingen met zich mee. Zowel voor webwinkels als voor verzendpartijen. Gelukkig kan je als webwinkelier de nodige voorbereidingen treffen zodat je goed voorbereid bent. Daarom geven we je een checklist om je hierbij te helpen.

Je magazijn op orde

Een grote hoeveelheid orders in een korte tijd verwerken kan het beste in een goed ingericht magazijn. Omdat de drukte tijdens de feestdagen hard kan oplopen, is het verstandig nu al je magazijn zo goed mogelijk voor te bereiden.

Leg hardlopers op toegankelijke plekken

De meeste webshops hebben een aantal producten die het meest verkocht worden, ook wel ‘hardlopers’ genoemd. Deze producten pak je vaker en daarom kan je ze het beste zo dicht mogelijk op een locatie dichtbij de paktafel leggen. Tijdens de feestdagen kunnen andere producten ook vaker verkocht worden. Bijvoorbeeld omdat het een geschikt cadeau is om te geven tijdens Kerstmis. Deze producten kan je tijdens de feestdagen het beste zo dicht mogelijk bij de paktafels leggen. Het aantal te lopen meters zal hiermee verkleind worden.

Regel meer orderpickers en paktafels

De kans is groot dat je tijdens de feestdagen meer mensen in het magazijn nodig hebt. En misschien is het zelfs verstandig om meer paktafels in te richten. Dit is hét moment om daar alvast over na te denken en mogelijke voorbereidingen te treffen, zodat je niet onverwachts extra versterking en hardware moet regelen.

Zorg voor voldoende loopruimte

Tijdens de drukte lopen er waarschijnlijk meer mensen in het magazijn om orders te verwerken. Elkaar in de weg lopen of spullen aan de kant moeten zetten zorgt voor onrust en het kost extra tijd. Het is daarom nog belangrijker om je gangpaden vrij te houden en te zorgen voor veel loopruimte.

Pas je processen aan

Tijdens de feestdagen loopt alles net even iets anders dan normaal. Door je processen te analyseren en anders in te richten, kan je zorgen voor meer rust tijdens de drukke dagen.

Elimineer uitzonderingen

Om het orderverwerkingsproces tijdens de drukte zo soepel mogelijk te laten verlopen, kan je ervoor kiezen bepaalde werkzaamheden voor een korte tijd te negeren. Denk aan retouren of bepaalde inkooporders die even niet verwerkt worden. Zo heb je minder verschillende processen en houd je beter het overzicht. Na de piekmomenten is er tijd om hierin weer een inhaalslag te maken.

Spreid je vervoerders mogelijkheden

Vervoerders hebben het tijdens de feestdagen druk met het verwerken van de grote hoeveelheid bestellingen. Zorg daarom dat je kan verzenden met meerdere verzendpartijen. Als een vervoerder aangeeft vol te zitten, dan kan je terugvallen op een andere verzendpartij. Dit kan je opvangen met eigen contracten bij vervoerders of door gebruik te maken van een tussenpartij.

Stimuleer tijdige aankopen

Door de bestellingen over zoveel mogelijk dagen te verspreiden, verlaag je de kans op vertraging. Je kan dit stimuleren door bijvoorbeeld op je webshop te vermelden dat het slim is om vroeg een cadeau te kopen zodat je niet misgrijpt en het maar beter alvast in huis kan hebben. Daarnaast kan je het ook bij bestaande klanten al eerder onder de aandacht brengen door een nieuwsbrief te versturen waarbij de feestdagen centraal staan.

Denk aan de klantbeleving

Ook tijdens de feestdagen wil je de klant een goed gevoel meegeven. Als het druk is, kan dit moeilijker zijn. Door vooraf actie te ondernemen, kan je de feestdagen juist als een unieke kans zien om een goede klantbeleving te creëren.

Maak geen beloftes die je niet kan nakomen

Als webshop maak je veel beloftes. Het kan zijn dat je tijdens de feestdagen deze beloftes niet goed kan nakomen. Denk bijvoorbeeld aan de leverbelofte ‘vandaag besteld, morgen in huis’. Is dit nog wel realistisch als het druk is bij verzendpartijen?

Geef iets extra’s mee bij de bestelling

Je webshop zal er tijdens de feestdagen waarschijnlijk anders uitzien omdat het in het teken staat van dit thema. Is er nog iets extra’s dat je kan doen zodat de klant bij het uitpakken van de bestelling dit gevoel ook krijgt?

Bereid het team voor met ‘What if?’

Omdat bij grote drukte dingen sneller fout kunnen gaan, kan het goed zijn om met je team na te denken over wat je kan doen in zo’n situatie. Speel vooraf een spelletje ‘What if?’ met je team. Bedenk scenario's die kunnen optreden en bedenk hoe je in die scenario's handelt.

Tijdens een incident is er niets beters dan kalmte om na te denken en het juiste te doen. Zie het als een brandoefening en voorkom rep en roer op het moment dat even iets mis gaat.

• Wat als internet uitvalt in het magazijn? We hebben een 4g kastje;
• Wat als 1 of meerdere printers het begeven? We hebben een reserve printer;
• Wat als de vervoerder een storing heeft? We kunnen via een tussenpartij uitwijken naar andere vervoerders;
• Wat als ...

Bereid je voor met de checklist

Kortom, er staat mogelijk drukte op je te wachten rondom de feestdagen. Echter door je goed voor te bereiden, kan je ervoor zorgen dat je rust in het team houdt en klanten tevreden blijven doordat de beloftes nagekomen kunnen worden.

Maak gebruik van onderstaande checklist en bereid je voor op de feestdagen: