Inkopen

Genoeg voorraad om bestellingen snel te verwerken begint bij goede inkoop. Je weet wat je hebt besteld, wat je nog verwacht en wat je al hebt ontvangen — per leverancier en per product.

Deze gids gaat over hoe je inkoop aanpakt en hoe Picqer je daarbij helpt. Voor het ontvangen van een inkoopbestelling is er een aparte gids: Inkoop ontvangen.

Wat is inkopen?

Inkopen betekent dat je producten bestelt bij een leverancier en de levering verwerkt zodra deze binnenkomt. Dit proces bestaat uit twee onderdelen:

• Inkoopbestellingen: Wat je bij een leverancier gaat inkopen of hebt ingekocht. Hierop staat per product wat je verwacht en in welke aantallen.
• Ontvangsten: Wat er daadwerkelijk in je magazijn is binnengekomen. Een ontvangst registreer je zodra de levering er is.

Door inkoopbestellingen en ontvangsten aan elkaar te koppelen, houd je inzicht in wat onderweg is, wat al is geleverd en wat nog openstaat.

Waarom werken met inkopen?

Door inkoop in Picqer te registreren zie je de samenhang: hoeveel backorders wachten op een bepaald product, wanneer komt de levering binnen, en klopt dat met wat je hebt afgesproken? Picqer combineert je inkoopbestellingen, ontvangsten en backorders, zodat je in één oogopslag ziet waar het misgaat — en wanneer je moet bijbestellen.

Hoe pak je inkoop aan?

Een fijne werkwijze die voor de meeste magazijnen werkt:

1. Bepaal wat je moet bestellen

Je kan zelf in de gaten houden welke voorraad bijna op is, maar makkelijker is om Picqer dat voor je te laten doen. Stel per product een voorraadstrategie in: bij welke voorraad wil je opnieuw inkopen, en tot welk aantal wil je aanvullen? Op basis daarvan berekent Picqer automatisch een inkoopadvies per leverancier — rekening houdend met je huidige voorraad, openstaande backorders en eventueel je verkoophistorie.

2. Maak een inkoopbestelling per leverancier

Eén inkoopbestelling hoort bij één leverancier. Vanuit het inkoopadvies kan je met één druk op de knop de geadviseerde producten omzetten in een inkoopbestelling. Werk je liever vanuit een eigen lijst? Dan maak je de inkoopbestelling handmatig aan en vul je zelf de producten en aantallen in.

Voeg op de bestelling toe wat je verwacht te ontvangen: producten, aantallen, prijs en een verwachte leverdatum. Die leverdatum gebruik je later om te zien welke leveringen het oudst zijn en als eerste binnen moeten zijn.

3. Stuur de inkoopbestelling naar je leverancier

Zodra de bestelling klopt, stuur je die naar je leverancier. Picqer kan de inkoopbestelling automatisch per e-mail versturen met een eigen template, zodat de leverancier meteen ziet wat je nodig hebt en wanneer.

Bestel je liever telefonisch of via een leveranciersportaal? Dan dient de inkoopbestelling in Picqer als jouw eigen administratie van wat je hebt besteld.

4. Ontvang de levering

Komt de levering binnen, dan registreer je een ontvangst op de bijbehorende inkoopbestelling. Zo weet je per productregel wat er binnen is en wat er nog openstaat. Is een bestelling volledig ontvangen, dan sluit Picqer die automatisch af. Verwacht je een resterend deel niet meer? Dan sluit je de bestelling zelf na de laatste ontvangst, zodat je openstaande inkoop blijft kloppen.

Hoe je ontvangsten het beste verwerkt in je magazijn — oudste levering eerst, controleren bij de paktafel, ontvangen via containers — staat in de gids Inkoop ontvangen.

Wat heb je nodig in Picqer?

Om inkoop te kunnen doen gebruik je deze onderdelen van Picqer:

• Inkoopbestellingen: Het centrale onderdeel waar je vast legt wat je bij welke leverancier hebt besteld.
• Leveranciers: Per product geef je aan bij welke leverancier je het inkoopt. Dat is nodig om het inkoopadvies per leverancier te kunnen berekenen.

Handig erbij:

• Voorraadstrategie per product: Bestelniveau en aanvulniveau, zodat het inkoopadvies weet wanneer en hoeveel je wilt inkopen.
• E-mailtemplates voor inkoopbestellingen: Om bestellingen direct vanuit Picqer naar je leverancier te sturen.

Wat regelt Picqer automatisch?

Zodra je met inkoopbestellingen werkt, regelt Picqer dit:

• Het inkoopadvies blijft actueel: Op basis van je voorraad, backorders en verkopen rekent Picqer continu uit wat je zou moeten bijbestellen.
• Verwachte voorraad wordt zichtbaar: Op de productpagina zie je hoeveel stuks van een product onderweg zijn en wanneer ze worden verwacht.

Meer lezen

• Alle artikelen over inkoop
• Inkoop ontvangen — een levering verwerken in je magazijn
• Inkoopadvies — bepalen wat je moet inkopen
• Inkoopbestelling maken — een bestelling vastleggen en versturen