Traceerbaarheid instellen

Met traceerbaarheid leg je per product een lot vast bij je voorraad: een lotnummer, een houdbaarheidsdatum, of allebei. Dit artikel laat zien hoe je het aanzet, wat je per product instelt en wanneer je de lotgegevens invult.

Wil je eerst weten wat traceerbaarheid inhoudt? Lees dan de gids over lotnummers en THT.

Traceerbaarheid aanzetten

Ga naar Instellingen > Traceerbaarheid. Zet de schakelaar aan om traceerbaarheid voor je hele account in te schakelen.

Zolang traceerbaarheid uitstaat, verandert er niets aan de manier waarop je nu werkt. Pas als je het aanzet, kun je per product kiezen wat je bijhoudt.

Zet je traceerbaarheid later weer uit, dan vragen we je dat te bevestigen. De lotgegevens van je huidige voorraad verdwijnen dan van je voorraadlocaties. Wat al is verwerkt blijft bewaard: de lotgegevens op je picklijsten en ontvangsten blijven staan.

Per product instellen

Bewerk een product en zoek het kopje 'Traceerbaarheid'. Daar staan twee keuzes, die je allebei op 'Ja' of 'Nee' zet:

• Houdbaarheidsdatum (THT) bijhouden: verplicht een houdbaarheidsdatum bij het ontvangen van dit product.
• Lotnummer bijhouden: verplicht een lotnummer bij het ontvangen van dit product.

Zet je er minstens één op 'Ja', dan is dat product traceerbaar. Je ziet het kopje alleen bij producten van het type 'Normaal'. Bij samenstellingen en producten met onbeperkte voorraad kun je geen lot bijhouden.

Zet je een van beide keuzes terug op 'Nee', dan vragen we je dat te bevestigen. De bijbehorende lotgegevens verdwijnen dan van de voorraadlocaties van dat product.

Eén lot per locatie

Van een traceerbaar product ligt op één locatie steeds voorraad uit hetzelfde lot. Hetzelfde lot mag op meerdere locaties liggen, verschillende lotten kunnen een locatie niet delen. Traceerbare producten hebben daarom altijd een echte locatie nodig, want op 'Geen specifieke locatie' kan Picqer geen lot bijhouden.

Op de productpagina zie je per locatie welk lot daar ligt. Klopt er iets niet, klik dan op de drie puntjes achter die locatie en kies 'Lot bewerken'.

Verplaats je voorraad tussen locaties in hetzelfde magazijn, dan ziet Picqer meteen of de doellocatie al een ander lot bevat. Je krijgt dan de melding dat je de voorraad van dat lot niet naar die locatie kunt verplaatsen, en kies je een andere locatie.

Verplaats je voorraad naar een ander magazijn, maak dan een verplaatsing aan en laat 'Uitvoeren in stappen' aangevinkt staan. Per verplaatsing verplaats je van een product één lot tegelijk. Bij het inruimen controleert Picqer of de locatie leeg is of hetzelfde lot bevat, zodat er niets door elkaar raakt.

Bestaande voorraad aanvullen

De voorraad die al in je magazijn ligt op het moment dat je traceerbaarheid aanzet, heeft nog geen lotgegevens. Ga naar Producten > Tools > Voorraad zonder lot. Daar zie je in één overzicht welke traceerbare producten voorraad hebben zonder complete lotgegevens, en vul je die per locatie aan zonder elk product apart op te zoeken.

Gaat het om grote aantallen, dan voer je de lotgegevens in bulk in via de import van voorraad per locatie. Zodra traceerbaarheid aanstaat, krijgt die import twee extra kolommen die je kunt invullen: 'Lotnummer' en 'Houdbaarheidsdatum'. Zo zet je een hele lijst in één keer klaar. Staat traceerbaarheid uit, dan zie je deze kolommen niet.

Lotgegevens invullen bij binnenkomst

Je vult het lot in op het moment dat voorraad je magazijn binnenkomt. Daarna hoef je niets meer in te voeren: bij verplaatsen, afboeken en picken gaan de lotgegevens vanzelf mee. Dat invullen kan op drie momenten.

Ontvangst

Meestal begint het hier. Bij de ontvangst van een inkoop moet je voor traceerbare producten het lotnummer en/of de houdbaarheidsdatum invullen. Ontvang je een product op een locatie waar al een ander lot ligt, dan krijg je een foutmelding en kies je een andere locatie om het product te ontvangen.

Retour

Verwerk je een retour en kies je 'Voeg toe aan voorraad', dan vul je daar ook de lotgegevens in voordat de voorraad terug op de plank gaat.

Handmatige voorraadwijziging

Hier is invullen niet verplicht. Boek je voorraad bij op een locatie waar nog niets ligt, dan komt de voorraad daar meteen op te staan en vul je de lotgegevens achteraf aan. Dat houdt je operatie op gang terwijl je je magazijn op orde brengt, maar het betekent ook dat je er zelf aan moet denken. Hetzelfde geldt voor de snelle voorraadwijziging.

Picken en versturen

Bij het picken legt Picqer vast welk lot je meegeeft. Dat gebeurt op het moment dat je het product pickt, en wat er dan wordt vastgelegd verandert daarna niet meer. Komt er later een ander lot op die locatie te liggen, dan blijft op de picklijst staan welk lot je die klant hebt gestuurd.

Het lotnummer en de houdbaarheidsdatum staan op de picklijst en op de pakbon. Picqer bewaart per picklijst wat er is uitgeleverd, ook als die voorraad allang je magazijn uit is.

Een ding om rekening mee te houden:

• Picklijst annuleren: de voorraad van traceerbare producten komt terug op 'Geen specifieke locatie'. Zet die voorraad daarna zelf terug op de juiste locatie, zodat het lot weer bij de locatie hoort.

Voorraadtelling

Tijdens het voorraad tellen vraagt Picqer alleen om lotgegevens als je voorraad telt op een locatie waar nog niets is ingevuld. Een telling blijft zo een telling en wordt geen controle van al je lotgegevens.

Fulfilmentportaal

Werk je met fulfilmentklanten, dan zien zij het lot terug in het fulfilmentportaal. Op de productpagina zien ze onder 'Voorraad per lot' hoeveel voorraad er per lot ligt, en op hun picklijsten zien ze per product welk lot is gepickt.