Om je webshop winstgevend en schaalbaar te maken, is het essentieel om je voorraad op een gezond niveau te houden. Teveel voorraad is namelijk slecht voor de cashflow en te weinig voorraad zorgt ervoor dat je niet het volledige omzet potentieel kan behalen.

Om de juiste balans te vinden in je voorraadstanden is het belangrijk dat je weet hoe je gericht kan inkopen. Hoe je dit doet en waar je op kan letten, behandelen we in dit blog.

Voorkom te lage voorraad en ‘nee’ verkopen

Er kan veel vraag zijn naar een product in je aanbod, maar als het product regelmatig op uitverkocht staat, dan mis je een verkoop en kans op een vaste klant. Dit kan op de lange termijn veel geld kosten.

Een aantal redenen waarom een product niet op voorraad is:

• De voorraadstanden in je administratie kloppen niet met de werkelijkheid;
• Er wordt te weinig ingekocht;
• Veel handmatige handelingen zoals het analyseren van inkoop data vertragen de processen;
• Een verkeerde inschatting van levertijden;
• Seizoens- en trend invloeden worden niet meegerekend.

Komt het bij jou regelmatig voor dat een product uitverkocht is? Zoom in op bovenstaande onderdelen om een ‘nee’ verkoop in de toekomst te voorkomen.

Zorg voor niet te veel voorraad

Het andere uiterste is dat je van elk product te veel inkoopt. Dit vergroot het risico op de lange termijn met voorraad te blijven zitten. Te veel voorraad zorgt voor een negatieve cashflow, wat ten koste gaat van de groei. Ook heb je veel meer ruimte in je magazijn nodig om alles op te slaan.

Om de ideale voorraad per product te weten, is het slim om een analyse op productniveau uit te voeren. Hierbij spelen de volgende onderdelen een rol:

• De gemiddelde voorraadwaarde van een product. Bereken deze over een lange periode (bijvoorbeeld de laatste 3 maanden) en vergelijk het met de omzet van het product.
• De kosten om voorraad te houden. Denk aan de opslagruimte, rente, het risico, etc.
• De omloopsnelheid van je voorraad. Dit is de gemiddelde tijdsduur hoe lang voorraden in het magazijn zijn opgeslagen. De omlooptijd van de voorraad bereken je door de voorraden te delen door de kostprijs van de omzet, en dat getal vervolgens met 365 dagen te vermenigvuldigen. Voorbeeld berekening: (300 producten / € 9.900 kostprijs van de omzet) * 365 dagen = 11,06 dagen omlooptijd
• De levertijd van je leverancier. Hoe sneller je leverancier kan leveren, hoe lagere omloopsnelheid je kan hanteren.

Als je bovenstaande onderdelen inzichtelijk hebt, kan je per product bepalen wat de optimale bestelhoeveelheid en frequentie is. Een te hoge inkoop frequentie is niet aan te raden, omdat je dan vaker dezelfde handelingen moet uitvoeren. Denk aan het ontvangen van de inkoop en het bestelklaar maken. Probeer hier een ideale balans in te vinden.

Een opgeruimd magazijn is de basis voor een fijne werkplek en efficiënt lopend logistiek proces. Maar het komt nog weleens voor dat een magazijn na verloop van tijd niet meer zo opgeruimd is. Vooral als er net een hele drukke periode achter de rug is. We raden dan aan om een grote schoonmaak te houden, zodat je daarna weer zo efficiënt mogelijk werkt. Hoe je dit doet en waar je allemaal op kan letten, vertellen we je graag in dit blog.

Voorraad tellen

Ondanks dat je altijd je voorraadstanden netjes bijhoudt, komt het toch soms voor dat de voorraad van een product niet klopt. Een fout maken is namelijk menselijk. Het is daarom goed om tijdens de grote schoonmaak de voorraad van elk product te controleren. Na het tellen van de voorraad weet je zeker dat je geen producten verkoopt die je eigenlijk niet meer hebt. En soms komen er producten naar voren waarvan je dacht dat je ze niet meer had liggen. Om het tellen zo eenvoudig mogelijk te maken, kan je gebruik maken van de Picqer app. Hiermee kan je de voorraadstanden van elk product vanaf elke locatie bekijken.

Product locaties

Om het overzicht te bewaren is het noodzakelijk dat alle producten een locatie toegewezen krijgen. Producten uit ontvangen inkoopbestellingen kan je het beste zo snel mogelijk een locatie in je magazijn geven. Als dit door de drukte niet is gelukt, dan kan je tijdens de grote schoonmaak het achterstallige werk inhalen.

Naast producten op locatie leggen, kan je ook afscheid nemen van sommige producten. Bijvoorbeeld als een product een lange tijd niet meer verkocht wordt. Door afscheid te nemen van bepaalde producten, krijg je weer vrije plekken in de stellingen en houd je de focus op producten die het belangrijkst zijn. Ook je webshop ruim je er mee op zodat het aanbod voor de consument overzichtelijker wordt.

Producten die vaak worden verkocht wil je het liefst zo dicht mogelijk bij de paktafel leggen. Voer in dit geval een ABC-analyse in Picqer uit. Leg producten met label A het dichtst bij, iets verder weg leg je producten met label B en de overige locaties vul je met label C producten.

Ik hou van mooie gebouwen, mooie materialen en van de uitdaging om een perfecte werkplek te maken. Het was dus genieten toen we in 2018 en contract tekenden voor een nieuwe kantoorruimte. Eén grote ruimte van 350 vierkante meter waar we echt onze eigen plek van konden maken. In december 2018 zijn we verhuisd en we voelden er ons gelijk thuis.

Maar door de groei van ons team werd die ruimte snel krap en gingen we ons oriënteren op hoe ons volgende kantoor zou moeten worden. Gelukkig wilden onze buren verhuizen en konden we het kantoor met 250 vierkante meter uitbreiden.

Een paar maanden geleden hebben we het vernieuwde kantoor in gebruik genomen. Ik laat je graag het kantoor zien en vertel je over onze overwegingen.

Clubhuis voor remote team

Al sinds de start van Picqer is ons uitgangspunt dat iedereen vanaf elke locatie moet kunnen werken. In 2013 hebben we zelfs een jaar geen kantoor gehad. In 2018 en 2019 werkten al regelmatig mensen een dag in de week vanuit huis.

Door de eerste lockdown in maart 2020 werden we -net als iedereen- gedwongen allemaal thuis te werken. Dat werkte gelijk goed omdat we er op waren ingericht. Toen hebben we het ook expliciet opgeschreven, in plaats van dat het een onbenoemd uitgangspunt is.

In 2020 stond nog in ons handboek: we verwachten dat je één dag per week op kantoor bent. Vanaf 2020 werd het: we zijn een remote team, werk wanneer je wilt en vanaf welke plek je wilt.

Daarmee werd het kantoor niet meer een traditioneel “kantoor”, maar zien we het als een clubhuis voor een remote team. Het is de plek waar je makkelijk samen kan komen en waar je rustig kan werken als je dat wilt. Het is niet meer de standaard plek om te werken.

Rustig werken én elkaar ontmoeten

In 2018 was een belangrijk uitgangspunt dat we rustig en in stilte konden werken, maar ook dat je op kantoor elkaar ziet en ontmoet. Dat was goed gelukt. Door veel kleine afgesloten werkplekken kan je overal goed concentreren, terwijl je door het vele glas het gevoel hebt dat je samen bent.

Daarnaast ontmoette we elkaar vaak in de gang en in de keuken, wat zorgde voor energie en de nodige serendipity.

In de nieuwe opzet wilden we nog meer inzetten op allebei de facetten: rustig werken en gezellige ontmoetingen.

Lounge en keuken

Er zijn 2 nieuwe ontmoetingsplekken toegevoegd. Een lounge-y vergaderruimte en een grote keuken.

Lounge

Onze oude keuken is omgetoverd tot lounge. Een dubbele vergaderruimte die als een huiskamer voelt. Een ideale plek voor een brainstorm, een persoonlijk gesprek, of gewoon om te ontspannen. Het is per direct de meest gebruikte ruimte van het kantoor geworden. Iedereen voelt zich thuis in die ruimte.

Keuken

Het grootste gedeelte van het nieuwe kantoor werd een grote keuken. De gezamenlijke lunch is een belangrijk onderdeel van een dag op ons kantoor. We willen met het hele team tegelijkertijd kunnen lunchen. Groot genoeg voor ons huidige team van 20, maar ook voor de groei de komende 2 jaar naar 30-40 mensen. In de keuken kunnen we koken en bakken en dus elk soort lunch bereiden. Er zijn al talloze pannenkoeken, hamburgers en eieren gebakken.

De keuken is ook een ideale plek voor bijeenkomsten. Aan de ene kant een grote tafel en tribune voor 20 mensen. En aan de grote kant ruimte voor 40-50 mensen. Zodra het kan zullen we onze Picqer Sessions in dit nieuwe decor organiseren.

Privé kantoren

Toen ik in 2010 het verhaal las over de privé kantoren bij Campaign Monitor, was ik gelijk verliefd. Ik denk dat je met ons type werk het beste werk gedaan krijgt als je het grootste deel van de dag alleen in een kantoor werkt. Hoe luxe zou het zijn als je echt een kantoortje voor je alleen hebt? Niet alleen voor de directeur, maar juist voor iedereen.

In 2018 hadden we ruimte voor 2 privé kantoren. Werkplekken die door iedereen te gebruiken zijn om heerlijk afgesloten je beste werk te doen. In ons hele kantoor is het rustig, maar hier kan echt niemand je storen.

Vanaf het begin af aan werden ze door bijna iedereen veel gebruikt. Een perfecte combinatie van: in complete rust je werk doen, in een andere omgeving dan thuis zijn, en in de gang collega’s tegen komen. Daarom wilden we er in het nieuwe kantoor zoveel toevoegen als mogelijk.

We hebben er 4 privé kantoren bij gemaakt en daarmee hebben we er nu in totaal 6. Misschien komen we ooit zover dat we echt voor iedereen een eigen kantoor kunnen maken.

Studio

De afgelopen jaren zijn we steeds meer video's gaan maken. Inmiddels hebben we Wahid als vaste videograaf in ons team. Daarom hadden we 1 nice-to-have voor het nieuwe kantoor: een aparte video studio.

In de studio kunnen we veel van onze uitleg-video’s schieten in een vaste set. Zo storen we de rest van het team niet en kunnen we alle lampen en statieven laten staan. Het is klein, maar net groot genoeg. Een grote luxe.

Studio Groen+Schild

Het ontwerp is gemaakt door Rosanne van Studio Groen+Schild. Zij heeft ook het ontwerp voor het eerste deel in 2018 gemaakt en we waren erg blij dat ze ook de uitbreiding op zich nam. Samen met haar collega Dyneke hebben ze ons precies het clubhuis gegeven wat we zochten.

Hopelijk kunnen we dit jaar weer een Picqer Session organiseren op ons kantoor.

Bekijk ook de video van tijdens de verbouwing

Deze maand zijn Charlotte en Marieke begonnen bij Picqer. Ze stellen zich graag aan je voor:

Charlotte Holtackers

Hallo! Mijn naam is Charlotte Holtackers en sinds 1 januari werk ik bij Picqer als Support Specialist. Ik ben een echt mensen-mens en krijg er energie van om anderen te helpen. Samen met mijn support collega’s sta ik klaar om alle vragen van klanten te beantwoorden.

Tijdens mijn studie Bedrijfs- en Consumentenwetenschappen groeide mijn interesse voor Supply Chain en Logistiek. Ik vind het erg fascinerend om te zien welke reis producten afleggen voordat ze bij de consument terechtkomen. Tijdens en na mijn studie heb ik verschillende magazijnen van binnen en buiten gezien. Ik kan me daardoor goed verplaatsen in de klant en (pro)actief meedenken.

Samen met mijn vriend en mijn lieve kat Misty woon ik in Nijmegen. In mijn vrije tijd doe ik aan yoga, wielrennen en maak ik graag een wandeling in de natuur. Daarnaast spreek ik graag met vriendinnen af en kan je me altijd wakker maken voor chocola of Limburgse vlaai!

Ik kijk er naar uit om me verder te verdiepen in Picqer en samen met het support team klaar te staan voor onze klanten. Tot snel!

Marieke Rombouts

Hi, mijn naam is Marieke Rombouts en ik vertel in deze blog graag wat meer over mijzelf en mijn functie. Sinds begin van dit jaar ben ik werkzaam bij Picqer als office manager. Een nieuwe functie binnen de organisatie, waarin ik ervoor zorg dat het fysieke en digitale kantoor van Picqer op orde zijn, en er een aangename werkomgeving is voor het groeiende Picqer team.

In mijn eerdere dienstverbanden als office manager heb ik ondervonden dat ik er energie van krijg om te zorgen dat alles op kantoor op rolletjes verloopt en teamleden zich kunnen focussen op hun dagelijkse werk. Organiseren (van kasten tot uitjes) en structureren (van mappen tot processen) zijn zaken waar ik blij van word en graag mijn dagen mee vul.

Geordend en gestructureerd ben ik van nature, en ik help daar ook graag anderen mee als dit niet in hun aard zit. Naast mijn functie bij Picqer ben ik een eigen bedrijf begonnen als professional organizer voor particulieren. Keukens organizen vind ik het leukste om te doen, en ik kan niet wachten om in de mooie nieuwe Picqer keuken de kasten en lades onder handen te nemen.

In mijn vrije tijd besteed ik veel tijd aan mijn gezin. Samen met mijn man Wolf heb ik twee lieve draakjes van 4 en 5 jaar oud. Tijdens deze pandemie zijn we veel te vinden in de bossen, op de heide rondom Ede en in de buurtspeeltuintjes. We staan te popelen om, wanneer de maatregelen het weer toestaan onze avonturen weer wat verder van huis te beleven. Hoog op het verlanglijstje staat teruggaan naar Thailand, een land waar ik graag naar op reis ga en waar we in 2019 een mooie gezinsvakantie hebben doorgebracht.

Ik kijk er naar uit om ervoor te zorgen dat alles in ons mooie kantoor in Arnhem op rolletjes blijft lopen en het Picqer HQ een fijne werkplek en inspirerende ontmoetingsplek blijft voor het team, en natuurlijk onze klanten en partners.

Het nieuwe jaar is aangebroken en daarom maken we net als vorig jaar de balans op van het afgelopen jaar. De coronamaatregelen en Black Friday hebben in 2021 weer gezorgd voor een behoorlijke impact op de e-commerce branche. Aan de hand van onderstaande data laten we je zien wat de impact is geweest en staan we stil bij de drukste dagen van het jaar.

Drukste dagen van 2021

De top 10 met drukste dagen van 2021 wordt voor een groot deel bezet door de Black Friday week. Vorig jaar was Black Friday ook de drukte dag van het jaar, maar kwamen de dagen voor Black Friday niet voor in de lijst. Cyber Monday meegerekend bezet de Black Friday week 5 van de top 10 plekken in 2021.

Er werd in 2021 meer besteld tijdens Black Friday. Gemiddeld steeg het aantal bestellingen met 10% per webshop in de week van Black Friday en Cyber Monday. Dit is ten opzichte van de Black Friday week in 2020.

De overige drukste dagen van 2021 hebben allemaal plaatsgevonden tijdens een lockdown waarin de winkels gedeeltelijk gesloten waren.

Top 10 drukste dagen

Zie hier de 10 drukste dagen van 2021, gemiddeld per Picqer gebruiker:

Invloed van de coronamaatregelen op de online aankopen

Door de coronamaatregelen hebben veel winkels met name in het begin van het jaar de deuren gesloten. Op 3 maart 2021 was winkelen op afspraak weer deels mogelijk. Tot die dag was er een groei van 91% in het aantal online aankopen onder onze klanten. De groei na 3 maart komt uit op 7%. De impact van de coronamaatregelen is hierin duidelijk terug te zien.

Top 5 grootste groei

Zie hier de 5 dagen met de grootste groei t.o.v. 2020, gemiddeld per Picqer gebruiker: