Retouren efficiënt verwerken
Retouren stapelen zich op.
Verwerk retouren direct na ontvangst, controleer de staat en boek ze meteen in. Zo klopt je voorraad en kan klantenservice zien wat er speelt.
Wat helpt
- Verwerk retouren dezelfde dag na ontvangst zodat je voorraad snel weer klopt.
- Controleer altijd de staat voordat je een product terugplaatst in de reguliere voorraad.
- Geef retouren een vaste zone in je magazijn zodat ze niet tussen verkoopbare voorraad terechtkomen.
- Koppel retourverwerking aan je bestelsysteem zodat klantenservice zonder navragen kan antwoorden.
Een retour die niet direct verwerkt wordt is een probleem dat verdubbelt. Het product staat niet in je voorraad, klantenservice weet niet wat er speelt, en het pakket staat weken in een hoek voordat er naar gekeken wordt. Retouren stapelen snel als je er geen ritme in hebt.
Verwerk dezelfde dag
De retour is pas beschikbaar voor je bedrijf op het moment dat jij hem verwerkt, niet op het moment van ontvangst. Richt je proces zo in dat retouren dezelfde dag binnenkomen en verwerkt worden. Een stapel 'om later naar te kijken' groeit altijd sneller dan hij wordt opgeruimd.
3 bakken, geen stapel
Elke retour valt in 1 van 3 categorieën:
- Terug in voorraad: product in goede staat, goed verpakt, klaar voor de volgende bestelling.
- Controleren of repareren: product beschadigd of onvolledig. Leg het apart op een vaste locatie, maar geef het wel een plek in je systeem zodat het niet verdwijnt.
- Afschrijven: product niet herverkoopbaar. Verwerk dit zo snel mogelijk zodat je voorraad niet op fantasiecijfers berust.
Gebruik een vaste retourzone
Geef retouren een vaste plek in je magazijn, duidelijk apart van je lopende voorraad. Zolang een retour niet verwerkt is, hoort hij niet in een regulier vak te liggen. Zo weet iedereen waar onverwerkte retouren liggen en loopt je voorraadtelling niet in de war.
Controleer altijd voor je terugplaatst
Een beschadigd product dat zonder controle teruggelegd wordt, is de volgende klacht in wording. Scan het product bij terugplaatsing zodat je systeem de voorraad bijwerkt en de retour als afgerond markeert.
Koppel je retourproces aan je systeem
Als je magazijnsoftware registreert wanneer een retour binnenkomt en verwerkt is, kan klantenservice zonder jou de vraag beantwoorden. Voor elk retour wil klantenservice 3 dingen weten: is het product ontvangen, in welke staat is het teruggekomen, en wanneer volgt de terugbetaling of omruiling. Zorg dat je systeem die informatie bijhoudt.
Veelgemaakte fouten
Retour direct terugleggen zonder controle. Een beschadigd product dat teruggelegd wordt, is de volgende klacht in wording.
Klantenservice laten wachten op een update uit het magazijn. Als klantenservice moet bellen voor de status van een retour, is je informatiestroom niet op orde.
Retouren stapelen voor het einde van de week. Hoe langer een retour open staat, hoe groter de kans dat iemand belt, mailt of een negatieve review achterlaat.
