Inkoop ontvangen

Als een leverancier iets in je magazijn aflevert, verwerk je die levering: je controleert de producten, geeft ze een plek en zet ze op je voorraad. Dat noemen we in Picqer ontvangsten.

Deze gids gaat over hoe je ontvangsten aanpakt in je magazijn en hoe Picqer je daarbij helpt.

Wat zijn ontvangsten?

Een ontvangst is wat je registreert op het moment dat een levering binnenkomt. Je controleert wat er is geleverd, geeft de producten een plek in je magazijn en zet ze op voorraad. Meestal heb je vooraf een inkoopbestelling aangemaakt — daarop staat wat je verwacht, en bij het ontvangen leg je vast wat er daadwerkelijk binnen is gekomen.

Eén ontvangst hoort bij één levering. Zodra je een ontvangst registreert, weet Picqer dat de producten er zijn. Komt een bestelling in meerdere delen binnen, dan registreer je per levering een aparte ontvangst op dezelfde inkoopbestelling.

Waarom werken met ontvangsten?

Als je een levering ontvangt, wil je weten of je krijgt wat je hebt besteld. Klopt het aantal? Ontbreekt er iets? Door een ontvangst te koppelen aan je inkoopbestelling zie je direct per product wat er binnen is en wat er nog openstaat, zonder dat je dit zelf hoeft bij te houden.

Voorraad handmatig bijboeken kan ook, maar via ontvangsten gaat het sneller en klopt je administratie beter voor later.

Hoe pak je een ontvangst aan?

1. Begin met de oudste levering

Komen er meerdere leveringen tegelijk binnen? Begin met de oudste. Hoe langer een levering blijft staan, hoe groter de kans dat dozen kwijtraken, klanten te lang wachten of verschillen niet meer zijn terug te leiden naar de juiste levering.

2. Zoek de bijbehorende inkoopbestelling erbij

Weet je welke inkoopbestelling deze leverancier brengt? Zoek die erbij en ontvang vanuit die bestelling. Je ziet dan meteen welke producten je verwacht en in welke aantallen, zodat je tijdens het uitpakken makkelijk kan controleren of alles klopt.

Werk je met leveranciers die meerdere bestellingen tegelijk leveren, of weet je vooraf niet wat er aankomt? Doe dan een vrije ontvangst. Je scant elk product dat binnenkomt en Picqer zoekt zelf de bijbehorende inkoopbestelling erbij — de oudste eerst, zodat oude bestellingen vanzelf afgerond worden.

3. Ontvang op één vaste plek

Doe het ontvangen altijd op dezelfde plek, bijvoorbeeld bij een paktafel met een scanner en een computer. Daar pak je de levering uit, controleer je elk product en scan je de barcode.

Eén vaste plek voorkomt dat producten verspreid raken en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt.

4. Leg producten direct weg of gebruik een container

Bij het ontvangen kies je waar het product naartoe gaat. Er zijn twee werkwijzen:

Direct op een locatie. Je legt het product meteen op zijn definitieve plek in het magazijn. Handig in een klein magazijn, of als je veel van één product binnenkrijgt — bijvoorbeeld een hele pallet die naar dezelfde locatie gaat.

Via een container. Je registreert het product bij de paktafel op een container. Een container kan alles zijn waarmee je voorraad verplaatst bijvoorbeeld een bak, kar of pallet. De voorraad staat dan al in Picqer, maar ligt nog niet op een vaste locatie en is nog niet pickbaar. Daarna gaat de container het magazijn in en worden de producten opgeborgen. Dat kan een collega doen terwijl jij ondertussen de rest van de levering blijft controleren.

Voor de meeste magazijnen werkt een container fijner. Je kan containers op verschillende manieren gebruiken:

• één container per producttype, bijvoorbeeld bij rollerbanden;
• meerdere producten in dezelfde container, totdat hij vol is.

5. Meld per product of per doos binnen, niet pas aan het eind

Zodra je iets ontvangt, staat de voorraad in Picqer. Daarom werkt het goed om in kleine stappen binnen te melden:

• Per stuk of per paar stuks. Scan het product, kies een locatie of container en pak het volgende product.
• Per doos. Bestaat de levering uit meerdere dozen? Open één doos, scan of registreer alle producten erin en sluit hem af voor je de volgende opent.

Zo kan een collega vast wegleggen wat al ontvangen is terwijl jij doorgaat met de rest. Pak je eerst de hele levering uit en meld je alles in één keer binnen, dan verlies je het overzicht en zijn verschillen lastiger terug te leiden naar het juiste product.

6. Inkoopbestelling sluiten

Zodra je alle bestelde producten hebt ontvangen sluit Picqer automatisch de bijbehorende inkoopbestelling. Heeft een leverancier niet alles geleverd en gaat het laatste deel ook niet komen? Sluit dan na de ontvangst handmatig de inkoopbestelling. Zo blijft je openstaande inkoop kloppen.

Lees meer over hoe je een ontvangst registreert

Wat heb je nodig in Picqer?

Om inkoop te kunnen ontvangen gebruik je deze onderdelen van Picqer:

• Inkoopbestellingen: Hierop staat wat je hebt besteld en wat je verwacht.
• Locaties: Bij het ontvangen kies je per product op welke locatie het komt te liggen, zodat je het terugvindt bij het picken. Werk je met meerdere magazijnen, dan ontvang je per magazijn.

Handig erbij:

• Containers: Handig om snel te kunnen uitpakken zonder direct op te bergen.
• Barcodes op je producten: Zonder barcode voer je aantallen handmatig in. Scannen is sneller en voorkomt fouten.
• Een scanner of de mobiele app: Hiermee ontvang je ook in het magazijn zelf, niet alleen bij de paktafel.

Wat regelt Picqer automatisch?

Zodra je producten ontvangt, regelt Picqer dit:

• De voorraad gaat omhoog op de gekozen locatie en in het juiste magazijn. Elke wijziging is terug te zien in de voorraadgeschiedenis van het product.
• Backorders worden klaargezet. Heb je openstaande backorders voor dit product, dan zet Picqer ze klaar voor de eerstvolgende picklijst.
• De inkoopbestelling wordt bijgewerkt. Je ziet per regel hoeveel je hebt ontvangen en wat nog open staat.

Meer lezen

• Alle artikelen over inkoop
• Inkoopadvies — bepalen wat je moet inkopen
• Inkoopbestelling maken — de stap vóór het ontvangen