Wear2work heeft ons uitgenodigd om bij hen langs te komen in Wijk bij Duurstede. Ze verkopen beroepskleding, werkschoenen en persoonlijke beschermingsmiddelen. Naast de webshop hebben ze een fysieke winkel en een eigen kledingdrukkerij. Al deze onderdelen van het bedrijf zijn letterlijk en figuurlijk aan elkaar verbonden, met het magazijn als hart van de organisatie.

Melina en Elise hebben het bedrijf uitgebreid aan ons laten zien. Het was een gezellig en interessant bezoek! Je leest het hier.

Zelf ook weten hoe Picqer werkt

De rondleiding begint op kantoor, waar de mensen van de klantenservice, inkoop, marketing, administratie en sales bij elkaar zitten. Het is snel duidelijk dat Melina en Elise veel kennis hebben van Picqer, terwijl ze zelf niet in het magazijn werken. “We proberen dingen uit, denken logisch na en vragen onszelf constant af hoe we nog efficiënter kunnen werken. Daarom vinden we het belangrijk dat we zelf ook goed begrijpen hoe Picqer werkt.” Elise vertelt dat sommige marketingacties eerst met logistiek besproken worden, om zeker te weten dat de ideeën werkbaar zijn. Want alleen dan kan je klantbeloftes waarmaken én fijn werken. En dat werkt goed. Je ziet dat iedereen relaxed aan het werk is en weet wat er gedaan moet worden, ook als er uitzonderingen zijn.

E-learnings voor inwerken en onderling begrip

Naast Picqer worden een aantal andere programma’s gebruikt, bijvoorbeeld voor de drukkerij. Dat is niet ideaal, maar ze hebben hun weg gevonden. Wij zijn benieuwd of dat impact heeft op het inwerken van nieuwe collega’s. "Ja, dat kost wel meer tijd", maar ook dat zien ze niet als probleem. “Daar hebben we e-learnings voor ontwikkeld met onder andere software-, bedrukken-, en producttrainingen. De trainingen worden gevolgd door nieuwe medewerkers, maar ook iedereen die er langer werkt heeft ze gedaan. Het is een fijne inwerkmethode en het zorgt voor meer begrip voor elkaars werkzaamheden. En iedereen kan bijspringen als dat nodig is!”

Nieuwe ontvangsten proberen

Vanuit het kantoor lopen we door naar het magazijn, waar we eerst bij ontvangsten en retouren komen. We zien dat de nieuwe manier van ontvangsten nog niet gebruikt wordt en raden aan om dat te proberen. Dat is een nieuwe feature nog in ontwikkeling, maar het maakt het verwerken van een ontvangst al flexibeler. Een verwerkt product wordt hiermee gelijk toegevoegd aan de voorraad. Eerst gebeurde dat alleen nadat een ontvangst was afgerond. Ook kun je producten op meerdere locaties registreren en zie je in een log welke producten je al hebt verwerkt, hoeveel stuks en op welke locatie.

Retouren minimaliseren

Met online verkoop van kleding ontkom je niet aan retouren. Om het aantal retouren te minimaliseren zorgt Wear2work voor gedetailleerde maattabellen en duidelijke foto’s. Ze hebben een eigen fotostudio waar ze foto’s maken om te laten zien hoe kleding valt op een persoon. Ook worden producten op een uniforme manier op de foto gezet, zodat de website een nette uitstraling heeft en producten goed vergeleken kunnen worden.

Het assortiment verdeeld over 3 magazijnen

Onze weg vervolgt zich naar de rest van het magazijn, waar de orders worden gepickt en ingepakt. Melina en Elise vertellen dat het assortiment is verdeeld over 3 magazijnen:

• Het magazijn is verdeeld in verschillende gekleurde zones. Alle schoenen staan in de blauwe zone, de hardlopers dicht bij de paktafel in de witte zone en de producten die minder vaak verkocht worden staan in de zwarte zone op de mezzanine.
• In het bulkmagazijn liggen producten met een grote voorraad opgeslagen. Vanuit hier wordt het magazijn aangevuld. Hier worden ook seizoensproducten naartoe verplaatst, zoals warme winterlaarzen die niet nodig zijn in de lente en zomer.
• De winkel is een apart magazijn. Van elk item hangt 1 maat in de winkel, maar een klant kan altijd direct een passend product meenemen dankzij de voorraad in het aansluitende magazijn.

Meerdere bestellingen tegelijkertijd picken

De bestellingen worden gepickt met papieren picklijsten. Om meer synchroon en duurzamer te kunnen werken raden wij aan om papierloos te picken met de Picqer app, dat ziet Wear2work ook als een verbetering voor de toekomst. Voor nu hebben we als tip gegeven om bestellingen niet alleen per stuk te verwerken, maar batches aan te maken die gefilterd zijn op locatie tags. Op die manier kan je producten van verschillende bestellingen die bijvoorbeeld allemaal in de blauwe zone liggen, tegelijkertijd picken.

Bestellingen die bedrukt worden

In de webshop kunnen klanten kiezen of ze kleding willen laten bedrukken. Zo’n bestelling krijgt automatisch de tag ‘bedrukken’ en de positie van de bedrukking komt als product in Picqer te staan. Op die manier weet de orderpicker dat de producten gepickt, maar nog niet ingepakt mogen worden. De bestelling wordt in een open verzenddoos in een aparte stelling voor de drukkerij klaargezet. De picklijst wordt vervolgens gesnoozed, de drukkerij kan aan de slag en als de bedrukking klaar is wordt het pakket verstuurd.

Picqer in de winkel

Vanuit het magazijn lopen we door naar de winkel. Het is een grote ruimte waar de producten die we net in de stellingen zagen, overzichtelijk zijn gepresenteerd. Kleding en beschermingsmiddelen kunnen gepast en getest worden. Als de klant meerdere stuks of een andere maat wenst, zijn de juiste spullen zo gepickt uit het magazijn. Bij een aankoop wordt op de kassa een bestelling in Picqer aangemaakt met als zending ‘afhalen winkel’. “We vinden het fijn dat Picqer weinig storingen heeft. Omdat we Picqer ook in de winkel gebruiken is het vervelend als je een klant niet kan helpen. Als er wel een storing is weten we dat we niet hoeven te stressen, omdat het vaak snel is opgelost.”

Elkaar inspireren

Je merkt bij Melina en Elise een sterke drive om processen te optimaliseren en verbeteren. Ze zijn ook benieuwd hoe andere bedrijven dat aanpakken, “kunnen we als ondernemers leren van elkaar?” Ze vertellen dat onze blogs en events hen inspireren en dat ze nieuwe dingen leren over de software, maar ook over hoe andere bedrijven in hun magazijn werken. Dat is super om te horen, want dat is precies waarom we dit doen.

Lees in dit changelog alles over de verbeterde navigatie in de app, API updates en andere verbeteringen die jouw workflow nog soepeler kunnen maken.

Makkelijker navigeren in de app

Tijdens het picken of inruimen komt het regelmatig voor dat je een product wilt opzoeken. Bijvoorbeeld omdat een product verkeerd ligt en je deze op de juiste plek wilt leggen. Of om een product te verplaatsen om ruimte te maken voor het product dat je inruimt. Vervolgens wil je weer verder met je picklijst, batch of ontvangst.

Dit hebben we makkelijker gemaakt door de navigatiebalk onderaan het scherm ook op elke detailpagina weer te geven in plaats van alleen op de overzichtspagina’s. Hiermee wissel je snel van een picklijst, batch of ontvangst naar een product en weer terug. De app onthoudt waar je bezig was, zodat je de picklijst, batch of ontvangst niet meer opnieuw hoeft op te zoeken.

Daarnaast kun je met de navigatiebalk vanuit een picklijst altijd terugkeren naar het picklijsten overzicht. Dit is handig als je meerdere picklijsten hebt gescand en met één klik snel terug wilt naar alle picklijsten.

API verbeteringen

Meerdere specifieke producten ophalen met 1 API request

Met het nieuwe idproducts filter bij het products endpoint kun je nu meerdere specifieke producten ophalen met 1 API request. Dit is efficiënter en sneller dan meerdere losse requests.

Onderliggende samenstellingen ophalen

Ons API endpoint voor het ophalen van onderdelen van een samenstelling ondersteunt nu ook het ophalen van alle onderdelen van onderliggende samenstellingen. Gebruik de parameter nested=true om met 1 request alle onderdelen van een samenstelling en de onderliggende samenstellingen op te halen. Bijvoorbeeld: /api/v1/products/1/parts?nested=true.

Integratie verbeteringen

• WooCommerce: We importeren de ParcelPro afhaallocaties bij bestellingen.
• Lightspeed: We importeren de Sendcloud afhaallocaties bij bestellingen.
• Shopware 6: We bieden nu ondersteuning voor de officiële PostNL plugin. Dat betekent dat we de afhaallocaties, uitgestelde levering en avondlevering overnemen tijdens het importeren van bestellingen vanuit Shopware 6.

Overige verbeteringen

• Bij het aanmaken van een singles batch geven we voorrang aan producten die op 3 of meer picklijsten staan. Hierdoor bevat een batch vaker dezelfde producten, waardoor je efficiënter kan picken.
• Als je meerdere zendingen hebt aangemaakt voor 1 picklijst, kan je deze nu allemaal weergeven in de verzendnotificatie naar de klant. Zo voorkom je eventuele vragen bij de klantenservice over de verschillende zendingen. Lees meer over verzendnotificaties in ons helpartikel.
• Op de nieuwe geschiedenispagina van een container kan je zien welke producten wanneer zijn gekoppeld en ontkoppeld.
• Bij numerieke condities in een regel (zoals aantal producten) kun je nu kiezen voor "is gelijk aan".
• Je kan nu op de vernieuwde singles batch pagina de toegewezen persoon wijzigen. Activeer de nieuwe singles batch pagina via de experimentele functies.
• Bij het berekenen van het bedrag voor verzekerde zendingen met PostNL en MyParcel, gebruiken we nu de inkoopprijs in plaats van de verkoopprijs, om onnodige verzekeringskosten te vermijden. Als de inkoopprijs niet is ingevuld (staat op € 0,00), gebruiken we alsnog de verkoopprijs bij de berekening.
• Bij het berekenen van het bedrag voor verzekerde zendingen met daarin een virtuele samenstelling, kijken we nu alleen naar de waarde van de samenstelling, niet de onderdelen. Als de inkoopprijs van een samenstelling niet is ingevuld (staat op € 0,00), gebruiken we de verkoopprijs bij de berekening.
• Wanneer je een batch annuleert waarin je nog niets hebt gepickt, dan markeren we deze nu als "Geannuleerd" in plaats van "Compleet".
• Geannuleerde bestellingen in Picqer die gedeeltelijk worden terugbetaald in Shopify, worden niet langer heropend in Picqer.

Het is fijn dat als je een bestelling hebt ingepakt, het juiste verzendlabel automatisch uit je printer rolt. Je hoeft geen adres in te typen en je kan lekker snel doorwerken. Maar hoe regel je dat?

Het begint bij de keuze welke printer je gaat gebruiken. Er zijn heel veel opties, dus een lange zoektocht of een miskoop is zo gemaakt. Om je op weg te helpen lees je hier waarom onze voorkeur uitgaat naar een Zebra labelprinter en we leggen uit hoe je die goed installeert.

Welke Zebra labelprinter kiezen?

Wij vinden de Zebra ZD421 serie de fijnste labelprinters voor in het magazijn. Deze serie is betaalbaar, super stevig en de labels zijn goedkoop. De status led’s en de knoppen werken vanzelfsprekend. In vergelijking met eerdere Zebra printers is deze serie snel in te stellen. Let wel op, er zijn 2 types van deze serie. De ZD421d en de ZD421t. Dit zijn de verschillen:

• De d staat voor ‘direct thermal’ waarbij alleen het label warm gemaakt wordt en het label eigenlijk zichzelf print.
• De t staat voor ‘thermal transfer’ waarbij een ribbon (een rol zwart plastic) op het label wordt gedrukt. Hiervoor moet je dus naast de rol labels ook de ribbon regelmatig vervangen.

Het voordeel van printen met ribbon is dat een geprint label jaren meegaat. Maar voor verzendlabels is enkele maanden meer dan genoeg. Daarom raden wij de d variant aan voor verzendlabels. Deze keuze scheelt je ook in kosten, want je hoeft geen ribbon te vervangen.

In onze Picqer Shop hebben we een selectie gemaakt van de beste hardware voor je magazijn, zodat je niet zelf hoeft te zoeken. Ook de Zebra ZD421d labelprinter vind je in onze shop.

Hoe installeer je de printer?

Het installeren van een Zebra labelprinter is niet moeilijk, maar het moet wel goed gebeuren. Dan weet je zeker dat je kan vertrouwen op je hardware als je operatie loopt. Gebruik deze handleiding voor het installeren:

Zebra printer installeren

Maak na het installeren van de printer een proefafdruk om zeker te weten of alles goed werkt. Je kunt dit testlabel gebruiken. De printer is goed geconfigureerd als het label leesbaar is en je de 4 hoeken ziet.

Automatisch verzendlabels printen met Picqer

Als je Picqer gebruikt in jouw magazijn kan je heel makkelijk automatisch verzendlabels printen.

• Koppel eerst je pakketdienst(en). Met onze standaard vervoerder integraties ben je in een paar klikken klaar.
• Installeer PrintNode om automatisch af te kunnen drukken. Het gebruik van Printnode is inbegrepen in je Picqer-abonnement.
• Voeg in de instellingen van Picqer de printers die je wilt gebruiken toe.

Als alle producten zijn gepickt en gecontroleerd, maakt Picqer een zending aan bij de pakketdienst. Daarbij wordt rekening gehouden met het gewicht van de bestelling en eventuele voorkeuren van de klant. Het juiste verzendlabel rolt vervolgens direct uit de printer. Picqer geeft de track & trace code door aan je webshop. Je kan ook instellen om automatisch een verzendbevestiging te sturen naar je klant.

Het maakt niet uit hoeveel pakketdiensten je koppelt aan Picqer. Verzend je pakketjes, maar ook pallets en zendingen naar het buitenland? Per bestelling kan je zelf kiezen met welke partij je verstuurt.

Zulke houd-rekening-met-stickies lijken onschuldig, maar het is best een uitdaging om goed om te gaan met uitzonderingen in je proces. Jij moet je medewerkers duidelijk informeren en zij moeten ervoor zorgen dat ze de uitzonderingen niet vergeten toe te passen.

Daarom kan je het best zo min mogelijk uitzonderingen toestaan. Hoe minder manieren je hebt om iets te doen, hoe kleiner de kans op kostbare fouten. Maar helaas ontkom je er niet altijd aan. En zeker niet als je een fulfilmentbedrijf runt, omdat elke fulfilmentklant andere wensen heeft.

Picqer maakt het omgaan met uitzonderingen een stuk makkelijker voor je. Door regels in te stellen kan je de software acties laten uitvoeren op basis van condities die jij kiest. Als een bestelling wordt verwerkt of een picklijst wordt aangemaakt, zet Picqer automatisch het juiste proces in gang. Zo denkt de software voor de medewerkers en kunnen zij lekker in hun flow blijven.

Regels gebruiken in Picqer

Regels in Picqer bestaan al langer. Na feedback van gebruikers hebben we de afgelopen tijd de mogelijkheden met regels flink uitgebreid. In deze tekst nemen we je mee. Regels werken voor elke Picqer gebruiker hetzelfde, maar omdat fulfilmentbedrijven extra mogelijkheden zie je in de afbeeldingen een fulfilmentdashboard.

Meerdere condities kiezen en wijzigen

Hieronder zie je hoe je een regel aanmaakt om bestellingen naar België met een andere vervoerder te versturen. Stel dat je op een later moment ook actief wordt in Duitsland en Denemarken, is de gemaakte regel met 2 klikken aangepast. Voor fulfilmentbedrijven is het handig dat je bij 1 regel meerdere klanten kunt selecteren. Zo hoef je niet per fulfilmentklant een regel aan te maken, terwijl ze dezelfde voorkeuren hebben. Dat scheelt een hoop regels.

Het overzicht filteren op fulfilmentklant

In het voorbeeld hierboven laten we ook zien hoe je het overzicht van alle regels kunt filteren op fulfilmentklant. Zo zie je snel welke regels actief zijn voor welke klant. Waar eerder het aantal regels flink kon oplopen, is het overzicht nu duidelijker met minder regels.

Acties uitvoeren op specifieke momenten

Met regels kan je heel specifiek bepalen wanneer een actie mag plaatsvinden. De gratis goodie in de feestmaand wordt niet meer vergeten als je hier een regel voor aanmaakt. Bij elke bestelling die op of na 1 juni wordt geplaatst, wordt het gratis product automatisch aan de picklijst toegevoegd. Een ander voorbeeld is wanneer klanten alvast items uit de nieuwe collectie kunnen bestellen, maar de producten kunnen pas vanaf mei bezorgd worden. Met een regel worden alle picklijsten met de referentie ‘pre-order’ gesnoozed tot 1 mei.

Automatisch een pakbon of picklijst printen of juist niet

Wanneer je Picqer voor het eerst instelt, kies je of je picklijsten en pakbonnen automatisch wilt uitprinten. Met een regel kan je deze basisinstelling weer ‘overrulen’. Zo kun je bijvoorbeeld per fulfilmentklant instellen of een pakbon nodig is, omdat dit per klant kan verschillen. Als je een regel inzet hoef je niet onnodig papier te printen.

Wil je beginnen of meer doen met regels?

Kijk op een rustig moment eens naar wat er allemaal mogelijk is. Bij het aanmaken van een nieuwe regel kan je zien welke condities en acties je kunt kiezen. Zolang je een conditie of actie nog niet opslaat, is de regel nog niet actief. Als je liever eerst wat meer leest, kan je hier terecht:

• Een uitgebreid helpartikel over hoe regels werken lees je hier.
• In de changelogs van februari, maart en april vind je alles terug over de laatste verbeteringen bij regels.
• Voor inspiratie vind je hier een overzicht van regels die veel gebruikt worden in Picqer.

De afgelopen weken hebben we allerlei verbeteringen doorgevoerd waarmee je meer grip krijgt op opmerkingen en regels. Lees over deze en alle andere verbeteringen in dit changelog.

Verbeteringen aan opmerkingen

Met opmerkingen verbeter je de samenwerking tussen alle collega’s in je magazijn. Ze zijn handig om notities te plaatsen, zodat je 'toekomstige zelf’ en collega's weten wat je hebt afgesproken, of wat er is gebeurd en waarom. Met een @mention breng je informatie of een vraag direct onder de aandacht bij een collega of fulfilmentklant.

Om het communiceren met opmerkingen nog makkelijker te maken, hebben we een aantal verbeteringen doorgevoerd:

Meer grip op ongelezen mentions

Eerder werden alle mentions als ‘gelezen’ gemarkeerd als je het tabblad met mentions bekeek. Dit hebben we veranderd om te voorkomen dat ongelezen mentions over het hoofd worden gezien.

We markeren mentions nu pas als ‘gelezen’, wanneer je op de pagina bent geweest waar de mention in de opmerking is geplaatst. Je kan dit ook zelf doen door op ‘Markeer als gelezen’ of ‘Markeer alle vermeldingen als gelezen’ te klikken op het tabblad met mentions. De ongelezen mentions herken je aan de blauwe kleur.

Gemakkelijk collega’s mentionen in de app

Ben je aan het picken met de app en heb je een vraag of opmerking voor een collega of fulfilmentklant? In de app kan je nu iemand mentionen door eerst het @-teken te typen en vervolgens iemand uit de lijst te selecteren. Je hoeft hiervoor niet meer de volledige naam van je collega of fulfilmentklant te typen.

Verbeterde zichtbaarheid van opmerkingen voor fulfilmentklanten

In de overzichten van producten, bestellingen, inkoop en retouren in het fulfilmentportaal ziet een fulfilmentklant nu een icoontje als er opmerkingen zijn geplaatst. Dit geldt ook voor de klantopmerkingen bij een bestelling.

Omdat de meeste fulfilmentklanten niet de hele dag in het portaal werken, kan het even duren voordat ze de opmerking lezen en antwoord geven. Daarom hebben we het voor de fulfilmentklant nu mogelijk gemaakt om van een mention een e-mailnotificatie te ontvangen.

Geef een e-mailadres op in het profiel van de fulfilmentklant, zodat de e-mailnotificaties verstuurd kunnen worden. De fulfilmentklant kan dit ook zelf instellen en aanpassen op de nieuwe instellingenpagina in het portaal. Het ontvangen van notificaties staat standaard aan en kan alleen door de fulfilmentklant uitgezet worden.

Met deze verbeteringen weet de fulfilmentklant beter wat er speelt en kan daardoor sneller reageren als dat nodig is.

Lees meer over opmerkingen in het fulfilmentportaal in ons helpartikel.

Opmerkingen plaatsen bij een fulfilmentklant

Het kan handig zijn om bij een fulfilmenklant gemaakte afspraken te noteren, zodat collega's hiervan op de hoogte zijn. Daarom kan je nu ook opmerkingen plaatsen op de pagina van een fulfilmentklant. Deze opmerkingen zijn niet zichtbaar voor de fulfilmentklant zelf.

Opmerkingen bekijken van een geannuleerde picklijst

Als je de experimentele functie ‘Picklijst en batch pagina's update’ aan hebt staan, kan je nu op de pagina van een geannuleerde picklijst de opmerkingen bekijken. Zo lees je terug waarom de picklijst is geannuleerd, als dit in een opmerking is vermeld.

Verbeteringen aan regels

Met regels kan je een deel van je workflow automatiseren en daarmee efficiënt omgaan met uitzonderingen. Om je nog meer 'super powers' te geven, hebben we een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Meerdere magazijnen en dagen van de week in regel condities

Wanneer een regel van toepassing is op meerdere magazijnen of meerdere dagen van de week, kan je bij deze condities nu kiezen voor de optie ‘is één van’ of ‘is niet één van’. Vervolgens selecteer je 1 of meerdere magazijnen of dagen van de week. Dit bespaart een hoop regels, waardoor je meer overzicht krijgt.

Bekijk details van de uitgevoerde regel vanuit een bestelling

Je kon in het log van een bestelling al zien welke regels er zijn uitgevoerd. Vanuit dit log kan je nu ook doorklikken naar de uitgevoerde regel, zodat je hiervan de details kan bekijken en eventueel de instellingen of uitvoervolgorde kan aanpassen.

Meer tekens mogelijk bij condities

Het maximaal aantal tekens in een regelconditie hebben we vergroot naar 2048 tekens. Dit geeft je de mogelijkheid om bijvoorbeeld een langere lijst met productcodes op te geven.

Algemene instelling voor het tijdstip van ontsnoozen

Voor een aantal regelacties met betrekking tot het snoozen van picklijsten en bij het handmatig snoozen werd standaard 7 uur ‘s ochtends gebruikt als het tijdstip van ontsnoozen. Je kan nu zelf een tijdstip kiezen bij de Algemene instellingen, zodat je hier meer controle over hebt.

Overige verbeteringen

• Je ziet tijdens het koppelen van een picking container de naam van de fulfilmentklant die bij de picklijst hoort. Dit kan je helpen bij het kiezen van het juiste formaat van de picking container.
• We nemen nu de eventuele klantopmerkingen over vanuit Shopware 6, bij het importeren van de bestellingen.
• We annuleren eventueel aangemaakte zendingen na het annuleren van een picklijst, zoals we ook beloven in de melding die je te zien krijgt.
• Je krijgt in de app niet meer automatisch de pop-up te zien voor het aanmaken van een zending bij een picklijst, als je dit ook zo hebt ingesteld.
• Je ziet nu in het log van een product wanneer en door wie een product inactief of actief gemaakt is.
• Je kan een opmerking plaatsen door de sneltoets Ctrl + Enter te gebruiken (Cmd + Enter op Mac). Dit werkt net weer wat sneller en makkelijker dan met je muis op 'Plaats opmerking' te klikken.