Black Friday checklist: bereid je magazijn voor

Op vrijdag 26 november 2021 is het Black Friday. De dag waarop veel webshops hoge kortingen weggeven op geselecteerde producten en het aantal bestellingen per dag een toppunt bereikt. Black Friday heeft de laatste jaren zijn opmars gemaakt in Nederland. Steeds meer webshops haken in op Black Friday en steeds meer Nederlanders kijken uit naar interessante koopjes.

De groeiende populariteit van deze kortingsdag brengt logistieke uitdagingen met zich mee. Zowel voor webwinkels als voor verzendpartijen. Gelukkig kan je als webwinkelier de nodige voorbereidingen treffen zodat je goed voorbereid bent op de groei in orders tijdens Black Friday.

Je magazijn op orde

Een grote hoeveelheid orders in een korte tijd verwerken kan het beste in een goed ingericht magazijn. Omdat je exact weet wanneer Black Friday begint, kan je het magazijn zo goed mogelijk voorbereiden op de drukte.

Leg Black Friday hardlopers op toegankelijke plekken

De meeste webshops hebben een aantal producten die het meest verkocht worden, ook wel ‘hardlopers’ genoemd. Deze producten pak je vaker en daarom kan je ze het beste zo dicht mogelijk op een locatie dichtbij de paktafel leggen. De producten die tijdens Black Friday in de aanbieding zijn, zullen naar alle waarschijnlijkheid ook hardlopers worden. Daarom kan je tijdens Black Friday ook deze producten zo dicht mogelijk bij de paktafels leggen. Het aantal te lopen meters zal hiermee verkleind worden.

Regel meer orderpickers en paktafels

De kans is groot dat je tijdens Black Friday meer mensen in het magazijn nodig hebt. En misschien is het zelfs verstandig om meer paktafels in te richten. Dit is hét moment om daar alvast over na te denken en mogelijke voorbereidingen te treffen, zodat je niet onverwachts mensen en hardware moet regelen.

Zorg voor voldoende loopruimte

Tijdens Black Friday lopen er waarschijnlijk meer mensen in het magazijn om orders te verwerken. Elkaar in de weg lopen of spullen aan de kant moeten zetten zorgt voor onrust en het kost extra tijd om je orders te verwerken. Het is daarom nog belangrijker om je gangpaden vrij te houden en te zorgen voor veel loopruimte.

Pas je processen aan

Tijdens Black Friday loopt alles net even iets anders dan normaal. Door je processen te analyseren en anders in te richten, kan je zorgen voor meer rust tijdens de drukke dagen.

Elimineer uitzonderingen

Om het orderverwerkingsproces tijdens de drukte zo soepel mogelijk te laten verlopen, kan je ervoor kiezen bepaalde werkzaamheden te negeren. Denk aan retouren of bepaalde inkooporders die even niet verwerkt worden. Zo heb je minder verschillende processen en houd je beter het overzicht. Na Black Friday is er tijd om hierin weer een inhaalslag te maken.

Spreid je vervoerders mogelijkheden

Vervoerders hebben het tijdens Black Friday druk met het verwerken van de hoeveelheid bestellingen. Zorg daarom dat je kan verzenden met meerdere verzendpartijen. Als een vervoerder aangeeft vol te zitten, dan kan je terugvallen op een andere verzendpartij. Dit kan je opvangen met eigen contracten bij vervoerders of door gebruik te maken van een tussenpartij.

Spreid je aanbiedingen over meerdere dagen

Wat veel webwinkels al doen, is het verspreiden van de aanbiedingen over meerdere dagen. Black Friday is inmiddels in veel gevallen al Black Friday Week. De bestellingen komen over meerdere dagen verspreid binnen. Zo krijg je meer rust tijdens het verwerken van de bestellingen en is de kans groter dat verzendpartijen de hoeveelheid bestellingen op tijd kunnen leveren.

Denk aan de klantbeleving

Ook tijdens Black Friday wil je de klant een goed gevoel meegeven. Als het druk is, kan dit moeilijker zijn. Door vooraf actie te ondernemen, kan je Black Friday juist als een unieke kans zien om een goede klantbeleving te creëren.

Maak geen beloftes die je niet kan nakomen

Als webshop maak je veel beloftes. Het kan zijn dat je tijdens Black Friday deze beloftes niet goed kan nastreven. Denk bijvoorbeeld aan de leverbelofte ‘vandaag besteld, morgen in huis’. Is dit nog wel realistisch tijdens Black Friday?

Geef iets extra’s mee bij de bestelling

Je webshop zal er tijdens Black Friday waarschijnlijk anders uitzien omdat het in het teken staat van Black Friday. Is er nog iets extra’s dat je kan doen zodat de klant bij het uitpakken van de bestelling dit gevoel ook krijgt?

Bereid het team voor met ‘What if?’

Omdat er tijdens Black Friday dingen fout kunnen gaan, kan het goed zijn om met je team na te denken over wat je kan doen in zo’n situatie. Speel vooraf een spelletje ‘What if?’ met je team. Bedenk scenario's die kunnen optreden en bedenk hoe je in die scenario's handelt.

Tijdens een incident is er niets beters dan kalmte om na te denken en het juiste te doen. Zie het als een brandoefening en voorkom rep en roer op het moment dat even iets mis gaat.

• Wat als internet uitvalt in het magazijn? We hebben een 4g kastje;
• Wat als 1 of meerdere printers het begeven? We hebben een reserve printer;
• Wat als de vervoerder een storing heeft? We kunnen via een tussenpartij uitwijken naar andere vervoerders;
• Wat als ...

Bereid je voor met de checklist

Kortom, er staat mogelijk drukte op je te wachten eind november. Echter door je goed voor te bereiden, kan je ervoor zorgen dat je rust in het team houdt en klanten tevreden zijn doordat de (aangepaste) beloftes nageleefd kunnen worden.

Maak gebruik van onderstaande checklist en bereid je voor op Black Friday: