Lotnummers en THT

Verkoop je producten met een lotnummer of houdbaarheidsdatum, dan wil je weten welke voorraad waar in je magazijn ligt en naar welke klant die is gegaan. In Picqer leg je dat vast bij je voorraad. Deze functie heet traceerbaarheid.

Deze gids gaat over wat je precies vastlegt, waarom je dat in Picqer doet en hoe je het aanpakt. Wil je meteen aan de slag? Lees dan hoe je traceerbaarheid instelt.

Lotnummers en THT in Picqer

Een lotnummer is de code waarmee je leverancier een productreeks aanduidt. De THT is de houdbaarheidsdatum die op die reeks staat. In Picqer horen ze allebei bij je voorraad op een locatie.

Samen vormen ze een lot: de eenheid waarmee Picqer je voorraad traceert. Een lot bestaat uit een lotnummer, een houdbaarheidsdatum, of allebei. In deze gids gebruiken we 'lot' als we het over die eenheid hebben, en 'lotnummer' als we de code zelf bedoelen.

Per product bepaal je waaruit het lot bestaat. Alleen de producten die je zo instelt worden traceerbaar. De rest van je magazijn werkt zoals je gewend bent.

Bij een traceerbaar product ligt op één locatie altijd voorraad uit hetzelfde lot, nooit twee verschillende lots door elkaar. Datzelfde lot mag wél over meerdere locaties verdeeld liggen. Zo weet Picqer bij het picken precies welk lot van welke locatie komt.

Waarom vastleggen in Picqer

In sommige branches ben je wettelijk verplicht om aan te kunnen tonen welk lot van een product je hebt uitgeleverd. Ook sommige certificeringen vragen hierom.

Als een leverancier een lot van een product terugroept, wil je weten welke voorraad je daarvan nog hebt liggen en naar welke klanten dat lot is gegaan. Dat lukt alleen als je het lot registreert bij je voorraad.

Daarnaast zorgt Picqer ervoor dat je de voorraad met de vroegste houdbaarheidsdatum als eerste uitlevert. Zo voorkom je dat producten over de datum raken en beperk je verspilling.

Hoe pak je het aan

1. Bepaal welke producten je traceert

Je hoeft niet je hele assortiment traceerbaar te maken. Kies de producten waarvoor je het echt nodig hebt, en bepaal per product of je alleen het lotnummer bijhoudt, alleen de houdbaarheidsdatum, of allebei.

2. Kijk of je magazijn genoeg locaties heeft

Omdat er per locatie maar één lot van een product kan liggen, heb je voor elk lot dat je tegelijk op voorraad hebt een aparte locatie nodig. Krijg je vaak nieuwe productreeksen binnen terwijl de vorige nog niet op is? Zorg dan dat je genoeg locaties beschikbaar hebt voordat je begint.

3. Werk je bestaande voorraad in je eigen tempo bij

De voorraad die al in je magazijn ligt op het moment dat je begint, heeft nog geen lot. Picqer blokkeert je operatie daar niet op. Je kunt de ontbrekende lotgegevens in één overzicht aanvullen en daar rustig de tijd voor nemen, ook als je veel producten hebt.

4. Vul het in bij elke binnenkomst

Voorraad kan op verschillende manieren je magazijn binnenkomen. Bij het registreren van een ontvangst leg je de lotgegevens verplicht vast.

Via retouren, voorraadtellingen en handmatige bijboekingen komt er ook voorraad bij. Bij het verwerken van een retour en het handmatig opboeken van voorraad is het verplicht om de relevante lotgegevens in te vullen, bij een snelle voorraadwijziging niet. Bij een voorraadtelling hoef je alleen lotgegevens in te vullen wanneer je voorraad telt op een locatie waar nog niets is ingevuld.

Wat heb je nodig in Picqer

Om met lotnummers en houdbaarheidsdatums te werken gebruik je deze onderdelen:

• Voorraad per locatie: een lot hoort bij een voorraadlocatie, dus je registreert je voorraad per locatie.
• Producten van het type 'Normaal': samenstellingen en producten met onbeperkte voorraad kun je niet traceerbaar maken.
• Genoeg locaties: per product één locatie voor elk lot dat je tegelijk op voorraad hebt.

Handig erbij:

• De tool 'Voorraad zonder lot': hiermee voorzie je de voorraad die al in je magazijn ligt in één keer van een lotnummer en houdbaarheidsdatum. Deze tool verschijnt zodra je traceerbaarheid aanzet.
• Rapportage: hiermee heb je inzicht in welke lots wanneer zijn ontvangen en naar wie zijn verstuurd. Ook kun je producten met een aankomende houdbaarheidsdatum in de gaten houden.

Wat regelt Picqer automatisch

Zodra je traceerbare producten hebt, regelt Picqer dit:

• Het lot reist mee. Je voert het één keer in bij binnenkomst. Bij verplaatsen, afboeken en picken gaat het vanzelf mee tot op de pakbon, zonder dat je het opnieuw invoert.
• Het juiste lot komt op de picklijst. Omdat op één locatie steeds hetzelfde lot ligt, legt Picqer bij het picken vast welk lot van welke locatie is gepakt.
• Picklocaties volgen FEFO. Voor producten waarvoor je een houdbaarheidsdatum bijhoudt, geeft Picqer bij het kiezen van een picklocatie voorrang aan voorraad zonder ingevulde THT. Daarna volgt voorraad met de vroegste THT, ook als die datum al is verstreken. FEFO staat voor first expiring, first out. Voorkeurslocaties en de instelling voor bulklocaties hebben voorrang op deze datumvolgorde.
• Elk lot blijft apart. Bij verplaatsen en inruimen controleert Picqer dat er van hetzelfde product nooit twee verschillende op één locatie terechtkomen.