Overzicht van Picqer
Dit zijn de hoofd onderdelen van Picqer. Dit is alles waarmee Picqer je kan helpen, met links naar gedetaileerde helpartikelen.
Op deze pagina
Producten
De basis van Picqer zijn je producten. Elk product dat je op voorraad hebt of dat je verstuurt, zit in je collectie van producten.
Standaard zie je alle actieve producten waar je doorheen kan bladeren. Middels zoeken en de filters kan je de lijst specifieker maken.
Nieuwe producten kan je toevoegen op de volgende manieren: handmatig via de ‘Nieuw product’ knop, middels een Excel-import, met technische kennis via de API, en producten kunnen automatisch geïmporteerd worden vanuit gekoppelde webwinkels.
Voorraad
Per product houdt Picqer de voorraad bij per magazijn. Dus als je 3 magazijnen hebt, dan weet Picqer per product wat de voorraad is in elk van die 3 magazijnen. Je ziet dit op de productpagina in de ‘Voorraad’ tab.
Bovenin de productpagina zie je onder de naam ook een rij met ‘Vrije voorraad’ en ‘Totale voorraad’. Dat is de voorraad van al je magazijnen bij elkaar opgeteld.
In Picqer zie je ‘voorraad’ en ‘vrije voorraad’ staan. Als er alleen staat ‘voorraad’, bedoelen we hoeveel stuks er fysiek in je magazijn aanwezig zijn. Voorraad kan ‘gereserveerd’ zijn door openstaande bestellingen. De ‘vrije voorraad’ is de fysieke voorraad minus de gereserveerde voorraad, en is dus de voorraad die je nog vrij kan verkopen. De vrije voorraad is ook wat wij naar gekoppelde webshops teruggeven.
Elke wijziging van de fysieke voorraad is altijd terug te zien in de ‘Voorraadgeschiedenis’ tab in het product. Hier zie je welke gebruiker op welk moment de voorraad heeft gewijzigd met welk aantal.
Je kan de voorraad veranderen via de ‘Wijzig voorraad’ knop in het product, maar de voorraad wordt ook automatisch bijgewerkt als je bestellingen/picklijsten verstuurd, of retouren of inkoop ontvangt. Daarnaast kan je via een Excel-import de voorraad in bulk wijzigen of met technische kennis via de API.
Bestellingen
Bestellingen kan je handmatig toevoegen, via de API inschieten, maar komen ook automatisch binnen via de koppeling met je webshop.
In een bestelling staat welke welke klant welke producten besteld heeft. Je ziet hier gelijk of de producten op voorraad zijn, via welke picklijst de bestelling geleverd wordt en in het logboek wat er met de bestelling is gebeurd.
Bestellingen hebben de volgende statussen
- Een bestelling start met de status concept. Op dat moment is alles nog te wijzigen, zoals de producten, via welk magazijn geleverd mag worden en de prijzen van de producten.
- Als je een bestelling ‘verwerkt’ krijgt de bestelling de status bezig met verwerken. Op dat moment is alleen nog het adres aan te passen en metadata zoals de referentie en template.
- Zodra alle producten van de bestelling geleverd zijn krijgt de bestelling de status compleet.
- Als een bestelling geannuleerd wordt, krijgt de bestelling de status geannuleerd.
- Een bestelling kan ook de status verwacht hebben. Dit wordt gebruikt voor bestellingen die we al in je webshop gezien hebben, maar die nog niet betaald zijn door de klant. We reserveren hiervoor al wel de voorraad, maar de bestelling wordt pas doorgezet naar bezig met verwerken zodra de bestelling volledig betaald is. Mocht de betaling mislukken veranderd de status naar geannuleerd.
Picklijsten
Als een bestelling wordt verwerkt, wordt er door Picqer bekeken of alle producten van de bestelling op voorraad zijn. Als dat zo is, maakt Picqer een picklijst. Dat is een opdracht voor het magazijn om de producten te verzamelen en te versturen.
Een picklijst kan ook door een retour zijn ontstaan, om vervangende producten op te sturen.
Een picklijst kan ook bestaan uit een gedeelte van een bestelling. Dat is als ‘AutoSplit’ ingeschakeld staat op de bestelling, dan mag Picqer de bestelling ook in delen uitleveren en dan kan je dus meer dan 1 picklijst krijgen voor een bestelling.
Een picklijst is altijd maar voor 1 magazijn. Als een bestelling uit meerdere magazijnen geleverd moet worden, zul je daarom ook meerdere picklijsten zien voor dezelfde bestelling.
Op een picklijst zie je welke producten je nodig hebt en waar ze in je magazijn liggen. De lijst van producten is gesorteerd op volgorde van locatie. Je kan de picklijst (automatisch) uitprinten, of via de mobiele app meenemen het magazijn in om de producten te pakken.
Zodra je de producten gepakt hebt ga je naar je paktafel waar je de picklijst opent in Picqer. Je scant met een barcodescanner de producten die je verzameld hebt, of je geeft met de plus (+) of het vinkje (√) aan dat je het product hebt. Als alle producten compleet zijn maak je een zending aan. Met 1 druk op de knop regelt Picqer de zending bij je vervoerder, print het verzendlabel en koppelt de trackingcode terug aan je webshop.
Als je alle producten hebt en een zending hebt gemaakt, sluit Picqer de picklijst af. Je kan ook handmatig de picklijst sluiten zonder zending, bijvoorbeeld voor bestellingen die afgehaald worden.
Batches
Je kan veel tijd besparen door met picklijst batches te werken. In een batch verzameld Picqer meerdere picklijsten, zodat je de producten met 1 ronde door je magazijn kan verzamelen.
Picqer kent normale batches, en singles batches voor picklijsten die maar uit 1 productregel bestaan. Ze werken allebei iets anders, maar besparen allebei veel tijd.
Backorders
Als een bestelling wordt verwerkt en niet alle producten zijn op voorraad, dan worden de productregels backorders. Een backorder is een productregel die je nog niet kan uitleveren.
Als een bestelling in delen geleverd mag worden (met AutoSplit) krijg je een picklijst met de producten die wel op voorraad zijn, en alle producten die niet op voorraad zijn worden een backorder.
Als een bestelling niet in delen geleverd mag worden (zonder AutoSplit) worden al je productregels een backorder, ook de productregels die op voorraad zijn.
Daardoor zie je bij backorders regels die al volledig op voorraad zijn en regels die nog niet beschikbaar zijn.
Je kan backorders bekijken gegroepeerd per bestelling, of per product. Ook kan je op de productpagina, bestellingpagina en klantpagina zien welke backorders er voor dat item zijn.
Als er nieuwe voorraad binnenkomt, wordt deze aan backorders toegewezen op volgorde van binnenkomst.
Zijn er backorders beschikbaar die je wilt uitleveren? Klik op de knop ‘Verwerk backorders’ en Picqer zal picklijsten maken van alle bestellingen die uitgeleverd kunnen worden.
Inkopen
Bij inkoop kan je inkoopbestellingen bijhouden. Dit is wat je bij je leveranciers inkoopt. Zo heb je op 1 plek wat er nog moet binnenkomen.
Je kan een inkoopbestelling handmatig aanmaken of via de API. Zodra je alle producten op de bestelling hebt geplaatst, markeer je de inkoop als ingekocht. Picqer weet vanaf dat moment dat deze producten binnen gaan komen. Je kan de bestelling direct vanuit Picqer mailen naar je leverancier.
Zodra de inkoop wordt geleverd kan je een ‘ontvangst registreren’. Daarmee controleer je de geleverde producten. Zodra je alle producten hebt gescand of afgevinkt, kan je alle producten van het ontvangst in 1 keer aan de voorraad toevoegen.
Inkoopadvies
Picqer kan je advies geven over welke producten je zou moeten inkopen met het inkoopadvies. Het inkoopadvies rekent per leverancier uit welke producten je daar zou moeten inkopen, deze kan je met 1 druk op de knop omzetten naar een inkoopbestelling.
Het inkoopadvies geeft je standaard al advies om alle producten in te kopen waarvoor je backorders hebt. Daarnaast kan je per product opgeven wat het bestelniveau en het gewenste niveau is. Het advies zal je dan adviseren het product in te kopen zodra het op of onder het bestelniveau komt, en net zo veel inkopen tot je het gewenste niveau hebt bereikt.
Het inkoopadvies houdt hierbij rekening met de producten die je al hebt ingekocht maar nog niet geleverd zijn en ook met de verpakkingseenheid van producten en eventuele minimale inkoopaantallen.
Het inkoopadvies heeft ook een ‘slim inkoopadvies’, dat kijkt naar je verkopen van de laatste tijd en probeert voldoende in te kopen zodat je voor de opgegeven periode de verwachte vraag aan kan.
Retouren
Hier kan je retouren beheren op een manier die jij fijn vindt. Je kan retouren registreren op het moment dat ze bij je binnen komen, maar ook al op het moment dat je klant een retour voormeld.
Een retour kan je in verschillende stappen verwerken. Zo kan je eerst de ontvangst registreren, daarna de producten controleren, producten toevoegen aan de voorraad en daarna een notitie achterlaten voor de administratie om het bedrag terug te betalen.
Als een product geruild wordt of een defect exemplaar vervangen wordt, kan je ook vervangende producten toevoegen. Hiervan kan je een picklijst maken zodat deze via het normale proces naar de klant verstuurd worden.
Klanten
Heb je klanten die vaker bij je bestellen? Deze kan je bijhouden in de klanten sectie. Hier kan je alle bestellingen, backorders en openstaande picklijsten zien van een klant.
Leveranciers
Voeg al je leveranciers toe zodat je elk product kan koppelen aan de leverancier die het levert. Daarmee worden die producten meegenomen in het inkoopadvies van die leverancier en kan je zien wat je voorraadwaarde is per leverancier. Ook zie je hier alle inkoopbestellingen van deze leverancier.
Verplaatsingen
Met verplaatsingen kan je meerdere producten in één keer verplaatsen tussen verschillende magazijnen. Je ziet deze optie daarom alleen als je meer dan 1 magazijn hebt.
Een verplaatsing is altijd van één magazijn naar één ander magazijn. Voeg de producten toe die je wilt verplaatsen. Hiervan kan je een lijst exporteren om de producten fysiek te verplaatsen. Als je dit gedaan hebt kan je met 1 druk op de knop alle producten verplaatsen van het ene naar het andere magazijn.
Zendingen
Hier zie je alle recente zendingen die je aangemaakt hebt. Mocht er iets mis gaan bij je pakketdienst dan kan je hier snel zoeken welke picklijst bij een trackingnummer hoort.
Magazijnen
Standaard heb je 1 magazijn in Picqer, maar je kan er zo veel aanmaken als je wilt. Voorraad, voorraadvoorkeuren, inkoopbestellingen en picklijsten zijn apart per magazijn.
We raden aan alleen een apart magazijn te maken voor echt fysiek van elkaar gescheiden locaties. Zoals een magazijn in Arnhem en een magazijn in Utrecht. We raden het niet aan om bijvoorbeeld verschillende verdiepingen in hetzelfde pand als een apart magazijn aan te maken.
Per webshop kan je kiezen vanuit welk magazijn bestellingen uitgeleverd worden en van welke magazijnen de voorraad naar de webshop gestuurd moet worden.
Locaties
Locaties zijn de plekken in je magazijn waar de producten liggen. Je kan een locatie per stelling of plank maken, maar het beste is als je echt elk vakje of bakje een uniek nummer geeft.
Producten koppel je aan één of meerdere locaties en daarmee weet iedereen in je magazijn altijd precies waar ze een product kunnen vinden.
Rapporten
Picqer bevat verschillende standaard rapporten die je kan gebruiken om informatie uit Picqer te halen. Zoals je best verkopende producten of meest geretourneerde producten.
Alle rapporten kan je zowel in Picqer zien, als exporteren naar Excel om je eigen analyses mee te maken.
Instellingen
Beheerders van je account hebben toegang tot instellingen. Hier staan alle algemene instellingen waarmee je Picqer naar je hand kan zetten.
Enkele veel gebruikte onderdelen zijn:
- Gebruikers, waar je voor al je collega’s een account kan aanmaken en hun rechten kan instellen.
- Printers, waar je printers kan koppelen en paktafels kan aanmaken.
- Templates, waarmee je de layout van pakbonnen en e-mails in je eigen stijl kan maken.
- Regels, waarmee je veel van je uitzonderingen kan automatiseren.
- Eigen velden, waarmee je de informatie die je per product of per bestelling kan opslaan zelf kan uitbreiden.
Koppelingen
Onder instellingen staan ook de koppelingen van Picqer. Zo kan je veel webshops, pakketdiensten en andere tools binnen een paar minuten met Picqer koppelen.
- Webshops zijn er voor de synchronisatie met je webshop. We importeren je producten, nemen nieuwe bestellingen direct over en sturen realtime voorraadupdates naar je webshop.
- Pakketdiensten zijn er om met 1 druk op de knop verzendlabels aan te maken bij de bekende pakketdiensten en brokers. Picqer zorgt voor het printen van de verzendlabels en voor de terugkoppeling van de trackingcode naar de klant.
Mobiele app
Met de Picqer app voor iOS en Android werk je volledig papierloos in je magazijn. Eenvoudig bestellingen picken, voorraad verplaatsen en inkoop ontvangen. Gebruik de app op je telefoon of op een mobiele barcodescanner.
