Inkomende voorraad goed ontvangen
Binnenkomende voorraad kost te veel tijd.
Tel na, scan producten bij binnenkomst en geef ze direct een locatie. Zo klopt je voorraad met wat er werkelijk in je magazijn ligt.
Wat helpt
- Tel altijd na wat je ontvangt en vertrouw niet blind op de pakbon.
- Scan elk binnenkomend product en koppel het aan de inkooporder.
- Geef producten direct een locatie bij het inruimen, niet achteraf.
- Leg afwijkingen vast op het moment van ontvangst, niet uit je hoofd achteraf.
Voorraad die verkeerd wordt ingeboekt veroorzaakt problemen die pas later opduiken: een product staat als beschikbaar maar is er niet, of je telt meer dan je verwacht. Goed ontvangen is geen formaliteit, maar de basis van een kloppende voorraad.
Tel altijd na
Vertrouw niet blind op de pakbon. Tel het aantal stuks dat daadwerkelijk aanwezig is. Leveringen wijken soms af van wat er op de pakbon of vrachtbrief staat. Als je nu niet natelt, ontdek je het later op het slechtst mogelijke moment: wanneer je het product al aan een klant hebt beloofd.
Scan bij binnenkomst
Scan elk binnenkomend product en koppel het aan de inkooporder. Zo weet je direct welk product er binnengekomen is, in welke hoeveelheid en op welke locatie het terechtkomt. Dat is betrouwbaarder dan handmatig bijhouden.
Geef direct een locatie
Leg producten niet eerst op een ontvangstplek om ze later in te ruimen. Geef bij ontvangst al aan waar het product naartoe gaat. Zo voorkom je dat producten op de verkeerde plek blijven staan en medewerkers zoeken naar iets dat ergens bij de laadklep zou liggen.
Heb je geen vrije locaties? Dan is dat het signaal om je locatiebeheer bij te werken voordat er nieuwe voorraad binnenkomt.
Registreer afwijkingen direct
Komt er minder aan dan besteld, of zijn er beschadigde producten? Leg dat vast op het moment van ontvangst, niet achteraf uit je hoofd. Zo kun je claims bij leveranciers onderbouwen en je inkooporder correct afsluiten.
Verwerk inkooporders snel
Een openstaande inkooporder die al deels ontvangen is maar nog niet verwerkt, geeft je een onbetrouwbaar beeld van je vrije voorraad. Verwerk ontvangsten dezelfde dag, zodat voorraad op de plank, reserveringen en verwachte leveringen blijven kloppen.
Veelgemaakte fouten
Vertrouwen op de pakbon zonder te tellen. Pakbonnen kloppen niet altijd. Tel altijd, ook bij vaste leveranciers.
Producten inruimen zonder locatie. Ergens opgeslagen is geen locatie. Zodra je niet weet waar iets staat, verlies je tijd bij het picken en het tellen.
Inkooporders open laten staan. Een deels ontvangen inkooporder die nooit gesloten wordt, blijft een bron van verwarring in je voorraadbeheer.
