Picqer blog

Met tips voor je magazijn, updates over Picqer en kijkjes achter de schermen.

Bereid je magazijn voor op Black Friday

19 October 2018 – door

Voor je het weet is het weer zover: Black Friday. Op vrijdag 23 november zullen de consumenten weer popelen om hun Sinterklaas en kerst aankopen te doen met fikse kortingen. Het aantal retailers dat in Nederland meedoet aan Black Friday is de laatste jaren enorm gegroeid.

Maar hoe zorg je dat je ervoor dat je alle drukte aan kan in je magazijn? Hieronder 6 tips om jouw magazijn Black Friday-proof te maken.

Je magazijn voorbereiden op Black Friday en Cyber Monday

1. Structureer je magazijn

Het belangrijkste van een goed magazijn is structuur. Maar dit is nog belangrijker in een drukke periode. Misschien neem je voor het feestseizoen extra personeel aan en dan wil je niet uren bezig zijn om de werking van je magazijn uit te leggen. Oktober is dan ook het perfecte moment om de werkwijze van je magazijn onder de loop te nemen en processen te standaardiseren.

Een standaard proces houdt in dat een bepaalde taak altijd op dezelfde manier gebeurt en dat je dat in een duidelijk stappenplan hebt staan. Door processen te standaardiseren werkt iedereen op dezelfde manier en weet bijvoorbeeld ook klantenservice wat ze van het magazijn kunnen verwachten. Bovendien is je werkwijze makkelijker uit te leggen aan nieuw personeel zodat ze snel hun 1e bestelling versturen.

Processen die je bijvoorbeeld kan standaardiseren zijn:

  • Het verzamelen, inpakken en versturen van bestellingen
  • Het verwerken van binnenkomende inkoopbestellingen
  • Het verwerken van binnenkomende retouren

Voorbeeld proces binnenkomende inkoop

Inkoopbestellingen die binnenkomen verwerken we gelijk dezelfde dag. Voer de volgende stappen uit zodra inkoop is binnengekomen:

  1. Zoek de inkoopbestelling op in Picqer (of ander WMS).
  2. Klik op ‘Inruimlijst PDF’ en print de inruimlijst uit.
  3. Pak per doos de inkoopbestelling uit.
    1. Tel van elk product het aantal.
    2. Vul het aantal in op de uitgeprinte inruimlijst.
  4. Controleer de aantallen met de pakbon van de leverancier.
  5. Als de aantallen afwijken:
    1. Zet de inkoopbestelling apart.
    2. Neem contact op met de leverancier over de verkeerde levering.
    3. Pas als we er met de leverancier uit zijn wat we met de verkeerde aantallen doen leggen we de producten in het magazijn.
  6. Als de aantallen overeen komen:
    1. Plaats de producten in het magazijn, op de locatie die op de inruillijst is vermeld.
    2. Staat er geen locatie op de inruillijst, bekijk dan het proces
    3. “Voorraadlocatie toekennen aan nieuw product”.
    4. Registreer in Picqer (of ander WMS of direct in je webshop) het ontvangst van deze inkoopbestelling.
  7. Ga in Picqer naar backorders en klik op "Verwerk backorders" zodat we picklijsten maken voor naleveringen.

Hang de stappen van de processen op een plek waar iedereen ze kan zien, zoals op de muur van je magazijn. Zo kan iedereen snel even spieken, mochten ze even vast zitten.

2. Voldoende voorraad

Weet wat je huidige voorraden zijn. Tijdens Black Friday is er niets zo vervelend voor een klant dan dat een product niet meer voorradig blijkt te zijn nadat ze besteld hebben. Dit voorkom je door nauwkeurig je voorraad bij te houden en te zorgen dat in je webshop de goede voorraadstanden staan.

Zorg ook voor voldoende voorraad, want het zou zonde zijn van al je marketinginspanningen als op 23 november om 11.00 uur al je aanbiedingen uitverkocht zijn. Voorkom dit door van tevoren een goede schatting te maken van wat je gaat verkopen en je inkopen daar nu al op af te stemmen.

Leveranciers hebben het rond de feestperiode ook drukker dan normaal en kunnen daardoor langere levertijden hebben dan normaal. Vul daarom ruim op tijd je voorraad aan en vertrouw niet op snelle naleveringen van leveranciers. Zo voorkom je teleurstelling in de drukste periode van het jaar.

Heb je meerdere verkoopkanalen? Zorg dat deze realtime met elkaar voorraad synchroniseren. Tijdens Black Friday kan het maar zo zijn dat je meer dan 2 of 3 keer het aantal bestellingen per minuut krijgt dan normaal, je wilt dan niet dat je webshop zegt dat producten voorradig zijn terwijl dit in werkelijkheid niet meer zo is.

3. Benodigdheden voor het grijpen

Naast de voorraad voor je webshop is het ook belangrijk dat alle benodigdheden binnen je magazijn voldoende zijn. Probeer een voorspelling te maken van hoeveel bestellingen je verwacht en controleer of je hier genoeg verpakkingsmateriaal, print labels, printer-toners en tape voor hebt. Slim is om alle gestandaardiseerde processen af te gaan en in kaart te brengen welke hulpmiddelen je het beste nog kunt bijbestellen voordat de drukte begint.

4. Duidelijke en handige locaties

Het is belangrijk dat al je producten in het magazijn een duidelijke locatie hebben en dat je deze locaties nummert zodat pickers alles makkelijk kunnen vinden, zelfs tijdens drukte.

Verwacht je veel van een bepaald product te verkopen omdat je een Black Friday korting geeft? Plaats deze producten dan op een zo toegankelijk mogelijke plek zodat je orderpickers er snel en makkelijk bij kunnen. Dit kan betekenen dat je producten binnen je magazijn gaat verplaatsen. Besluit je dit te doen? Let er op dat je de nieuwe locatie goed noteert.

Gebruik je software om je magazijn te beheren? Verwerk de nieuwe locaties dan direct in de software.

5. Werk vooruit

Een gezegde bij defensie is: “Maak je druk als je het rustig hebt, zodat je rust hebt als het druk is.” Als je weet dat er drukke momenten zoals Black Friday eraan komen, kan je al veel dingen van tevoren doen om deze tijd zo rustig mogelijk te laten verlopen.

Waarschijnlijk heb je al besloten op welke producten je een mooie korting geeft en van welke je het meeste gaat verkopen. Om tijd te besparen kan je deze producten alvast inpakken. Dit is vooral slim als je veel singles (bestellingen van 1 product) verwacht. Nu hoef je alleen nog het verzendlabel erop te plakken en het pakketje is klaar voor verzending.

Er zijn nog veel meer dingen die je alvast kunt doen op de rustige momenten voor Black Friday, zoals:

  • Voorraad tellen
  • Dozen vouwen
  • Pick voorraad aanvullen vanaf bulk locaties
  • Onverwerkte inkoopbestellingen verwerken
  • Papier in printers aanvullen en toners preventief vervangen

Hoe meer dingen je vooraf doet, hoe rustiger je drukke periode wordt.

6. Hou het netjes

Zorg dat je magazijn opgeruimd is. Niets is hinderlijker dan over dozen stappen en dingen aan de kant zetten om bij een stelling te kunnen. Plan om dit te voorkomen regelmatig momenten in om op te ruimen, juist in een drukke periode, zodat iedereen goed en efficiënt zijn werk blijft doen.

Met deze 6 tips ben je voorbereid op de hectische tijd die Black Friday en de feestdagen gaan brengen.

Wil je weten hoe je jouw magazijn nog beter kunt structureren? Download onze gratis whitepaper ‘Zo mag je magazijn er zijn’. Een verzameling van tips uit jarenlange ervaring bij verschillende webwinkel-magazijnen.

Veel succes in deze mooie en drukke tijden!