Waar moet je aan denken bij internationale zendingen?

De drempel is voor consumenten steeds minder hoog om uit het buitenland te bestellen. Als webshop kan je daarom je producten ook in het buitenland aanbieden. Vaak komt er wel meer bij kijken om een pakket goed in de handen van je buitenlandse klant te krijgen. Welke papieren moet je invullen? En hoe kies ik een goede vervoerder?

In dit artikel vertellen we je waar je aan moet denken bij het internationaal versturen van pakketten.

Wat is er anders aan het versturen naar het buitenland?

Er zijn wat verschillen wanneer je naar het buitenland wilt versturen. Zo maakt het uit of je naar binnen of buiten de EU verstuurt, en kent elk land zijn eigen wetgeving.

Binnen de EU

Omdat Nederland onderdeel is van de Europese Unie is het redelijk eenvoudig om pakketten binnen de EU te versturen. Zo is de wetgeving over het algemeen hetzelfde en is er een financieel voordeel omdat je klant geen douanerechten hoeft te betalen. Wel dien je rekening te houden met bepaalde goederen en stoffen. Elk land kent zijn eigen uitzonderingen hierop.

Buiten de EU

Buiten de EU komt er al wat meer werk bij kijken. Je moet je houden aan de internationale wetgeving en zorgen dat je papierwerk op orde is. Daarnaast moet je rekening houden met het feit dat de levertijd langer zal zijn en de verzending prijziger.

Verboden goederen en stoffen

Het belangrijkste om rekening mee te houden wanneer je naar het buitenland verstuurd is de wetgeving. Zo mag je bepaalde goederen en stoffen niet naar het buitenland versturen. Wanneer je naar buiten de EU verstuurt moet je ook douanepapieren invullen.

De volgende producten zijn bijvoorbeeld in elk land wettelijk verboden:

• parfum en aftershave
• lithium(batterijen)
• spuitbussen (bijvoorbeeld: deodorant, luchtverfrissers, haarspray en slagroom)
• handgels op basis van alcohol/ethanol

Daarnaast hebben sommige landen nog aanvullingen hierop. Zie het volledige overzicht van verboden stoffen en goederen per land.

Papieren op orde

Wanneer je goederen naar buiten de EU verstuurt is het verplicht om een aantal documenten mee te sturen. Door de formulieren juist in te vullen zorg je dat er geen vertraging ontstaat. Zijn je papieren niet volledig? Dan loop je de kans dat het pakket niet wordt bezorgd of zelfs wordt vernietigd.

Documenten waar je aan moet denken zijn:

• Douaneverklaring (CN22 of CN23)
• CP71 verzendnota
• Commercial invoice
• Certificaat van Oorsprong (CvO)

Douaneverklaring

Het is verplicht om een volledig ingevulde douaneverklaring mee te sturen voor pakketten en briefpost met commerciële goederen. Door de verplichte formulieren mee te sturen zorgt de douane dat er controle is op wat het land binnenkomt en uitgaat. Zo kunnen ze de veiligheid, gezondheid en milieu van het land waarborgen.

Daarnaast wordt er zo ook gecontroleerd of je klant nog invoerrechten over de goederen moet betalen.

CN22, CN23 en CP71

De CN22 of CN23 formulieren zijn verplicht om aan je pakket toe te voegen wanneer je met een postbedrijf verstuurt. Het CN22 formulier is voor een inhoud tot een waarde van €425,- en een gewicht van maximaal 2kg. Bevat het pakket een hogere waarde of meer gewicht? Gebruik dan het CN23 formulier.

Op deze formulieren geef je aan wat voor een pakket het is, bijvoorbeeld of het gaat om een verkocht product of een cadeau. Verder geef je een omschrijving van de inhoud, gewicht en waarde.

Wanneer je gebruik maakt van het CN23 formulier, kan je een CP71 verzendnota toevoegen als je informatie van het CN23 formulier wilt verbergen. Het CP71 formulier dient dan als een adreskaart en moet je in een transparante envelop op je pakket plakken, het CN23 formulier mag dan in een dichte envelop.

Op deze formulieren moet je ook de HS-code invullen. Dit staat voor Harmonized System code. Deze codes worden wereldwijd door de douane gebruikt, zodat de douane weet wat voor producten in het pakket zitten. Daarmee kan de douane bepalen hoeveel invoerrechten of andere invoerbelastingen zij moeten heffen.

Het is belangrijk alle informatie in het Engels te noteren. Zo ben je er zeker van dat de douane van het ontvangende land begrijpt wat je hebt geschreven. Vul hiernaast het formulier naar waarheid in. Klopt de inhoud niet met wat er op het pakket staat? Dan kan je een boete ter waarde van het pakket verwachten.

Commercial invoice

De commercial invoice is de handelsfactuur, deze stuur je mee met je verzending buiten de EU als je een CN23 formulier gebruikt of als je pakket niet aan de regels van het CN22 formulier voldoet. Je voegt dit document toe aan de buitenkant van het pakket. Hierin vermeld je de afzender, verzend afspraken en informatie over de goederen. De commercial invoice krijg je van Picqer als de vervoerder dit aanbiedt bij het CN23 formulier.

Certificaat van Oorsprong (CvO)

Wanneer je buiten de EU verzendt kan een Certificaat van Oorsprong nodig zijn. Een Certificaat van Oorsprong geeft aan in welk land een product is gefabriceerd. Sommige landen vragen hierom vanwege handelspolitieke maatregelen, zoals boycotten, importbeperkingen en importquota. Het KVK geeft certificaten van oorsprong af. Lees hun pagina voor meer informatie over Certificaten van Oorsprong.

Vervoeren naar het buitenland

Nu je weet hoe de formaliteiten in zijn werk gaan, is het ook goed om te kijken welke verzendmaatschappij aan jouw buitenland wensen voldoet.

Een vervoerder kiezen voor het buitenland

Misschien is jouw webshop al een tijdje actief in Nederland en heb je een standaard vervoerder die pakketjes voor je verstuurt. Wanneer je naar het buitenland gaat versturen kan het interessant zijn om opnieuw een evaluatie te maken van welke partij je wilt gebruiken.

Een aparte vervoerder voor het buitenland kan zorgen voor een snellere levertijd, kosten besparen en eventueel helpen met een makkelijk proces voor het invullen van douanepapieren.

Daarnaast is het ook verstandig om een vervoerder te kiezen die past bij de producten die je verstuurt. Zo beslissen bij veel vervoerders de omvang en gewicht van je pakket de kosten.

Wat is belangrijk voor jou en je klant?

Wanneer je een vervoerder kiest wil je dat deze zo goed mogelijk past bij jouw wensen en bij die van je klant. Dit geldt voor wanneer je pakketjes nationaal of internationaal verstuurt. In onze blog ‘Hoe kies je de juiste vervoerder’ leggen we precies uit waar je aan moet denken wanneer je een keuze gaat maken.

Levertijden

Het liefst wil je dat je pakketje zo snel mogelijk bij de ontvanger aankomt. Bekijk daarom goed hoe de netwerken van de vervoerder eruit zien. Sommige partijen, zoals PostNL, dragen je pakketje over aan de lokale post van het land. Dit betekent dat een pakket door veel handen en sorteercentra heen gaat wat de levertijd verlengt. Sommige vervoerders zoals UPS maken gebruik van een Express netwerk. Hierdoor blijft het pakket zoveel mogelijk in handen van dezelfde verzendmaatschappij waardoor het pakket sneller op locatie aankomt.

Denk er daarnaast aan dat de cut-off tijd voor je internationale vervoerder anders kan zijn. Bedenk dus goed welke levertijd je je klant belooft. Dit kan namelijk betekenen dat je op je buitenlandse webshop andere levertijden benoemd dan op je Nederlandse webshop.

Verzendplatformen

Je kan er ook voor kiezen om een verzendplatform te gebruiken zoals Sendcloud of Parcel Pro. Deze partijen geven je de kans om gebruik te maken van de verschillende services van grote partijen, wat goedkoper uit kan komen. Ook kan je zo via één platform je nationale en internationale zendingen regelen.

Verder hebben deze partijen vaak veel ervaring in het ondersteunen van het versturen van pakketten naar het buitenland. Zo kunnen ze je extra ondersteuning bieden voor wanneer je hierin startende bent.

Meer weten waarom een verzendplatform interessant kan zijn? In dit artikel vertellen we je meer over de voor- en nadelen.

Je proces automatiseren

Bij het versturen naar het buitenland komen er dus wat extra stappen bij kijken. Om het jezelf zo gemakkelijk mogelijk te maken kan je het proces zo veel mogelijk automatiseren. Zo voorkom je fouten en werk je sneller.

Je kan beginnen bij een goed warehouse management systeem (wms). Deze zorgt vaak naast een gemakkelijker pickproces er ook voor dat informatie over je pakket automatisch naar de vervoerder wordt doorgestuurd. Zo print Picqer automatisch de ingevulde verzenddocumenten uit die je op je pakket moet plakken. Ook wordt deze informatie via de vervoerder digitaal voorgemeld bij de douane van het uitgaande en inkomende land. Hiervoor moet je vervoerder dit natuurlijk wel ondersteunen.

Wil je geen gebruik maken van een wms? Dan kan je per vervoerder of verzendplatform kijken of zij automatische registratie ondersteunen in hun portal.

Geef je klant alle informatie

Je wilt je klant zo tevreden mogen hebben. Een manier om dit te doen is door ze voldoende informatie te geven. Zo creëer je de juiste verwachtingen en komen ze niet voor verrassingen te staan.

Invoerrechten

Tijdens het invullen van de commercial invoice moet je aangeven wie de eventuele invoerrechten op zich neemt. Standaard is dit de klant. Zorg ervoor dat de klant dit weet voordat de bestelling wordt geplaatst. De klant heeft namelijk het recht om het pakket niet aan te nemen. De retour- en douanekosten zijn dan voor jouw rekening.

Het retourproces

In de EU is afgesproken webshops een bedenktijd van 14 dagen moeten respecteren. Buiten de EU geldt dit niet. Het is daarom goed om duidelijk aan te geven hoe het retourproces geldt voor landen buiten de EU. Het is misschien ook verleidelijk om geen retouren van buiten de EU te accepteren. Maar om betrouwbaarheid uit te stralen is het misschien wel verstandig om deze te accepteren. Lees ons artikel over ‘Wat is goed retourbeleid’ waarom een goed retourproces waardevol kan zijn.

Aan de slag met internationaal verzenden

Zoals je ziet komt er bij het versturen van internationale pakketten net wat meer bij kijken. Het is daarom belangrijk dat je je verdiept in wat er moet gebeuren bij het versturen van een internationaal pakket.

Ga meteen aan de slag met een plan opstellen door de volgende vragen te beantwoorden:

• Mag je jouw producten naar het buitenland versturen?
• Weet je welke papieren je nodig hebt?
• Welke vervoerder past het beste bij jouw webshop?
• Wil je het proces automatiseren? Hoe ga je dit doen?
• Wat moet je doen om te zorgen dat je klant voorziet van alle benodigde informatie?